Slaapdienst en aanwezigheidsdienst roosteren doe je zo

Een slaapdienst en een aanwezigheidsdienst zijn juridisch dezelfde dienst: de medewerker blijft op de werkplek en werkt alleen na een oproep. Alle uren binnen die dienst tellen als arbeidstijd, met een maximum van 24 uur per dienst.

De betaling loopt via de cao. In de cao VVT staat een vaste vergoeding per uur, in de gehandicaptenzorg geldt sinds 1 januari 2026 het wettelijk minimumloon over elk aanwezigheidsuur.

Wanneer een dienst een slaapdienst is

Bij een aanwezigheidsdienst blijft de medewerker op de werkplek en gaat aan het werk zodra de zorgverlening of de situatie daarom vraagt.

In de zorg heet die dienst meestal slaapdienst, omdat de medewerker tussen de oproepen door slaapt in een aparte rustruimte.

Het Arbeidstijdenbesluit kent beide vormen als één begrip.

Drie voorwaarden bepalen of je de dienst zo mag inroosteren:

1. De aard van het werk maakt aanwezigheid op locatie noodzakelijk, zoals in de zorg en bij de brandweer.

2. De dienst is vastgelegd in een collectieve regeling, dus in de cao of in een regeling met de ondernemingsraad.

3. De medewerker is 18 jaar of ouder.

Het verschil met consignatie zit in de plaats en de aanleiding. Bij consignatie is de medewerker thuis bereikbaar voor een onvoorzien spoedgeval en telt alleen de gewerkte tijd mee. 

Grenzen uit het Arbeidstijdenbesluit voor het rooster

Omdat alle uren als arbeidstijd tellen, loopt een rooster met slaapdiensten sneller tegen de wettelijke normen aan dan een rooster met consignatie.

Deze grenzen gelden per medewerker:

• 24 uur per dienst
  Inclusief wacht- en slaapuren.
  
  
• 52 aanwezigheidsdiensten per 26 weken
  Dat komt neer op gemiddeld twee per week.
  
  
• Gemiddeld 48 uur arbeid per week over 26 weken
  Met schriftelijke instemming van de medewerker mag dit gemiddelde naar 60 uur. Die instemming geldt 26 weken en wordt stilzwijgend verlengd.
  
  
• 11 uur rust voor en na de dienst
  
  
• 90 uur rust per 7 keer 24 uur
  Opgebouwd uit één periode van 24 uur en zes periodes van 11 uur. De periodes van 11 uur mag je één keer inkorten tot 10 uur en één keer tot 8 uur, waarbij je de ingekorte uren optelt bij de volgende rustperiode.
  
  

52 diensten per 26 weken is hetgeen wat in de praktijk het vaakst ongemerkt gebeurt, omdat invaldiensten bij ziekte er ook onder vallen. Houd die stand per medewerker bij vanaf de start van de periode. Dit is erg belangrijk en zelfs verplicht om goed bij te houden.

Verwarring bij arbeidstijd en contracturen 

Hier ontstaat het meeste rekenwerk in de administratie. Voor de Arbeidstijdenwet telt de hele slaapdienst mee als arbeidstijd.

Voor de contracturen of de jaarurensystematiek telt in de meeste cao's alleen de tijd waarin de medewerker daadwerkelijk heeft gewerkt, aangevuld met de compensatie die de cao aan de dienst koppelt.

Voorbeeld

Een medewerker met een contract van 28 uur draait wekelijks een slaapdienst van 8 uur. Die aanwezigheidsuren tellen niet als gewerkte uren, dus zonder aparte verwerking bouwt deze medewerker elke week minuren op tegenover het contract.

De vergoeding of de compensatie in tijd vangt dat op, mits je beide onderdelen apart vastlegt.

Leg daarom per dienst drie dingen los van elkaar vast:

1. de aanwezigheidsuren
2. de gewerkte uren na een oproep
3. de compensatie die daaruit volgt

Uren boven het contract verwerk je vervolgens als overwerk of als compensatie-uren, afhankelijk van de cao.

Vergoeding per cao

De Arbeidstijdenwet regelt werk- en rusttijden, en dus niet de beloning. Wat een medewerker per slaapdienst ontvangt, staat in de cao. Drie zorgcao's laten zien hoe verschillend de uitkomsten zijn.

Twee bepalingen verdienen aandacht bij het inrichten van je registratie, omdat ze de uitkomst per dienst kunnen omdraaien:

• De 75%-regel in de cao VVT
  Werkt de medewerker na oproep 75% van een tijdsblok van 8 uur, dan vervalt de vaste vergoeding over dat blok en tellen alle uren van dat blok als werktijd.
  
  
• De 50%-regel in de gehandicaptenzorg
  Was er tijdens de slaapdienst minder dan 50% onafgebroken rust door noodzakelijke en onvoorziene werkzaamheden, dan gelden alle uren van de dienst als gewerkte uren. Draait een medewerker op verzoek van de werkgever binnen 21 dagen een extra slaapdienst bovenop het vaste rooster, dan komt daar een toeslag van € 3,50 bruto per uur bij.
  
  

In de cao Sociaal Werk loopt een vervolgoproep door: begint de medewerker binnen een half uur na afronding aan een nieuwe oproep, dan telt de tussenliggende tijd ook tegen het uurloon.

Rekenvoorbeeld: een slaapdienst van 23.00 tot 07.00 uur

Een medewerker draait een slaapdienst van 8 uur en wordt één keer 40 minuten opgeroepen. De rust blijft daarmee ruim boven de helft van de dienst. Per cao ziet de afrekening er zo uit:

• VVT
  8 nachturen tegen € 15,00 geeft € 120,00 vaste vergoeding, plus compensatie in tijd en nachttoeslag over de 40 gewerkte minuten.
  
  
• Gehandicaptenzorg
  8 uur tegen het minimumuurloon, plus uurloon en onregelmatigheidstoeslag over de 40 minuten. Kiest de medewerker in overleg voor tijd in plaats van geld, dan deel je de vergoeding door het eigen uurloon: bij een vergoeding van € 114,40 en een uurloon van € 20,80 is dat 5,5 uur compensatieverlof.
  
  
• Sociaal Werk
  4 uur doorbetaalde vrije tijd voor de dienst, plus het uurloon over de 40 minuten.

Oproepen tijdens de dienst vastleggen

De toeslagen en de drempels hangen aan de exacte start- en eindtijd van elke oproep. Reconstructie achteraf levert vrijwel altijd te lage totalen op, waardoor de 75%- of 50%-drempel onopgemerkt blijft en de medewerker te weinig ontvangt.

Laat medewerkers de oproep daarom op het moment zelf vastleggen via de app of de terminal. Loopt de dienst over middernacht heen, dan valt het werk vaak in twee toeslagvensters. Hoe je dat instelt, staat in ons artikel over twee toeslagpercentages binnen één dienst. De opbouw van de toeslagen zelf leggen we uit in het artikel over de onregelmatigheidstoeslag.

Slaapdiensten inroosteren en registreren in Werktijden.nl

Zet de slaapdienst op als aparte dienstsoort in de personeelsplanning, met een eigen toeslagregel voor de aanwezigheidsuren. Zo blijft het onderscheid tussen aanwezigheid en arbeid door de hele keten zichtbaar, van het rooster tot de export naar de salarisadministratie.

Wat dat in de praktijk oplevert:

• De aanwezigheidsuren staan met hun eigen tarief in de urenregistratie, los van de gewerkte uren.
• Medewerkers klokken een oproep via de app, waarna de gewerkte minuten met de bijbehorende toeslag in hetzelfde overzicht landen.
• Je ziet per medewerker hoeveel slaapdiensten er in de lopende periode van 26 weken staan.
• Plus- en minuren tegenover het contract blijven zichtbaar, ook wanneer de cao de dienst in vrije tijd compenseert.
  
  

Begin bij je eigen cao en zoek daar twee dingen op: welk bedrag of welk percentage aan de aanwezigheidsuren hangt, en welke drempel de dienst omzet in volledige werkuren. Richt daarna de twee tellers in, één voor arbeidstijd volgens de Arbeidstijdenwet en één voor contracturen. Met die basis klopt de verloning per dienst en blijft het rooster binnen de norm van 52 diensten per 26 weken.