Twee toeslagpercentages binnen één dienst: hoe stel je dat in?

Een dienst van 16:00 tot 00:00 valt deels onder het avondtarief en deels onder het nachttarief. Onregelmatigheidstoeslag bereken je dan per tijdvak, niet over de dienst als geheel.

Oplossing: splits de dienst op het tijdstip waarop het percentage verandert. Cao's leggen toeslagen vast per tijdvak, waardoor één percentage over de hele dienst een deel van de uren verkeerd waardeert.

Toeslag geldt per tijdvak, niet per dienst

Een cao benoemt tijdvakken met een eigen percentage. Bijvoorbeeld het avondvenster van 20:00 tot 22:00 en het nachtvenster van 22:00 tot 06:00, elk met een ander toeslagpercentage.

Een medewerker die om 19:00 begint en om 01:00 stopt, werkt in drie tijdvakken tegelijk: een deel zonder toeslag, een deel met avondtoeslag en een deel met nachttoeslag.

De toeslag hangt daarmee vast aan de klok, niet aan het dienstrooster. Werkt iemand vijftien minuten in een tijdvak, dan telt die vijftien minuten mee tegen het percentage van dat tijdvak. Veel cao's rekenen af per kwartier of per minuut, wat je terugziet in de afronding op de loonstrook.

De tijdvakken en percentages in dit artikel dienen als voorbeeld. Controleer in je eigen cao welke vensters gelden, welke percentages daarbij horen en of het weekend en feestdagen een apart tarief kennen.

Rekenvoorbeeld: dienst van 16:00 tot 00:00

Neem een medewerker met een uurloon van € 16,00 die een avonddienst van acht uur draait. De cao kent in dit voorbeeld 22% avondtoeslag tussen 20:00 en 22:00 en 40% nachttoeslag tussen 22:00 en 06:00.

Het basisloon bedraagt 8 × € 16,00 = € 128,00. Met de toeslag erbij komt de dienst uit op € 147,84.

Wat er misgaat zonder splitsing

Zet je het hoogste percentage over de hele dienst, dan reken je 8 × € 6,40 = € 51,20 aan toeslag. Dat is € 31,36 te veel op één dienst. Draait deze medewerker twaalf van zulke diensten per maand, dan loopt het verschil op tot € 376,32 per maand voor één persoon.

De omgekeerde fout kost de medewerker geld. Reken je alle vier de toeslaguren tegen 22%, dan betaal je € 14,08 in plaats van € 19,84. Het verschil van € 5,76 per dienst komt bij een controle of een vraag over de loonstrook alsnog naar boven, met nabetaling over de hele periode als gevolg.

Waarom je de dienst opsplitst in het rooster

De rekensom klopt ook wanneer je hem handmatig maakt. De reden om de dienst in het rooster zelf te splitsen, ligt bij de administratie eromheen.

• De rapportage toont per toeslagsoort een eigen regel, waardoor je ziet hoeveel avonduren en hoeveel nachturen je per periode draait.
  
  
• De loonexport levert per toeslagcode een bedrag aan, dat de salarisadministratie zonder handmatige verdeling verwerkt.
  
  
• De planner ziet in het rooster welk deel van de dienst duurder is en kan daarop schuiven bij het maken van het volgende rooster.
  
  
• Bij een wijziging in de cao pas je het percentage bij één tijdvak aan, in plaats van bij iedere afzonderlijke dienstsoort.
  
  

Een ongesplitste dienst met een gemiddeld percentage werkt zolang iedereen dezelfde uren draait. Zodra een medewerker een uur eerder stopt, klopt het gemiddelde niet meer en herleid je met terugwerkende kracht welk deel van de dienst onder welk tarief viel.

Diensten die over middernacht heen lopen

Bij een nachtdienst van 22:00 tot 06:00 speelt een tweede vraag: op welke dag tellen de uren. Voor de nachttoeslag maakt dat weinig verschil, omdat het tijdvak doorloopt. Voor weekend- en feestdagtoeslag bepaalt de datumgrens wel het percentage.

Een dienst die zaterdag om 22:00 begint, loopt na middernacht door in de zondag. Kent je cao een hoger zondagtarief, dan valt het deel na 00:00 daaronder. Veel cao's koppelen de dienst voor de roosterverantwoording aan de startdatum, terwijl de toeslag de werkelijke kloktijd volgt.

Controleer dit punt in je cao voordat je de tijdvakken vastlegt, omdat een verkeerde keuze hier iedere nachtdienst in het weekend raakt.

Toeslag en overwerk in dezelfde dienst

Werkt iemand langer door dan de geplande eindtijd, dan lopen twee regelingen tegelijk: de toeslag voor het tijdvak en de vergoeding voor overwerk. Cao's gaan daar op twee manieren mee om.

• Stapelen: de overwerkvergoeding komt bovenop de onregelmatigheidstoeslag, waardoor een overwerkuur in de nacht beide percentages meekrijgt.
  
  
• Hoogste percentage: de medewerker ontvangt het hoogste van beide percentages, niet de som.
  
  

Leg deze keuze vast in de uursoorten van je urenregistratie voordat de eerste loonrun draait. Corrigeer je dit achteraf, dan raakt de correctie iedere medewerker die in die periode heeft overgewerkt.

Toeslagen inrichten in je urenregistratie

Begin bij de cao en werk van daaruit naar de instellingen toe. De volgorde bepaalt hoeveel je later hoeft terug te draaien.

1. 1. Noteer per tijdvak de begintijd, eindtijd, het percentage en de dagen waarop het venster geldt.
2. 2. Leg per tijdvak een eigen toeslagcode aan, met dezelfde naam als de looncomponent in je salarispakket.
3. 3. Maak de dienstsoorten aan met een knip op ieder tijdstip waarop het percentage verandert.
4. 4. Reken één periode na tegen de loonstrook van twee medewerkers met verschillende diensten.
5. 5. Draai daarna maandelijks een rapportage per toeslagsoort, zodat een afwijking binnen één periode zichtbaar wordt.
   
   

Zijn de tijdvakken eenmaal vastgelegd, dan volgt de berekening automatisch uit de geregistreerde begin- en eindtijd. De medewerker hoeft niets extra's aan te geven en de planner kiest de dienstsoort die bij de shift hoort.

Toeslagen instellen in Werktijden.nl

In Werktijden.nl leg je toeslagen per tijdvak vast en koppel je ze aan een dienstsoort. Loopt een dienst door twee tijdvakken, dan splits je hem op de grens tussen beide percentages.

De geregistreerde uren komen daarna per toeslagsoort in de rapportage terecht, waardoor de planner per dienst ziet welk deel onder welk tarief valt.

Vanuit diezelfde rapportage haal je de uren per toeslagcode naar je salarisadministratie, als export of via een koppeling. Twijfel je hoe je de tijdvakken uit je cao indeelt, dan denkt support met je mee over de opzet.

Voordat je de toeslagen vastlegt

Haal de tijdvakken uit de actuele cao-tekst en niet uit een eerder rooster of een oude instelling. Percentages en vensters wijzigen bij iedere cao-ronde. Check daarna of je salarispakket dezelfde toeslagcodes kent, want een code die aan beide kanten anders heet, komt op de verkeerde looncomponent terecht.