Home / Urenregistratie / Uren-registreren-in-excel

★ ★ ★ ★ ★

4,9 / 5

Urenregistratie in Excel: gratis template

Een urenregistratie in Excel bouw je met vijf kolommen: datum, starttijd, eindtijd, pauze en gewerkte uren. Een ingestelde formule rekent automatisch de uren per dag uit. Download het gratis template of volg het stappenplan om er zelf een te maken.

Download GRATIS template Of probeer Werktijden.nl

1. Titel van de urenstraat invullen

Maak een blok met bedrijfsnaam, medewerker, afdeling, startdatum en contracturen per week. Deze cellen gebruik je later in formules (bijv. voor de verwachte uren).

2. Kolommen van het urenbriefje

Zet een tabel neer met kolommen: Datum, Dag, Projectcode, Omschrijving, Starttijd, Eindtijd, Pauze (min), Gewerkte uren, Weeknummer, Totaal uren.

3. Eén rij per gewerkte dag

Vul één rij per dag, met de datum oplopend en de dagnaam ernaast (bijv. via een formule =TEKST(A2;"dddd") zodat de dagnaam automatisch meekomt met de datum).

4. Gewerkte uren berekenen met een formule

Bereken de gewerkte uren uit start-, eind- en pauzetijd, bijvoorbeeld:
=(Eindtijd-Starttijd)*24 - Pauze/60
Zo hoeft niemand handmatig uren op te tellen.

5. Week- en maandtotaal, plus- en minuren

Gebruik SUMIF/SOMMEN.ALS op het weeknummer om per week te sommeren, en een totaalformule onderaan voor de hele maand. Voeg ook een regel toe voor verwachte uren (contracturen × 4,33 weken) en het verschil (over-/onderuren).

6. Ondertekening en opslaan

Sluit af met een blok voor handtekening en datum van medewerker en leidinggevende, en maak invulcellen duidelijk herkenbaar (bijv. met een lichte kleur) zodat gebruikers direct zien waar ze moeten typen.

Extra: Nachtdiensten

Zet de kolommen Starttijd en Eindtijd op tijdnotatie (uu:mm) en de kolom Gewerkte uren op getal. Vermenigvuldig met 24 om van een tijdwaarde naar een decimaal aantal uren te gaan. Loopt een dienst door na middernacht, dan geeft Excel ##### of een negatieve waarde. Vang dat af met =REST(Eindtijd-Starttijd;1)*24 - Pauze/60. Gebruik [u]:mm als je totalen boven de 24 uur wilt tonen.

Hieronder staat een urenstaat van één medewerker over juni 2026, ingevuld met het template van deze pagina. Sanne werkt 36 uur per week in de winkel en draait daarnaast zaterdagdiensten. De gele cellen vul je in, de rest rekent het bestand uit.

Over de hele maand komt ze uit op 161,75 gewerkte uren tegenover een norm van 155,88 uur. Het verschil van 5,87 uur staat onderaan als overuren.

voorbeeld-urenstaat-excel_1

Vier dingen die je in dit voorbeeld terugziet:

1Contracturen per week staan bovenaan. Daaruit volgt de urennorm onderaan het blad.
2Gewerkte uren worden berekend uit start, eind en pauze. Deze kolom typ je nooit zelf.
3Het weeknummer groepeert de rijen, zodat het weektotaal zichzelf optelt.
4Het verschil onderaan laat de plus- of minuren over de periode zien.

Wat er in een urenstaat hoort te staan

De Arbeidstijdenwet schrijft geen vast formulier voor. Uit de registratie moet wel te herleiden zijn welke tijden bij welke medewerker horen. Deze velden dekken dat af:

- naam van de medewerker en de afdeling
- periode waar de staat over gaat
- datum en dag per regel
- begintijd en eindtijd van de dienst
- pauze in minuten
- netto gewerkte uren per dag
- totaal per week en per periode
- verschil met de contracturen
- akkoord van medewerker en leidinggevende, met datum

Werk je met projecten of klanten, voeg dan een kolom projectcode toe. Daarmee vraag je later per project een totaal op zonder de dagregels opnieuw door te lopen.

Urenstaat voor stagiairs

Een stage-urenlijst vraagt twee extra dingen. Zet begeleidingsuren in een aparte regel, zodat de school ziet hoeveel uur er onder begeleiding is gewerkt. Laat daarnaast de praktijkbegeleider per periode aftekenen. Veel opleidingen vragen om een totaal per periode plus een cumulatief totaal over de hele stage. Beide haal je uit de kolom met weektotalen.

Wat moet volgende de Arbeidstijdenwet:

Artikel 4:3
Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden. De vorm is vrij, dus Excel voldoet, zolang begin- en eindtijden en pauzes per medewerker herleidbaar zijn.
Artikel 3.2:1
Arbeidstijdenbesluit stelt de bewaartermijn op minimaal 52 weken, gerekend vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan de registratie opvragen en beboeten bij het ontbreken ervan.

Een Excel-urenstaat doet zijn werk zolang het bestand van één persoon is en de werktijden vastliggen. Zodra er meerdere mensen in werken of er wisselende diensten bij komen, ontstaan er vier soorten fouten die je pas terugziet in de loonrun.

1. Formules die worden overschreven.

Wie een rij tussenvoegt of een cel kopieert, overschrijft de formule in de kolom Gewerkte uren zonder waarschuwing. De cel toont daarna een vaste waarde die niet meer meerekent. Het maandtotaal blijft er kloppend uitzien.

2. Diensten over middernacht

Een dienst van 22:00 tot 06:00 levert met de standaardformule een negatieve uitkomst op. Wie dat handmatig corrigeert, doet dat elke maand opnieuw en per regel.

3. Versies naast elkaar

Zodra twee mensen in hetzelfde bestand werken, ontstaan er kopieën met verschillende cijfers. Bij een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie moet je kunnen aanwijzen welke versie de geregistreerde tijden bevat.

4. Persoonsgegevens zonder toegangsbeheer

Een urenstaat bevat namen, werktijden en soms verzuim. Een bestand op een gedeelde schijf of in een mailbijlage houdt niet bij wie het heeft geopend, en het verwijdert zichzelf niet als de bewaartermijn van 52 weken voorbij is.

Herken je dit? In Werktijden.nl rekenen de uren zichzelf door zodra een medewerker in- en uitklokt, ook bij een dienst die doorloopt na middernacht. Werkgever en medewerker kijken naar dezelfde versie, en de registratie blijft bewaard zolang dat moet.

De keuze hangt af van het aantal medewerkers, de variatie in werktijden en hoe vaak de uren doorgaan naar de salarisadministratie.

	Excel-urenstaat	Urenregistratiesoftware
Kosten	geen extra licentie	abonnement per medewerker
Invoer	handmatig, achteraf	klokken op locatie of via app
Berekening	eigen formules	automatisch, ook toeslagen
Nachtdiensten	handmatig corrigeren	standaard ondersteund
Bewaartermijn 52 weken	zelf archiveren	automatisch bewaard
Meerdere gebruikers	één bestand tegelijk	iedereen tegelijk
Koppeling salaris	overtypen of exporteren	directe koppeling

Tot ongeveer vijf medewerkers met vaste werktijden doet een Excel-urenstaat wat je ervan vraagt. Het omslagpunt ligt bij wisselende diensten, meerdere locaties of een team dat elke maand van samenstelling verandert. Vanaf dat moment kost het controleren en corrigeren meer tijd dan het registreren zelf.

Veel bedrijven werken met drie losse bestanden: een urenstaat, een personeelsplanning in Excel en een verlofregistratie in Excel. Elk bestand heeft zijn eigen versie van de waarheid, en wie verlof opneemt geeft dat op twee plekken door. Met een prikklok legt de medewerker begin- en eindtijd vast op het moment zelf, waardoor de registratie niet achteraf gereconstrueerd hoeft te worden. Via de mobiele app doet iemand dat ook op locatie of onderweg. De uren komen binnen in de urenregistratie, op dezelfde plek waar planning en verlof al staan.

Marcel

Toen we gegroeid waren qua winkels, moesten we iets wat makkelijk en simpel is. Toen ik ging zoeken, kwam ik allemaal complexe HR-programma’s tegen, en Werktijden was precies wat we zochten.

Intertoys

Roy

Het systeem scheelt tijd, voorkomt gedoe en geeft overzicht. En de ondersteuning maakt het verschil. Je krijgt écht altijd snel hulp.

Keurslager Vlogman

Helen

Werktijden.nl scheelt gewoon tijd en fouten, al is voor mij vooral het persoonlijke contact belangrijk. Er wordt meegedacht en doorgevraagd, en dat maakt het verschil. Daarom zou ik Werktijden.nl zeker aanraden aan andere bedrijven.

Primera Riecker

Margreet

Zonder twijfel één van de makkelijkste oplossingen ooit. Geen gezeur meer met excel, foutjes urenlang zoeken naar de oplossing. Klantenservice ook hele week bereikbaar. Top!

Beoordeeld op de Appstore

Steijn

Super Fijn om te weten waneer je moet werken en vrij bent. heel handig

Beoordeeld op de Playstore

Maico

Wij hebben na gebruik gemaakt te hebben van werktijden.nl diverse andere bedrijven geprobeerd maar geloof mij, werktijden werkt het makkelijkst, zowel voor de planner als voor de medewerkers. Wij zijn niet voor niets weer bij werktijden terug gekomen.

Beoordeeld op Google Reviews

Hoe bereken ik gewerkte uren in Excel?

Gewerkte uren bereken je met =(eindtijd-starttijd)*24-pauze/60. De vermenigvuldiging met 24 zet de tijdwaarde om naar decimale uren, de pauze deel je door 60 omdat je die in minuten noteert. Van 08:00 tot 16:30 met 30 minuten pauze levert dit 8,00 uur op.

Hoe reken ik een dienst die na middernacht doorloopt?

Gebruik =REST(eindtijd-starttijd;1)*24-pauze/60. REST telt het verschil binnen één etmaal, waardoor een dienst van 22:00 tot 06:00 uitkomt op 7,50 uur in plaats van op een negatieve waarde. In een Engelstalige Excel heet de functie MOD.

Hoe tel ik plus- en minuren op in Excel?

Zet het maandtotaal naast de verwachte uren en trek ze van elkaar af. De verwachte uren bereken je als contracturen per week × 4,33. Bij 36 contracturen is dat 155,88 uur per maand. Werkt iemand 161,75 uur, dan staat er 5,87 uur plus.

Wat moet er in een urenstaat staan?

Een urenstaat bevat de naam van de medewerker, de periode, per regel de datum, begintijd, eindtijd en pauze, de netto gewerkte uren per dag, een totaal per week en per periode, en een akkoord van medewerker en leidinggevende. De Arbeidstijdenwet schrijft geen vast formulier voor, zolang de tijden per medewerker te herleiden zijn.

Is een urenregistratie verplicht?

Ja. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden. De vorm is vrij, dus een Excel-bestand voldoet. Werken medewerkers volgens een vast rooster, dan volstaat het registreren van de afwijkingen daarop.

Hoe lang moet ik een urenregistratie bewaren?

Minimaal 52 weken, gerekend vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben. Dat staat in artikel 3.2:1 van het Arbeidstijdenbesluit. Gegevens die onderdeel zijn van je loonadministratie vallen daarnaast onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.

Kan ik uren ook in Google Sheets bijhouden?

Ja, met dezelfde opzet en dezelfde formules. Google Sheets gebruikt de Engelse functienamen, dus MOD in plaats van REST en SUMIFS in plaats van SOMMEN.ALS. Voordeel is dat meerdere mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken. De handmatige invoer en de kans op overschreven formules blijven gelijk.

Hoe zet ik mijn Excel-urenstaat over naar Werktijden.nl?

Je importeert de medewerkers en hun contracturen, daarna klokken medewerkers zelf in en uit. Afgesloten maanden hoef je niet over te zetten. Die bewaar je als Excel-bestand tot de bewaartermijn voorbij is.