Home / Personeelsplanning / Personeelsplanning-maken-in-excel
google-2025-seeklogo
★ ★ ★ ★ ★
4,9 / 5

Personeelsplanning in Excel + gratis template

Een personeelsplanning maken in Excel doe je met medewerkers in de rijen en de dagen van de week in de kolommen. Per dag vul je de werktijd in als 09:00 - 17:00, waarna Excel de uren per dag en het weektotaal per medewerker berekent.

Download GRATIS template Of probeer Werktijden.nl gratis
woman excel

Download het personeelsplanning-template voor Excel

Het bestand heeft één werkblad met vijftien medewerkersrijen en de dagen van de week in de kolommen. Vul per dag de werktijd in als 09:00 - 17:00 en Excel berekent de uren per dag, het weektotaal per medewerker en de ingeplande uren per dag voor het hele team.

- Vijftien rijen, uit te breiden door rijen te kopiëren
- Formules zitten in verborgen hulpkolommen J tot en met P
- Werkt in Excel en in Google Sheets
- Geen registratie nodig
Personeelsplanning stap 6
Personeelsplanning stap 6

Weekrooster of maandrooster?

Een weekrooster werkt wanneer de bezetting per week verschilt: oproepkrachten, wisselende openingstijden, seizoensdrukte. Je publiceert steeds één week vooruit en past aan zodra iemand zich ziek meldt.

 

Een maandrooster past bij vaste diensten die weken achtereen hetzelfde blijven. Je maakt de planning één keer per maand en zet er alleen de afwijkingen in.

 

Wijzigt er per week een x-aantal diensten, dan is een maandrooster niet slim. Ons template werkt per week. Voor een maandversie kopieer je het werkblad vier of vijf keer en noem je de tabbladen naar het weeknummer.

Personeelsplanning in Excel stappenplan

Dit stappenplan helpt je bij het opzetten van een personeelsplanning in Excel

Personeelsplanning stap 1

1. Legenda en uitleg bovenaan

Zet een korte instructie boven de tabel: hoe je een tijdvak invult (bijv. - ) en dat een leeg veld een vrije dag betekent. Dit voorkomt verkeerd ingevulde cellen.

Personeelsplanning stap 2

2. Hoofdtabel met medewerkers en dagen

Maak kolommen voor Medewerker, Maandag t/m Zondag, en een kolom "Ingezette uren" voor het weektotaal. Eén rij per medewerker.

Personeelsplanning stap 3

3. Eén invoerveld per dag

Laat gebruikers per dag één tekstveld invullen zoals "09:00 - 17:00" in plaats van aparte kolommen voor start- en eindtijd — dat maakt invullen sneller en het rooster overzichtelijker.

Personeelsplanning stap 4

4. Verborgen hulpkolommen om de tekst om te rekenen

Voeg rechts van de tabel (bijv. kolom J t/m P) verborgen kolommen toe die de tekst uit elke dagcel splitsen op het streepje en het tijdsverschil in uren berekenen, bijvoorbeeld met LINKS/RECHTS/VIND.ALLES om starttijd en eindtijd te isoleren, en dan (eindtijd-starttijd)*24. Een lege cel moet als 0 uur tellen, bijvoorbeeld via ALS(cel="";0;...).

Personeelsplanning stap 5

5. Weektotaal per medewerker

Tel de verborgen dagkolommen bij elkaar op met SOM voor de kolom "Ingezette uren", zodat je meteen ziet of iemand op zijn contracturen uitkomt.

Personeelsplanning stap 6

6. Totaalrij onderaan

Voeg een rij "Totaal" toe die per dag (en voor de hele week) de uren van alle medewerkers optelt, zodat je de totale personeelsbezetting per dag kunt zien.

Twee extra formules: nachtdienst en pauze

De hulpkolommen rekenen met een formule die de eerste vijf en de laatste vijf tekens uit je invoer pakt en de tijden van elkaar aftrekt. Op twee punten moet je daar rekening mee houden.

Nachtdiensten

Vul je 22:00 - 06:00 in, dan rekent Excel 06:00 min 22:00 en komt uit op min 16 uur. Vervang de formule in kolom J tot en met P door deze versie:

=ALS(B8="";0;REST(TIJDWAARDE(RECHTS(B8;5))-TIJDWAARDE(LINKS(B8;5));1)*24)

REST telt de rest na middernacht mee, waardoor je op 8 uur uitkomt. Voor horeca, zorg en beveiliging is dit de eerste aanpassing die je doet.

Het weektotaal telt bruto

Vijf keer 09:00 - 17:00 geeft een weektotaal van 40 uur. Vanaf 5,5 uur per dienst hoort er minimaal 30 minuten pauze af, dus netto werkt deze medewerker 37,5 uur. Zet in kolom Q een extra kolom "Uren na pauze":

=ALS(I8>5,5;I8-0,5;I8)

Werkt iemand langer dan 10 uur op een dag, dan geldt 45 minuten. Reken die per dag af in de hulpkolom in plaats van over het weektotaal.

Het invoerformaat is gevoelig

De formule leest vaste posities in je tekst. 09:00 - 17:00 werkt, 09:00 - 17:00 (pauze) geeft #WAARDE!. Zet notities in een aparte kolom.

De grenzen die Excel niet voor je bewaakt

De personeelsplanning van Werktijden.nl waarschuwt wanneer een dienst over de wettelijke grens gaat. Excel niet. Deze normen gelden voor werknemers vanaf 18 jaar:

 

- Maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week
- Gemiddeld max. 55 uur per week over 4 weken, en 48 uur over 16 weken
- Na 11 aaneengesloten uren rust, eens per 7 dagen in te korten tot 8 uur
- Per week 36 aaneengesloten uren rust, of 72 uur binnen 14 dagen
- Vanaf 5,5 uur werk minimaal 30 min. pauze, vanaf 10 uur minimaal 45 min.


In je cao kunnen andere afspraken staan, en voor 16- en 17-jarigen gelden aparte regels. De volledige normen staan bij de Rijksoverheid.

Webapp - Rooster
Webapp - Rooster publiceren

Wat je planning per branche anders maakt

De opzet van het template blijft gelijk, het accent verschilt per branche.

Horeca: diensten lopen door na middernacht, dus pas eerst de nachtdienstformule aan.

Retail: je plant op taken naast dagen, zoals kassa en magazijn.

Zorg: let op de 11 uur rust tussen een late en een vroege dienst.

Bouw en techniek: zet een kolom Project naast de naam en plan per locatie.

Beschikbaarheid ophalen zonder appjes achteraf

Een planning die je zonder overleg publiceert, levert meestal binnen een dag de eerste ruilverzoeken op. Drie afspraken beperken dat:

 

1. Eén vaste inleverdag. Bijvoorbeeld beschikbaarheid voor week 12 uiterlijk donderdag in week 10.


2. Eén kanaal. Losse appjes, mails en mondelinge verzoeken door elkaar heen kosten je de meeste tijd.

 

3. Een grens aan het aantal dagen dat iemand op onbeschikbaar zet.

 

 

Webapp - Ruilverzoeken uitgaand

Waar de Excel-planning je tijd gaat kosten

Excel houdt het prima vol bij een vast team met vaste diensten. Deze signalen geven aan dat je er langzaam overheen groeit:

 

- Meer dan ongeveer vijftien medewerkers, of meer dan tachtig diensten per week

- Twee of meer locaties in hetzelfde bestand

- Nachtdiensten met toeslagen, waarvoor je per dienst apart rekent

- Wekelijkse wijzigingen nadat het rooster al gedeeld is- Verlof, ziekmeldingen en gewerkte uren die in andere bestanden staan
- Een medewerker die belt met de vraag welke versie nu klopt

 

Vanaf dat punt gaat de meeste tijd naar bijwerken en naslaan, niet naar plannen.

werktijden

Van Excel naar Werktijden.nl

Zodra je organisatie groeit, contracten diverser worden of er met meerdere locaties en afdelingen gewerkt wordt, wordt een Excel-planning al snel te beperkt. Werktijden.nl combineert alles wat je in Excel probeerde te regelen in één centrale omgeving: beschikbaarheid, contracturen, verlof en gewerkte uren komen automatisch samen.

Om dit proces volledig te automatiseren, stap je eenvoudig over naar een professionele personeelsplanning. Hiermee wordt een rooster-maken een fluitje van een cent.

Waarom 6.500+ ondernemers voor Werktijden.nl kiezen

Marcel profielfoto

Marcel

Intertoys logo

Toen we gegroeid waren qua winkels, moesten we iets wat makkelijk en simpel is. Toen ik ging zoeken, kwam ik allemaal complexe HR-programma’s tegen, en Werktijden was precies wat we zochten.

Intertoys

Roy profielfoto

Roy

Keurslager Logo Vector

Het systeem scheelt tijd, voorkomt gedoe en geeft overzicht. En de ondersteuning maakt het verschil. Je krijgt écht altijd snel hulp.

Keurslager Vlogman

Helen profielfoto

Helen

Primera_Logo

Werktijden.nl scheelt gewoon tijd en fouten, al is voor mij vooral het persoonlijke contact belangrijk. Er wordt meegedacht en doorgevraagd, en dat maakt het verschil. Daarom zou ik Werktijden.nl zeker aanraden aan andere bedrijven.

Primera Riecker

Avatar 0

Margreet

Star icon Star icon Star icon Star icon Star icon

Zonder twijfel één van de makkelijkste oplossingen ooit. Geen gezeur meer met excel, foutjes urenlang zoeken naar de oplossing. Klantenservice ook hele week bereikbaar. Top!

App_Store_(iOS)

Beoordeeld op de Appstore

image_1772628627037

Steijn

Star icon Star icon Star icon Star icon Star icon

Super Fijn om te weten waneer je moet werken en vrij bent. heel handig

Playstore logo-1

Beoordeeld op de Playstore

image_1772628218371

Maico

Star icon Star icon Star icon Star icon Star icon

Wij hebben na gebruik gemaakt te hebben van werktijden.nl diverse andere bedrijven geprobeerd maar geloof mij, werktijden werkt het makkelijkst, zowel voor de planner als voor de medewerkers. Wij zijn niet voor niets weer bij werktijden terug gekomen.

google-2025-seeklogo

Beoordeeld op Google Reviews

Vragen? Wij helpen je graag

Kom je er even niet uit? Of wil je een offerte aanvragen? We helpen je graag verder op de manier die jou het beste uitkomt.

Hoe voeg je meer dan vijftien medewerkers toe?

Klik op een lege rij tussen 8 en 22, kopieer die en plak hem eronder. Kopieer altijd een hele rij, want de formules staan in kolom I tot en met P. Controleer daarna de totaalrij: die telt nu tot en met rij 22, dus pas het bereik aan naar de nieuwe laatste rij.

Hoe bereken je de loonkosten van een week?

Zet in kolom R het uurloon per medewerker en in kolom S de formule =I8*R8. Onderaan tel je die kolom op met SOM. Werk je met de pauzekolom, reken dan met de netto uren in plaats van kolom I.

Hoe houd je verlof en ziekmeldingen bij in dit bestand?

Laat de dagcel leeg en zet de reden in een aparte kolom. Typ je een letter zoals V of Z in de dagcel, dan geeft de hulpkolom #WAARDE!, omdat de formule een tijdnotatie verwacht. Voor een volledige registratie werk je met een verlofregistratie in Excel in een tweede bestand.

Hoe zie je of iemand boven of onder zijn contracturen zit?

Zet de contracturen in een kolom naast de naam en het verschil in de kolom daarnaast, met =I8-T8. Een negatieve uitkomst betekent minuren, een positieve plusuren. Met voorwaardelijke opmaak kleur je die cellen automatisch.

Hoe registreer je de werkelijk gewerkte uren naast de geplande uren?

Dit template plant vooruit en telt geen gewerkte tijd. Voor de urenverantwoording achteraf gebruik je een apart bestand voor uren registreren in Excel, zodat de planning en de registratie los van elkaar blijven.

Wat is het verschil tussen een personeelsplanning en een werkrooster?

De planning gaat over de vraag hoeveel mensen je per dag nodig hebt en wie beschikbaar is. Het rooster is de weergave daarvan per medewerker. In hetzelfde bestand doe je vaak allebei. Meer over een rooster maken in Excel.

Mag je personeelsgegevens in een Excel-bestand bewaren?

Ja, met toegang beperkt tot wie de planning maakt. Zet uurlonen en persoonlijke notities niet in het bestand dat je met het team deelt, en verwijder oude weekversies wanneer je ze niet meer nodig hebt.

Kun je het rooster op één A4 printen?

Verberg kolom I tot en met P, kies Pagina-indeling, Liggend, en zet bij Aanpassen de breedte op één pagina. Onder Afdruktitels stel je rij 7 in als kopregel, dan staan de dagen boven elke pagina.