Weekrooster maken: stappenplan, voorbeeld en sjabloon

De volgorde bepaalt hoeveel correcties je achteraf moet doen. Begin je bij de mensen, dan pas je het rooster steeds aan op wie er toevallig kan. Begin je bij de bezetting, dan weet je precies welke gaten je nog moet vullen.

1. Bepaal de bezettingseis per dag en per dienst

Schrijf per dag op hoeveel mensen je nodig hebt en in welke rol. Een winkel rekent per openingsblok, een keuken per dienst, een productielijn per machine. Dit is de stap waarin je personeelsplanning vertaalt naar concrete aantallen. Kijk voor de piekmomenten naar je omzet- of ordercijfers van dezelfde week vorig jaar in plaats van naar het gevoel van vorige week. In het voorbeeld hierboven staat vrijdag daarom op 4 mensen en de rest van de week op 3.

Leg deze eis vast als aparte regel onder je rooster. Zo zie je tijdens het invullen direct waar je onder de norm zit, in plaats van pas op de dag zelf.

2. Haal beschikbaarheid en goedgekeurd verlof op

Zet een vaste deadline waarop medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven, bijvoorbeeld twee weken voor de ingangsdatum. Blokkeer eerst het goedgekeurde verlof en de vaste afspraken zoals studiedagen, dan houd je over wat werkelijk vrij inplanbaar is. Loopt je verlofregistratie in een apart bestand, haal die aanvragen er dan nu bij.

Verzamel dit op één plek. Beschikbaarheid die binnenkomt via Whatsapp, een groepschat en een briefje bij de kassa levert vrijwel altijd een dubbele boeking op.

3. Zet contracturen tegenover de resterende uren

Noteer per medewerker de contracturen en de uren die deze week al vaststaan. Het verschil is je speelruimte. Wie de urenregistratie koppelt aan het rooster, ziet dat verschil meelopen tijdens het plannen. Werk je met een min-maxcontract, dan reken je met de bandbreedte in plaats van met één getal.

Roep je oproepkrachten op, houd dan de termijn van vier dagen aan. Roep je iemand korter van tevoren op, dan hoeft die niet te komen. Zeg je binnen vier dagen af, dan houdt de oproepkracht recht op loon over de oorspronkelijke oproep.

4. Vul eerst het basisrooster in, daarna de uitzonderingen

Kopieer het vaste patroon van medewerkers die elke week dezelfde diensten draaien. Dat vult in de praktijk het grootste deel van het rooster. Pas daarna vul je de uitzonderingen in: verlof, vakantiedagen, feestdagen en tijdelijke wijzigingen.

Wat dan nog openstaat, zijn de diensten waarvoor je actief iemand zoekt. Zet die apart in plaats van ze verspreid over het rooster te laten staan, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel er nog te vullen is.

5. Toets het rooster aan de Arbeidstijdenwet

Loop het rooster per medewerker na op de grenzen uit de Arbeidstijdenwet: maximaal 12 uur per dienst, 60 uur per week, 11 uur rust tussen twee diensten en 36 uur aaneengesloten rust per week.

De fout die het vaakst voorkomt is een avonddienst tot middernacht gevolgd door een ochtenddienst om 08:00 uur. Dat levert 8 uur rust op in plaats van 11. Dat mag hooguit één keer per week, en dan alleen wanneer het werk daarom vraagt. Controleer daarnaast of iedere dienst boven 5,5 uur een pauze van 30 minuten heeft en iedere dienst boven 10 uur een pauze van 45 minuten.

6. Publiceer het rooster en houd wijzigingen bij

Staat er in je cao geen andere termijn, dan maak je de werkdagen en werktijden minimaal 28 dagen van tevoren bekend. Publiceer het rooster op één plek waar iedereen erbij kan, ook wie op vakantie is. Een mobiele app haalt het prikbord in de kantine uit de keten.

Wijzigingen na publicatie zijn normaal. Wat telt is dat de betrokken medewerker de wijziging ziet zonder erachteraan te hoeven bellen, en dat er één versie is die leidend is. Twee versies in omloop kost je meer tijd dan het roosteren zelf.