Rooster maken in Excel: stappenplan + gratis template

Het template bevat vier weektabbladen met plek voor vijftien medewerkers per week. Per dag vul je de werktijd in als 09:00 - 17:00. Verborgen hulpkolommen zetten die tekst om naar uren, zodat je zelf niets hoeft te rekenen.

 

Bovenaan elk tabblad staat een geel instellingenblok. Daar vul je je contracturen per week in en de percentages voor avond, nacht, zaterdag, zondag, tijd-voor-tijd en ADV/ATV. Standaard staan die op 40 uur, 20% avond, 40% nacht, 50% zaterdag, 100% zondag en 4,6% ADV-opbouw.

Controleer altijd je eigen cao voor een juiste invulling.

Het type dienst bepaalt hoe je het template invult. In de horeca werk je met openings- en sluitdiensten die per dag verschillen, dus vul je per dag een andere tijd in. In de zorg draaien vaste dag-, avond- en nachtdiensten en weegt de ORT-kolom het zwaarst. In retail zit de piek op zaterdag, waar het toeslagpercentage van 50% direct zichtbaar wordt in het weektotaal. In productie werk je vaker met een ploegenrooster waarin een vast schema over meerdere weken herhaalt. Daarvoor gebruik je de vier weektabbladen als één cyclus. 

Voorwaardelijke opmaak geeft een cel automatisch een kleur zodra de inhoud aan een voorwaarde voldoet. In een rooster betekent dat het volgende: je typt 22:00 - 06:00 en de cel kleurt zichzelf blauw. Je ziet daarna per rij wie welke dienst draait, zonder zelf cellen te hoeven kleuren.

Manier 1: kleuren op basis van de starttijd

Deze route werkt zonder formules en past bij vaste diensttijden.

1. Selecteer de roostercellen B16 tot en met H30.
2. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Regels voor markeren van cellen > Tekst die bevat.
3. Typ 09:00 en kies een lichtgroene opvulling. Klik op OK.
4. Herhaal dit voor de andere starttijden die jij gebruikt, bijvoorbeeld 14:00 in geel en 22:00 in blauw.

Elke dienst die met die tijd begint krijgt vanaf nu zijn eigen kleur. De regel geldt voor het hele bereik, dus ook voor medewerkers die je later toevoegt.

Manier 2: kleuren op basis van het dienstsoort

Wisselen de starttijden per week, dan kijk je liever naar het soort dienst dan naar een exacte tijd. Daarvoor gebruik je een formuleregel.

1. Selecteer B16 tot en met H30 en begin de selectie linksboven bij B16. De formule rekent vanaf die cel en loopt daarna mee over alle andere cellen.
2. Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt.
3. Plak een van de formules hieronder, klik op Opmaak en kies een opvulkleur.

Zet de nachtregel bovenaan in de regellijst en vink Stoppen indien waar aan. Een nachtdienst begint namelijk ook na 16:00, dus zonder die volgorde pakt de avondregel hem als eerste.

Zien wanneer iemand over de contracturen gaat

Selecteer de kolom Ingezette uren (I16 tot en met I30), maak een nieuwe formuleregel en vul in:

=I16>$F$3

F3 is de cel met contracturen per week uit het instellingenblok. De dollartekens houden die verwijzing vast, terwijl de regel per rij meeloopt naar de volgende medewerker. Kies een rode opvulling en je ziet direct wie boven zijn contract uitkomt, nog voordat de overurenkolom gevuld raakt.

Sneller invullen met een keuzelijst

Selecteer B16 tot en met H30, ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie, kies bij Toestaan de optie Lijst en vul bij Bron je vaste diensten in:

09:00 - 17:00;14:00 - 22:00;22:00 - 06:00

Voortaan kies je een dienst uit een uitklaplijst. Dat voorkomt een typefout als 9:00 in plaats van 09:00. De urenformules lezen de eerste vijf tekens van de cel, dus zo'n ontbrekende nul levert meteen een foutmelding op in het weektotaal.

Bij wisselende diensten werkt een weekrooster het prettigst: alles past op één scherm en je past het snel aan.

 

Voor een maandrooster zet je de datums in rij 15 en de namen in kolom A. Je krijgt dan 28 tot 31 kolommen, waarin je per dag een dienstcode invult (O, A, N, V) in plaats van een tijdvak. Dat leest sneller, al levert het geen urenberekening op. Wil je zowel overzicht als uren? Houd de vier weektabbladen aan en gebruikt de totaalrijen als maandtotaal.

 

Werk je met vaste bezetting en wil je verlofperiodes in één keer zien, dan is de maandweergave handiger. 

Voor- en nadelen van een werkrooster in Excel

Excel kost je niets en laat je het rooster precies zo inrichten als jij wilt. De rem zit onder andere in het delen: zodra het bestand rondgaat via mail of WhatsApp, werkt niet iedereen meer in dezelfde versie.

De omslag ligt meestal rond 10-15 medewerkers of zodra er met wisselende diensten gewerkt wordt. Tot die grens houdt een werkrooster in Excel prima stand. Daarboven kost het bijhouden van versies meer tijd dan het roosteren zelf en kun je beter gaan voor een rooster maken met Werktijden.nl

Werktijden.nl bouwt voort op wat je in Excel al gewend bent, maar dan zonder de handmatige rompslomp. Medewerkers zien hun rooster altijd actueel, direct in de app, en wijzigingen zijn voor iedereen meteen zichtbaar. Zo bespaar je tijd op het roosteren en het maken van je personeelsplanning zelf en voorkom je misverstanden op de werkvloer, ongeacht hoe wisselend je diensten zijn.