Vakantieplanning maken voor je personeel: stappenplan en regels

Een vakantieplanning maken voor je personeel begint met twee vragen: hoeveel mensen heb je per dag minimaal nodig, en wie wil wanneer weg? Zet je die twee naast elkaar, dan zie je ruim voor de zomer welke weken knellen.

Daarbij telt de klok. Reageer je niet binnen twee weken op een schriftelijke vakantieaanvraag, dan staat de vakantie vast zoals je medewerker die heeft aangevraagd. Met vaste afspraken en een deadline houd je zelf de regie.

In het kort

• Een vakantieplanning is een overzicht van wie wanneer vrij is, afgezet tegen de bezetting die je per dag nodig hebt.
• Je stelt vakantie vast volgens de wensen van je medewerker, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Je hebt twee weken om op een schriftelijke aanvraag te reageren.
• Vraag de wensen voor de zomer in januari op en werk met een vaste deadline.
• De minimale bezetting per dag en per functie bepaalt hoeveel mensen tegelijk op vakantie kunnen.
• Verdeel populaire weken volgens afspraken die het team vooraf kent, bijvoorbeeld een beurtsysteem.
• Voor een klein team volstaat Excel. Bij meer afdelingen of wisselende roosters houdt verlofsoftware de aanvragen en saldo’s bij.

Wat is een vakantieplanning?

Een vakantieplanning, ook wel vakantierooster of verlofplanning genoemd, is een overzicht van alle geplande vakanties en vrije dagen van je medewerkers. Per dag of per week zie je wie er weg is en hoeveel mensen er dan nog beschikbaar zijn.

In een werkrooster plan je wie er werkt. In een vakantieplanning breng je in kaart wie er afwezig is. Daardoor zie je knelpunten maanden van tevoren, in plaats van een week voor de dienst.

Wat zegt de wet over vakantie plannen?

De regels staan in boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Je cao of de arbeidsovereenkomst kan aanvullende afspraken bevatten, zoals collectieve vrije dagen of een maximum aantal weken aaneengesloten vakantie. Kijk daar dus eerst naar.

Gewichtige redenen zijn zwaarwegende bedrijfsbelangen, zoals een bezetting die in een piekperiode onder het minimum zakt. Leg die reden schriftelijk vast en bied waar het kan een andere periode aan.

Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, tenzij je medewerker ze redelijkerwijs niet kon opnemen. Hoe dat werkt, lees je in vakantiedagen meenemen naar volgend jaar. Wordt iemand ziek op vakantie, dan staat in ziek tijdens vakantie wat je medewerker meldt en wat jij met die dagen doet.

Vakantieplanning maken in 6 stappen

De stappen gelden voor de zomer, de kerstperiode en andere weken waarin veel mensen tegelijk vrij willen. Voor de zomer begin je in het najaar met de voorbereiding. Voor de kerstperiode speelt daarnaast de vraag wie er op de feestdagen zelf werkt en welke toeslag daarbij hoort; dat staat in het artikel over werken op feestdagen.

1. Leg de afspraken vast

Spreek vooraf af hoe aanvragen binnenkomen en hoe je kiest bij overlap. Neem in elk geval op:

• hoe medewerkers vakantie aanvragen, bijvoorbeeld via de app of een verlofformulier;
• de deadline per periode, bijvoorbeeld 1 maart voor de zomer en 1 oktober voor de kerstvakantie;
• hoeveel medewerkers per functie of afdeling tegelijk weg kunnen;
• hoe je kiest als te veel mensen dezelfde week aanvragen;
• het maximum aantal weken aaneengesloten, als je cao of regeling dat vastlegt.

Zet de afspraken op papier en deel ze met het hele team. Heb je een ondernemingsraad, leg ze dan als vakantieregeling voor.

2. Bepaal de minimale bezetting

Bepaal per dag, dienst en functie hoeveel mensen er minimaal nodig zijn. Kijk naar openingstijden, verwachte drukte en wie bepaalde taken mag uitvoeren, zoals een bhv’er, een sleutelhouder of een gediplomeerde zorgmedewerker. De roosters en gewerkte uren van vorig jaar laten zien welke weken druk waren.

In de horeca en recreatie neemt de drukte in de zomer toe. Op kantoor en in veel productiebedrijven neemt die juist af. Dat bepaalt hoeveel ruimte er is voor vakantie.

3. Vraag de wensen op tijd op

Vraag de vakantiewensen voor de zomer in januari op en herinner het team een paar weken voor de deadline. Medewerkers kunnen dan op tijd boeken en jij hebt tot de zomer ruimte om te schuiven.

Beslis je over alle aanvragen pas na de deadline, leg die werkwijze dan schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst, de cao of een vakantieregeling. Zonder zo’n afspraak geldt per aanvraag de termijn van twee weken.

4. Maak een conceptplanning

Zet alle aanvragen in één overzicht, per week of per dag. Leg de minimale bezetting ernaast en markeer de dagen waarop je onder het minimum zakt. Zo zie je in één keer welke weken knellen en welke aanvragen zonder probleem door kunnen.

Keur de aanvragen zonder knelpunt direct goed, zodat die medewerkers kunnen boeken.

5. Los knelpunten op met het team

Bespreek de knelpunten met de medewerkers die het betreft. Vaak lossen ze het onderling op: iemand schuift een week op, een parttimer werkt een dag extra of een collega kiest een andere periode. Komen ze er samen niet uit, dan beslis je volgens de afspraken uit stap 1.

Voer die gesprekken in maart of april. Hoe eerder iemand hoort dat een week lastig ligt, hoe meer ruimte er is voor een alternatief.

6. Leg de planning vast en deel die

Bevestig goedgekeurde en afgewezen aanvragen schriftelijk. Deel daarna de definitieve planning met het team, zodat iedereen ziet wie er weg is en wie kan invallen. Leg ook vast wie tijdens de vakantie de taken van een collega overneemt, en controleer dat die vervanger in die weken zelf werkt.

Rekenvoorbeeld: vakantieplanning voor een team van acht

Een winkel heeft acht medewerkers en wil in de zomer elke dag minimaal vijf mensen beschikbaar hebben. Per week kunnen er dus maximaal drie tegelijk op vakantie. Na de deadline ziet het overzicht er zo uit:

Week 2 knelt met vier aanvragen. Dirk schuift zijn vakantie een week op, naar week 3 en 4. Week 2 en week 4 komen dan allebei uit op vijf beschikbare medewerkers, en Dirk houdt twee weken aaneengesloten vakantie. Lukt schuiven niet, dan vul je de week aan met een parttimer die extra uren werkt of met een oproepkracht.

Eerlijk verdelen: wie krijgt voorrang in populaire weken?

In de zomer, de bouwvak en rond de kerst willen vaak meer mensen tegelijk weg dan je kunt missen. Kies vooraf een verdeelsleutel en houd je eraan. Gangbare opties:

• Beurtsysteem: wie dit jaar in de populaire weken weg mocht, staat volgend jaar achteraan.
• Rouleren per groep: het team wisselt per jaar wie de eerste en wie de tweede helft van de zomer krijgt.
• Volgorde van aanvragen: werkt alleen als iedereen dezelfde startdatum en deadline heeft.
• Voorrang voor ouders: medewerkers met schoolgaande kinderen of een partner met een vaste vakantieperiode, zoals in de bouw of het onderwijs, kiezen eerst.

Leg voorrangsregels vast in de arbeidsovereenkomst, cao of vakantieregeling, zodat iedereen ze vooraf kent. Kies je voor voorrang voor ouders, spreek dan ook af dat medewerkers zonder kinderen een deel van de populaire weken krijgen.

De data per regio vind je in het overzicht van de schoolvakanties en feestdagen en in het overzicht van de bouwvak per regio.

Onderbezetting opvangen tijdens de vakantie

Zakt een week ondanks schuiven onder de minimale bezetting, dan heb je deze opties:

• Vraag parttimers om in die weken extra uren te werken. Spreek vooraf af of je die uren verrekent als plusuren of uitbetaalt.
• Zet oproepkrachten of een flexpool in. Benader ze in het voorjaar, dan zijn ze nog beschikbaar.
• Bied oud-medewerkers of oud-stagiairs een vakantiecontract aan. Zij kennen het werk en hebben weinig inwerktijd nodig.
• Maak diensten korter of verdeel ze anders, zodat je met minder mensen de openingstijden dekt.
• Plan geen onderhoud, trainingen of grote projecten in de drukste vakantieweken, of pas de openingstijden aan.

Meer ideeën staan in 10 tips voor de bezetting tijdens de zomervakantie.

Vakantieplanning in Excel of in software?

Voor een team van vijf tot tien mensen op één locatie werkt een Excel-sheet prima. Zet de medewerkers in de rijen en de weken of dagen in de kolommen, en kleur per persoon de geplande vakantie in. Neem in je overzicht in elk geval op:

• naam, functie en afdeling;
• de aangevraagde periode en de datum van de aanvraag;
• de status: aangevraagd, goedgekeurd of afgewezen, met de reden bij een afwijzing;
• het resterende saldo;
• wie de taken waarneemt.

Een gratis sjabloon vind je bij de verlofkaart in Excel.

Excel loopt vast zodra je met meer afdelingen, wisselende roosters of veel aanvragen werkt. Aanvragen komen dan binnen via mail, appjes en briefjes, en de saldo’s houd je met de hand bij. Met de verlofregistratie van Werktijden.nl:

• vragen medewerkers vakantie aan via de app en keur je met één klik goed;
• zie je in de verlofagenda wie er in een periode vrij is, voordat je een aanvraag goedkeurt;
• worden saldo’s automatisch bijgewerkt, gesplitst in wettelijke en bovenwettelijke uren;
• staan verlof en rooster in hetzelfde systeem, zodat je bij het plannen ziet wie vrij is.

Jaarkalender voor je vakantieplanning

Met deze kalender ligt de zomerplanning in april vast. De data zijn een voorbeeld, schuif ze op naar de drukte in jouw branche.

Heb je voor dit jaar nog geen afspraken, begin dan met de minimale bezetting per week. Daarmee zie je direct hoeveel mensen tegelijk weg kunnen en toets je de aanvragen die al binnen zijn.

Wil je zien hoe de verlofregistratie werkt? Plan hieronder een demo met David.