Vakantieplanning maken? Zo voorkom je onderbezetting

Vakanties plannen is een uitdaging. Dat geldt voor zowel werkgevers als werknemers. Want ja, iedereen wil natuurlijk in de zomer weg. En dan het liefst in de schoolvakanties. Toch moet het werk doorgaan. Hoe pak je dat als bedrijf aan?

Vakanties zijn belangrijk voor werknemers

Steeds meer Nederlanders gaan op vakantie. In 2023 gingen we maar liefst 37,6 miljoen keer op pad. Dat is 18% meer dan in 2021. Logisch dus dat dit impact heeft op je organisatie. Een slim vakantiebeleid zorgt ervoor dat je mensen uitgerust zijn én dat het werk gewoon doorgaat.

Houd er rekening mee dat vakanties enorm belangrijk zijn voor je personeel. Het is een moment van rust en een moment om samen met het gezin te zijn. Let daarom goed op hoe je communiceert over vakantieverlofopname.

Hoe zorg je voor een soepele vakantieplanning?

De belangrijkste tip: begin op tijd. Het helpt enorm als je mensen vroeg laat aangeven wanneer ze vakantie willen. Je kunt het ze natuurlijk niet verplichten, maar ook voor de werknemers zijn er veel voordelen om vroeg te boeken.

Maak hier een vast moment van in het jaar en herinner je werknemers er meermaal op een vriendelijke manier aan. Benoem ook de voordelen die vroeg boeken met zich meebrengen. December is bijvoorbeeld een mooi moment om de zomervakanties al te bespreken.

Extra tips voor een duidelijke vakantieplanning

Duidelijkheid voorkomt veel discussies. Wanneer moeten aanvragen binnen zijn? Hoeveel mensen kunnen er tegelijk weg? Hoe werkt het met populaire periodes zoals de bouwvak? Breng hier structuur in aan, zodat werknemers weten waar ze aan toe zijn.

Houd er rekening mee dat niet iedereen naar schoolgaande kinderen heeft. Sommige collega's willen juist graag in het najaar weg, wanneer het overal minder toeristisch is. Gebruik die verschillen in je voordeel.

Eerlijkheid is ook een punt van aandacht. Zorg dat niet steeds dezelfde mensen de beste weken krijgen. Wissel af en maak hier duidelijke afspraken over als je merkt dat er spanningen heersen in teams.

Tool die de vakantiesplanning makkelijker maakt

Je hoeft echt niet alles alle vakantiedagen van je personeel in Excel bij te houden. Er zijn genoeg slimme, gebruiksvriendelijke tools die je helpen bij het plannen. Deze laten meteen zien wie er wanneer weg is en of er genoeg mensen overblijven om het werk te doen.

Een van de mogelijkheden is de verlofregisratiefunctie van Werktijden.nl. Je ziet als manager direct het verlofsaldo per werknemers en wie wanneer verlof wil. Zo houd je makkelijk het overzicht en voorkom je onderbezetting in de vakantieperiode.

Sterker nog: je kunt op deze manier eenvoudig een vakantierooster samenstellen, zonder dat je bedrijf er onder te lijden komt.

Hoe spreiden Nederlanders hun vakanties?

Het is interessant om te zien hoe Nederlanders hun vakanties spreiden:

• We gaan massaal op vakantie: vorig jaar maar liefst 37,6 miljoen keer. 
• Nederland blijft populair, want 44% bleef lekker in eigen land. Toch trok meer dan de helft (56%) de grens over voor hun vakantie.
• Lange vakanties worden steeds vaker in het buitenland geboekt.
• Duitsland is de meest populaire bestemming, met ongeveer 3,6 miljoen vakanties, gevolgd door Frankrijk (2,9 miljoen) en Spanje (2,1 miljoen).
• De Nederlandse overheid stimuleert de spreiding van vakanties om drukte op wegen en luchthavens te verminderen.
• Voor 2024 is er een groeiende interesse in spontane reizen zonder voorafgaande planning. Bijna 57% van de Nederlanders geeft aan liever zonder plannen te reizen om meer vrijheid te ervaren.
• De totale bestedingen aan vakanties stegen naar 22,84 miljard euro, met een aanzienlijke toename van uitgaven aan zowel binnenlandse als buitenlandse vakanties.
• Nederlanders gaan gemiddeld zo'n 2 a 3 keer per jaar op vakantie.
• Mensen tussen de 34 en 45 jaar gaan het vaakst op vakantie.

Tot slot: maak op tijd werk van je vakantieplanning

Een goede vakantieplanning draait niet om ingewikkelde systemen of strenge regels. Het gaat erom dat je mensen uitgerust en gemotiveerd blijven én dat het werk doorgaat. Maak op tijd een heldere planning, luister naar je teams en blijf flexibel. Want als je het goed aanpakt, voorkom je stress bij je mensen én bij jezelf. En dat maakt vakantieplanning een stuk leuker voor iedereen.

Tip: boek hieronder een demo-call in met David om je de voordelen van onze verlofregistratie tool te laten zien.