De 5 grootste fouten in personeelsplanning (en hoe je ze voorkomt)

De grootste fouten in personeelsplanning ontstaan vaak door het ontbreken van overzicht, communicatie en structuur. Bedrijven die nog werken met Excel of papieren roosters lopen continu tegen dezelfde problemen aan. Gelukkig zijn deze fouten te voorkomen. Bijvoorbeeld met een tool zoals Werktijden.

Belangrijkste onderwerpen in dit artikel

• Veelvoorkomende fouten in personeelsplanning.
• Voorbeelden uit de praktijk.
• Hoe urenregistratie en planning elkaar versterken.
• Concreet stappenplan om fouten te voorkomen.

Fout 1: Excel en losse lijsten

Veel ondernemers begonnen ooit met Excel om roosters te maken. Dat werkte zolang het team klein was. Maar zodra het aantal medewerkers groeide, ontstonden er problemen. Roosters werden gekopieerd, data klopte niet meer en verlof raakte kwijt.

Een van onze klanten vertelde onlangs dat het letterlijk knippen en plakken van roosters van de ene week naar de andere week, leidde tot foutieve tijden en onduidelijkheid. Het gevolg: medewerkers stonden ingepland terwijl ze vrij hadden, of diensten waren dubbel bezet.

Door te werken met software wordt dit risico in een klap weggenomen. Roosters en uren staan centraal en zijn direct inzichtelijk voor iedereen. Bijvoorbeeld in onze app.

Fout 2: Geen overzicht van verlof en beschikbaarheid

Een van de grootste frustraties bij personeelsplanning is het vergeten van verlofaanvragen. Zeker in drukke periodes, zoals vakanties of feestdagen, ontstaan er misverstanden.

Een klant van ons (slagerij) vertelde onlangs dat medewerkers nu zelf verlof aanvragen in de app. Daardoor ziet de planner direct wie beschikbaar is. Dit voorkomt heel wat last-minute aanpassingen en frustraties bij zowel de eigenaar als de medewerkers. Zo simpel kan het zijn.

Fout 3: Urenregistratie niet koppelen aan de planning

Een veelgemaakte fout is dat urenregistratie losstaat van de personeelsplanning. Medewerkers vullen hun uren handmatig in, wat zorgt voor verschillen tussen de planning en de werkelijkheid.

Met een gekoppeld systeem worden uren automatisch geregistreerd. Een klant van ons merkte op dat dit direct tijd bespaart bij de salarisadministratie. Bovendien is het eerlijker voor medewerkers, omdat hun gewerkte tijd exact wordt vastgelegd. We hebben het hier over de prikklok.

Prikklok

Direct de uren in de urenregistratie

Maarten

Ingeklokt om:

0,50

7,50

Sjoerd

Ingeklokt om:

0,50

7,50

Peter

Ingeklokt om:

0,50

7,50

Fout 4: Weinig communicatie met het team

Wanneer planningen alleen op papier hangen of per mail worden verstuurd, ontstaat ruis. Wijzigingen bereiken niet iedereen en leiden tot gaten in het rooster.

Met een app waarin iedereen realtime toegang heeft tot het rooster, voorkom je dit probleem. Een klant (retail) vertelde dat medewerkers het fijn vinden dat ze hun rooster direct op hun telefoon kunnen zien. Eventuele wijzigingen worden automatisch doorgestuurd, zodat niemand meer iets mist. Zelfs roosters ruilen kan.

Fout 5: Onvoldoende flexibiliteit

Een ander probleem is het niet inbouwen van flexibiliteit. Ziekte of onverwachte drukte leiden dan tot stress en gaten in het rooster. Bedrijven die hun personeelsplanning centraal regelen, kunnen sneller extra diensten uitzetten of openstaande diensten laten overnemen.

Voorbeeld uit de praktijk

Een klant van ons - eigenaar van Intertoys-vestigingen - legde uit dat het maken van roosters vroeger veel meer tijd kostte. Verlof, plus- en minuren stonden allemaal in losse overzichten. Sinds de overstap naar een centraal systeem gaat dit in één keer goed. Nieuwe medewerkers krijgen direct toegang en ervaren het rooster als professioneel en duidelijk.

Gewerkte uren

Bart

8 uur

1 dag

Alle fouten in een overzicht

Overstap naar software: “Een keer instellen en het klopt gewoon.”

Wat ondernemers vooral merken, is dat de overstap naar software direct tijd bespaart en fouten vermindert. Waar voorheen uren besteed werden aan knippen, plakken en controleren, staat nu alles in één systeem.

Zoals een van onze klanten - Roy Vlogman - goed het verwoordde: “Een keer instellen en het klopt gewoon.” Dit geeft rust en zekerheid, zowel voor de ondernemer als voor de medewerkers.

Veel gestelde vragen over fouten in personeelsplanning

Hierbij de meest gestelde vragen over fouten in de personeelsplanning.

Wat is de grootste fout bij personeelsplanning?

Het werken met losse roosters en Excel, waardoor fouten en misverstanden ontstaan.

Hoe voorkom je fouten rond verlof?

Door verlofregistratie direct te koppelen aan de planning. Zo zie je altijd wie beschikbaar is.

Waarom is urenregistratie zo belangrijk?

Het zorgt dat de gewerkte uren overeenkomen met de planning, wat eerlijk is voor medewerkers en handig voor de salarisadministratie.

Hoe helpt software bij communicatie?

Alle medewerkers hebben toegang tot hun rooster via een app en krijgen meldingen bij wijzigingen.

Zet vandaag de stap naar betere personeelsplanning

Wil jij fouten in je personeelsplanning voorkomen en direct meer overzicht krijgen? Probeer de software van Werktijden.nl en ontdek hoe makkelijk je roosters, uren en verlof in één systeem beheert.