Wat vindt personeel belangrijk in urenregistratie en planning?

In vrijwel elke sector – van de zorg en horeca tot de bouw en kantooromgevingen – krijgen werknemers te maken met urenregistratie. Deze administratieve processen hebben een grote impact op de tevredenheid en motivatie van medewerkers, zo blijkt uit onderzoeken.

In het kort

Uit veel onderzoeken sinds 2000 komt naar voren dat werknemers de volgende kernaspecten ontzettend belangrijk vinden:

• Transparantie
• Flexibiliteit
• Werk-privébalans
• Gebruiksvriendelijke systemen
• Vertrouwen vanuit de werkgever.
  
  

Tegelijkertijd ervaren zij de nodige zorgen en knelpunten op deze vlakken. In dit artikel bekijken we deze aspecten – sectoronafhankelijk – en onderbouwen we ze met recente cijfers, onderzoeksresultaten en quotes, om een betrouwbaar beeld te schetsen van wat werknemers waarderen en waar zij tegenaan lopen.

Transparantie en eerlijkheid

Transparantie in zowel urenregistratie als personeelsplanning staat hoog op het wensenlijstje van werknemers. Ze willen duidelijkheid over hoe en waarom hun uren worden bijgehouden en wanneer ze moeten werken. Als roosters of urenregistratie onduidelijk of oneerlijk lijken, kan dat al snel leiden tot frustratie en wantrouwen.

Rooster ruim van te voren communiceren

Uit een internationaal onderzoek onder ploegendienst-werknemers bleek dat één van de beste manieren om vertrouwen op te bouwen is door transparante planningspraktijken toe te passen (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Dit betekent bijvoorbeeld dat managers roosters ruim van tevoren communiceren, dat ze waar mogelijk rekening houden met de wensen en voorkeuren van medewerkers, en dat er regelmatig om feedback wordt gevraagd over het planningsproces (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

‘Fair gevoel’

Zo’n open aanpak – waarin werknemers inzicht hebben in het proces en zelfs enige invloed kunnen uitoefenen – zorgt ervoor dat roosters als eerlijk worden ervaren en vergroot het vertrouwen in de organisatie. Het is namelijk cruciaal dat medewerkers het gevoel hebben dat de werkroosters fair tot stand komen (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Duidelijke regels

Transparantie geldt niet alleen voor roosters, maar ook voor urenregistratie zelf. Werknemers waarderen het wanneer duidelijk is wat er met hun geregistreerde uren gebeurt en hoe dit bijvoorbeeld hun verlof, overuren of bonus beïnvloedt.

Openheid over de “regels van het spel” (bijv. hoe overwerk wordt gecompenseerd, of waarom bepaalde gegevens worden bijgehouden) voorkomt misverstanden.

Geen controle-instrument, maar hulpmiddel

Wanneer zo’n systeem goed wordt uitgelegd en eerlijk wordt toegepast, zien werknemers het minder als controle-instrument en meer als een hulpmiddel. Kortom, eerlijkheid en open communicatie rond planning en tijdregistratie creëren een basis van vertrouwen, waarin werknemers bereid zijn mee te denken en mee te werken.

Flexibiliteit en inspraak voor werknemers

Een tweede aspect dat consequent naar voren komt in studies is de behoefte aan flexibiliteit. Werknemers willen waar mogelijk zelf invloed kunnen uitoefenen op hun werktijden en rooster. In diverse sectoren blijkt dat dit een grote bron van tevredenheid is.

Vooral in omgevingen met wisselende diensten (ploegendiensten, horeca, zorg, retail, etc.) verlangen medewerkers meer grip op hun rooster.

Meeste mensen willen zelf shift kiezen

Een recente internationale peiling liet zien dat maar liefst 78% van de ondervraagde werknemers liever zelf hun shifts kiest in plaats van deze toegewezen te krijgen (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Daarnaast wil 76% de mogelijkheid hebben om shifts onderling te ruilen zodra het rooster is vastgesteld (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Meerderheid wil mobiele app

Dit soort flexibiliteit stelt mensen in staat werk in te passen rondom andere verplichtingen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat organisaties tegenwoordig vaker mobiele rooster apps inzetten om dit te faciliteren – zo gaf 81% van de werknemers aan altijd de voorkeur te geven aan mobiele toegang tot hun werkrooster (via een app) (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023), zodat ze snel en makkelijk wijzigingen kunnen bekijken of aanvragen.

94% wil meer flexibiliteit

Ook buiten ploegendiensten, in meer traditionele kantoorbaan-omgevingen, staat flexibeler omgaan met uren hoog op de agenda. Wereldwijde onderzoeken tonen aan dat een overgrote meerderheid van professionals baat zegt te hebben bij flexibele werkopties. In een Deloitte-enquête onder 1000 werknemers gaf 94% aan dat zij zouden profiteren van meer werkflexibiliteit, bijvoorbeeld in de vorm van flexibele uren of locaties (Workplace Flexibility Survey | Deloitte US).

De belangrijkste genoemde voordelen hiervan zijn minder stress, betere mentale gezondheid en een betere integratie van werk en privéleven (Workplace Flexibility Survey | Deloitte US). Flexibiliteit kan vele vormen hebben – van zelf start- en eindtijden kiezen tot thuiswerkmogelijkheden of zelfs een kortere werkweek. Waar het om gaat is dat medewerkers enige autonomie ervaren in wanneer en hoe zij hun werkuren invullen.

Meer flexibiliteit, minder stress en meer geluk

Uit onderzoek blijkt dat dit directe effecten heeft op tevredenheid en zelfs loyaliteit. Werknemers die enige inspraak krijgen in hun rooster zijn doorgaans gelukkiger en minder gestrest (Importance of Employee Scheduling Preferences - Indeavor).

Omgekeerd kan een gebrek aan flexibiliteit leiden tot verloop: bijna de helft van de ondervraagde shiftwerkers gaf aan te overwegen ergens anders te gaan werken als hun schema voortdurend onvoorspelbaar is of geen rekening houdt met hun voorkeuren (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Het bieden van flexibiliteit – zij het door ruilmogelijkheden, variabele begin- en eindtijden of thuiswerkopties – wordt daardoor gezien als een win-win: medewerkers kunnen werk beter rondom hun leven plannen, en werkgevers zien hogere tevredenheid en minder verloop.

Meer bereid om extra te werken

Belangrijk is wel dat flexibiliteit optioneel en in overleg gebeurt. Zo blijkt dat 90% van de medewerkers bereid is extra uren of overwerk te draaien als dit op vrijwillige basis is en niet verplicht wordt gesteld (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

De keuzevrijheid maakt dus een groot verschil in hoe extra inzet wordt ervaren. Bedrijven die dit goed organiseren – bijvoorbeeld door vrijwilligers te vragen voor extra shifts in plaats van mensen in te roosteren zonder overleg – ervaren meer bereidwilligheid onder personeel.

Werk-privébalans als prioriteit

Uit wereldwijd onderzoek komt keer op keer naar voren dat een gezonde balans tussen werk en privéleven belangrijk is voor werknemersgeluk. Zo gaf in een internationale survey onder uur- en shiftwerkers 75% van de respondenten aan dat werk-privébalans “noodzakelijk” is voor hun werktevredenheid (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Belangrijker dan relatie met leidinggevende en werklocatie

Daarmee werd dit door meer mensen genoemd dan welke andere factor dan ook – zelfs vaker dan bijvoorbeeld een goede relatie met de leidinggevende (64%) of werken op een handige locatie (63%) (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023). Met andere woorden: voor de overgrote meerderheid van werknemers is het kunnen combineren van werk met hun privéleven van cruciaal belang.

Werkrooster direct invloed op families

Personeelsplanning en urenregistratie spelen hierin een directe rol. Roosters bepalen immers op welke momenten iemand beschikbaar moet zijn voor het werk, en systemen voor tijdregistratie bewaken vaak de grenzen (bijvoorbeeld maximaal aantal uren, pauzes, overwerk).

Als die systemen geen ruimte laten voor persoonlijke behoeften, gaat dat ten koste van de balans. Uit een uitgebreid onderzoek onder ploegendienst-medewerkers bleek dat 82% van de werknemers zegt dat hun werkrooster directe invloed heeft op hun mogelijkheid om er voor hun familie te zijn (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023).

Impact op hobby’s

Ook gaf 80% aan dat het rooster bepaalt in hoeverre ze tijd hebben voor dingen die ze leuk vinden buiten het werk (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023). Het moge duidelijk zijn: als een rooster te veel botst met privéverplichtingen, lijdt het gezins- en sociale leven daaronder.

Urenregistratie tools helpen

Een positief gegeven is dat goede urenregistratie-tools juist kunnen helpen bij het bewaken van die balans. Ruim een derde van de Nederlandse werknemers (33,7%) geeft aan dat urenregistratiesystemen hen helpen om een goede werk-privébalans te behouden (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx).

Doordat je inzicht krijgt in hoeveel je werkt, kun je op tijd ingrijpen als het teveel wordt. Het bijhouden van uren kan zo voorkomen dat onbewust te veel overuren gemaakt worden – iets wat 44,5% van de werknemers ook als voordeel ziet, zij vinden het “een belangrijk instrument om overuren te voorkomen” (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx).

Urenregistratie maakt werknemer zelfbewust

Dit wordt ondersteund door de bevinding dat twee op de vijf werknemers daadwerkelijk hun werktijden registreren om extra uren te helpen voorkomen (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx). Met andere woorden, een transparante urenregistratie kan werknemers bewuster maken van hun eigen werkpatroon en hen helpen grenzen te stellen, wat bijdraagt aan een gezondere balans.

Slechte planning is funest voor gezondheid en bedrijf

Daartegenover staat dat een ongezonde planning of urenlast de balans ernstig kan verstoren. Langdurig overwerk of constant moeten schakelen tussen wisselende diensten put mensen uit. In Nederland blijkt bijna de helft (46,7%) van de werknemers regelmatig overuren te maken (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx) – een indicatie dat werk soms teveel ten koste gaat van privé.

De redenen hiervoor variëren van onvoorziene gebeurtenissen op het werk (genoemd door ~38%) tot structureel personeelstekort (35%) en hoge werkdruk (27%) (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx).

Burn-out op de loer

Dit soort overwerk kan leiden tot stress en uiteindelijk burn-out als het niet in de hand wordt gehouden. Daarom waarderen werknemers planning- en registratiesystemen die helpen om op tijd pauze te nemen, vrije dagen te plannen en de workload binnen redelijke perken te houden. Werk-privébalans is niet zomaar een modewoord, maar “een drijvende kracht voor de huidige werkvloer” (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023) – een factor die direct samenhangt met tevredenheid, gezondheid en verloop van personeel.

Gebruiksvriendelijke systemen en eenvoud

Zelfs als de regels en afspraken rondom uren en roosters goed zijn, kan de praktische uitvoering nog tot frustratie leiden. Werknemers hechten veel waarde aan gebruiksvriendelijke systemen voor urenregistratie en roosterinformatie. Wanneer de tooling of methodiek omslachtig, onduidelijk of verouderd is, wordt het al snel als een last gezien door het personeel.

Weinig mensen houden uren bij

Uit een peiling in de zakelijke dienstverlening bleek dat slechts 20% van de medewerkers hun uren meerdere keren per dag bijhield, en nog eens 18% deed dit dagelijks. Maar liefst 62% hield de gewerkte uren onvoldoende bij (Urenregistratie vaak het ondergeschoven kindje in het bedrijfsleven - Emerce).

De reden? Veel werknemers stellen het registreren uit omdat het “als bijkomstigheid wordt gezien” en vaak te veel gedoe is (Urenregistratie vaak het ondergeschoven kindje in het bedrijfsleven - Emerce). Werknemers zien het handmatig schrijven van uren vaak als een administratieve rompslomp.

Oude systemen zoals Excel zijn tijdsintensief

In hetzelfde onderzoek gaf men aan dat ouderwetse methodes als omslachtig en tijdsintensief worden ervaren, vooral wanneer nog met oude ERP-systemen of Excel-sheets wordt gewerkt die niet erg gebruiksvriendelijk zijn (Urenregistratie vaak het ondergeschoven kindje in het bedrijfsleven - Emerce). Dergelijke inefficiënte processen ontmoedigen medewerkers om hun uren direct correct in te voeren, met als gevolg uitstelgedrag en onnauwkeurige registraties.

Simpele, gebruiksvriendelijke tools

De oplossing is duidelijk: investeer in eenvoudige, moderne tools. Software die intuïtief werkt, met een duidelijke interface en liefst ook mobiele apps, maakt een wereld van verschil. Werknemers geven aan dat ze dergelijke tools willen gebruiken omdat het hen zelf ook inzicht geeft.

Bijvoorbeeld, zoals eerder genoemd, verkiest 81% van de werknemers met wisselende diensten toegang tot hun rooster via een mobiele telefoon (Employee Satisfaction and Retention for Hourly Workforces in 2023) – dit wijst op de behoefte om altijd en overal snel even te kunnen checken wanneer je moet werken of om een aanpassing te doen.

Ook tijdregistratie-apps die automatisch kunnen klokken (bijv. via GPS of computerlogin) of die koppelen aan agenda’s, verlagen de last voor werknemers.

Gebruiksvriendelijkheid is een must

Gebruiksvriendelijkheid is geen luxe maar een must. Wanneer het systeem soepel werkt, zullen werknemers het vaker op de juiste manier gebruiken. Dat leidt weer tot betere gegevens (geen ontbrekende uren, minder fouten) én tevredener personeel.

Ze voelen zich gesteund in plaats van gehinderd door de technologie. In de woorden van een urenregistratie-expert: “Gebruiksvriendelijkheid de belangrijkste factor is bij het kiezen van een urenregistratiesysteem” (Urenregistratie gebruiksvriendelijkheid is een must! - geodynamics.nl) – als het systeem aansluit op de behoeften van medewerkers, zal het geen struikelblok maar een hulpmiddel zijn.

Vertrouwen versus controle

Een thema dat als een rode draad door dit alles loopt, is vertrouwen. Werknemers willen het gevoel hebben dat hun werkgever hen vertrouwt, ook als er systemen zijn om uren of aanwezigheid bij te houden. Zodra tijdregistratie of planning wordt ervaren als een middel tot controle of wantrouwen, schiet dat bij veel mensen in het verkeerde keelgat.

31% vindt urenregistratie wantrouwen

Uit het eerdergenoemde Europese onderzoek bleek dat bijna een derde (31,3%) van de Nederlandse werknemers verplichte urenregistratie ervaart als een vorm van wantrouwen en drang tot controle van de werkgever (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx).

Dit geeft aan hoe precair de balans is: een maatregel die bedoeld is om eerlijk te registreren kan door werknemers als signaal opgevat worden dat ze niet vertrouwd worden. Die perceptie kan leiden tot weerstand of zelfs stress.

22% vindt urenregistratie stressvol

Ruim 22% van de Nederlandse werknemers zegt expliciet dat urenregistratie voor hen een bron van stress is (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx) – vaak doordat ze het idee hebben constant ‘in de gaten gehouden’ te worden of bang zijn op elke minuut afgerekend te worden.

Bij bredere vormen van digitale medewerkermonitoring zien we dezelfde terughoudendheid. Ondanks strenge privacyregels wordt ongeveer vier op de tien werknemers met speciale software gemonitord in Nederland, en ruim de helft van hen vindt die controle vervelend en zou het liever uitzetten (Monitoring zorgt voor weerstand bij werknemers, maar | Personeelsnet).

Werknemers én werkgevers willen vertrouwen

Werknemers hechten dus sterk aan een gevoel van autonomie en vertrouwen. Als elke muisklik of elke minuut geregistreerd en geanalyseerd wordt zonder dat duidelijk is waarom, kan dat het moreel en de motivatie flink ondermijnen.

Aan de andere kant van de medaille geldt dat werknemers zélf ook hun werkgever moeten kunnen vertrouwen. Zo toonde een enquête aan dat bijna 30% van de professionals het niet aandurft om gebruik te maken van flexibele werkopties die worden aangeboden, uit angst voor negatieve gevolgen voor hun loopbaan en een gebrek aan vertrouwen vanuit het leiderschap (Workplace Flexibility Survey | Deloitte US).

Met andere woorden: als de cultuur uitstraalt “als je niet zichtbaar werkt, dan tel je niet mee”, zullen medewerkers zich bezwaard voelen om hun rooster echt flexibel in te delen – zelfs als de middelen er zijn. Het opbouwen van een cultuur van wederzijds vertrouwen is dus essentieel om de voordelen van urenregistratie en flexibele planning te realiseren.

Transparantie als belangrijkste factor

Gelukkig zijn er ook positieve signalen. Met de juiste communicatie en instelling kan tijdregistratie juist bijdragen aan vertrouwen. Transparantie, zoals eerder besproken, is daarbij een sleutelwoord: laat zien dat de gegevens gebruikt worden voor het goede doel (een eerlijk loon, voorkomen van overwerk, betere planning) en niet om werknemers te straffen.

Een duidelijke uitleg van nut en noodzaak kan helpen. Zoals Mark Bloem, directeur bij SD Worx, treffend zei: “Werknemers geloven nog vaak dat urenregistratie vooral draait om controle, maar eigenlijk zorgt het juist voor bewustwording over hoe je je tijd besteedt” (Bijna kwart Nederlandse werknemers ervaart urenregistratie als bron van stress | SD Worx).

Wanneer medewerkers merken dat inzicht in hun uren hénzelf ook iets oplevert – bijvoorbeeld efficiënter werken, erkenning van overuren, of hulp bij prioriteiten stellen – dan verdwijnt het gevoel van wantrouwen. Dan wordt een urenregistratiesysteem een gedeeld hulpmiddel in plaats van een Big Brother.

Vertrouwensprincipe

Vertrouwen komt erop neer dat volwassen professionals ook als zodanig behandeld willen worden. Bedrijven die uitgaan van het principe van vertrouwen (en alleen in uitzonderingsgevallen controleren) oogsten meestal meer loyaliteit. Werknemers voelen zich dan verantwoordelijk om hun uren correct in te vullen en hun afspraken na te komen, juist omdat ze dat vertrouwen niet willen schenden.

Het is een delicate balans: te weinig controle kan misbruik in de hand werken, maar te veel controle werkt averechts en ondermijnt de betrokkenheid. Succesvolle organisaties vinden een middenweg waarbij heldere afspraken, transparantie en vertrouwen hand in hand gaan.

Zorgen en knelpunten voor personeel

We hebben bij de verschillende thema’s al de nodige uitdagingen benoemd. Hier zetten we de meest genoemde knelpunten die werknemers ervaren rond urenregistratie en roosters nog eens op een rij:

• Onvoorspelbaarheid en inconsistentie
  Roosters die voortdurend veranderen of last-minute worden omgegooid, maken het lastig voor medewerkers om hun leven te plannen. Onvoorspelbaarheid leidt tot stress en ontevredenheid. Uit onderzoek onder uurwerkers blijkt dat consistentie erg belangrijk is: bijna 60% vindt een regelmatig werkpatroon noodzakelijk voor tevredenheid, en 79% heeft altijd de voorkeur voor een consistent schema boven steeds wisselende uren Is die regelmaat er niet, dan zegt bijna de helft dat ze zouden overwegen ergens anders te gaan werken. Onregelmatigheid is dus een groot pijnpunt.
  
  
• Te hoge werkdruk en overuren
  Zoals genoemd werken veel mensen regelmatig langer door dan contractueel afgesproken. Zolang dit onder controle blijft en gecompenseerd wordt, kan het oké zijn, maar vaak stapelt het zich op. Opeenvolgende lange dagen of structureel te weinig personeel leidt tot overbelasting. Werknemers maken zich zorgen als ze merken dat de werk-privébalans in gevaar komt door constante overuren. Ze waarderen urenregistratie juist omdat het kan helpen dit inzichtelijk te maken en te beperken maar als de cultuur verwacht “altijd maar door” te gaan, ontstaat frictie.
  
  
• Administratieve last en slechte tools
  Een veelgehoorde klacht is dat urenregistratie “weer een systeem erbij” is waar ze mee moeten worstelen. Wanneer de gebruikte software of methode niet intuïtief is, ervaren werknemers dit als extra belasting bovenop hun eigenlijke werk. Dit leidt tot fouten, onvolledige invoer of stress (“heb ik alles goed ingevuld?”). Onhandige systemen zijn daarmee een knelpunt dat relatief eenvoudig op te lossen is door te investeren in betere tools of automatisering. Bedrijven die dat nalaten, riskeren frustratie bij hun personeel.
  
  
• Privacy en gevoel van controle
  In het verlengde van vertrouwen: werknemers uiten zorgen over privacy. Ze vragen zich af wie alle geregistreerde data kan inzien en of ze voortdurend in de gaten worden gehouden. Het gevoel van continu gemonitord te worden (bijvoorbeeld via keystroke tracking, camerabewaking of GPS) kan zeer onbehaaglijk zijn. Meer dan de helft van gemonitorde werknemers stoort zich eraan als er te intensief gecontroleerd wordt. Knelpunt hier is vooral gebrek aan communicatie: als monitoring plaatsvindt, willen werknemers precies weten waarom en wat ermee gebeurt. Zonder die context ontstaat al snel het ergste vermoeden.
  
  
• Oneerlijkheid of willekeur
  Ten slotte benoemen werknemers soms het probleem van oneerlijke verdeling of willekeur in roosters en uren. Bijvoorbeeld: altijd dezelfde collega’s die de voorkeur krijgen voor populaire vrije dagen, of ondoorzichtige toekenning van overuren. Ook verkeerde of ontbrekende urenregistraties op de loonstrook kunnen voor ergernis zorgen. Dit soort kwesties valt weer terug op transparantie en gelijkwaardigheid: als medewerkers het idee hebben dat er met twee maten gemeten wordt, raakt dat direct hun motivatie.
  
  

Conclusie: gebruiksvriendelijke tool + vertrouwen loont

Werknemers in alle soorten organisaties verlangen dus veel van dezelfde basisdingen als het gaat om urenregistratie en personeelsplanning. Ze willen duidelijkheid en transparantie over hun werktijden en de registratie daarvan. Ze waarderen flexibiliteit en inspraak, zodat werk en privé in evenwicht blijven. Ze vragen om gebruiksvriendelijke systemen die hun leven makkelijker maken in plaats van moeilijker. En bovenal willen ze behandeld worden met vertrouwen, niet met wantrouwen of overdreven controle.

Tegelijkertijd zijn ze eerlijk over de knelpunten: als deze aspecten niet op orde zijn, leidt dat tot stress, ontevredenheid en soms zelfs verloop. Ee ondoorzichtige planning of tijdsregistratie die puur als controlemiddel voelt, kan het moreel schaden. Het is aan werkgevers en managers om hier de juiste balans in te vinden.

Elk bedrijf en iedere sector is natuurlijk anders, maar de rode draad is duidelijk. Luister naar wat werknemers belangrijk vinden in urenregistratie en roosters, en onderbouw beslissingen met feiten en feedback. Zo bouw je een systeem dat niet alleen de uren telt, maar ook rekening houdt met de mensen áchter die uren.

Plan demo met Werktijden.nl

Kies voor één van de beste rools voor urenregistratie en rooster maken. Plan nu een demo in en ontdek hoe het jouw bedrijf helpt.