Verplichte scholing: telt studietijd, huiswerk en reistijd als werktijd?

Verplichte scholing telt als werktijd wanneer de wet of de cao de werkgever verplicht die scholing aan te bieden. Over huiswerk en reistijd zegt de wet niks.

In het kort

• Scholing die de werkgever op grond van wet of cao aanbiedt, is kosteloos voor de medewerker en geldt als arbeidstijd.
  
  
• Een verplichte cursus in de avond of het weekend is ook arbeidstijd. Die uren tellen mee voor de grenzen uit de Arbeidstijdenwet.
  
  
• Hoe je die uren vergoedt, via uitbetaling of tijd voor tijd, regelen het contract en de cao.
  
  
• Huiswerk en zelfstudie regelt de wet nergens. Bij veel zelfstudie is het aannemelijk dat die uren meetellen.
  
  
• Reistijd naar een cursus op een andere locatie dan de vaste werkplek telt volgens de beleidsregels van de Inspectie als arbeidstijd. De reiskosten betaalt de werkgever.
  
  
• Een studiekostenbeding voor verplichte scholing is nietig.

Wat telt als werktijd bij verplichte scholing?

De tabel toont per situatie of de uren als arbeidstijd gelden. De toelichting per situatie staat verderop in het artikel.

Welke scholing geldt als verplichte scholing?

Scholing is verplicht in de zin van artikel 7:611a lid 2 BW wanneer de werkgever die op grond van Europees recht, Nederlandse wetgeving, een cao of een regeling van een bevoegd bestuursorgaan aan zijn medewerkers moet verstrekken om het werk uit te voeren. De algemene scholingsplicht uit lid 1 valt daar ook onder.

Die verplicht de werkgever om scholing mogelijk te maken die nodig is voor de functie, en voor het voortzetten van het dienstverband als de functie vervalt of de medewerker die functie niet langer kan vervullen.

Verplichte scholing: telt studietijd, huiswerk en reistijd als werktijd? 

• een training voor een nieuw kassasysteem, planningspakket of CMS dat de medewerker in zijn functie gebruikt;
• bijscholing om vakbekwaam te blijven, zoals de BHV-herhaling voor medewerkers die als bedrijfshulpverlener zijn aangewezen;
• een cursus binnen een verbetertraject;
• herplaatsingsscholing wanneer de eigen functie verdwijnt.

Twee soorten opleidingen vallen buiten de regeling. De eerste is een opleiding voor een beroepskwalificatie die de medewerker al bij indiensttreding hoorde te hebben, zoals bij gereglementeerde beroepen. Die valt er wel onder als de wet of de cao de werkgever verplicht die opleiding aan te bieden.

De tweede is een opleiding die de medewerker zelf wil volgen, voor persoonlijke ontwikkeling of een overstap naar ander werk. De werkgever mag dan vragen die opleiding in eigen tijd te volgen of er verlof voor op te nemen.

Het type contract maakt voor de regeling geen verschil. Ze geldt voor een vast of tijdelijk contract, een min-maxcontract en een nulurencontract, en ook voor uitzendkrachten. De enige uitzondering is huishoudelijk personeel dat minder dan vier dagen per week voor een particulier werkt.

Drie regels uit artikel 7:611a BW

Voor verplichte scholing gelden sinds 1 augustus 2022 drie regels tegelijk:

1. Kosteloos
   De werkgever betaalt de opleiding, het examengeld, het studiemateriaal en de reiskosten.
   
   
2. Arbeidstijd
   De uren die de medewerker aan de scholing besteedt, gelden als arbeidstijd.
   
   
3. Waar mogelijk tijdens werktijd
   De werkgever plant de scholing op momenten waarop de medewerker normaal werkt.
   
   

De derde regel laat ruimte voor een cursus buiten het rooster, bijvoorbeeld als een opleider alleen avondlessen geeft. De tweede regel geldt dan nog steeds: ook die avonduren zijn arbeidstijd.

Studiekostenbeding bij verplichte scholing is nietig

Een studiekostenbeding legt vast dat een medewerker opleidingskosten terugbetaalt als hij binnen een bepaalde periode vertrekt. Voor verplichte scholing is zo'n beding nietig (artikel 7:611a lid 4 BW). De werkgever mag de kosten dan niet verhalen op de medewerker of verrekenen met het loon, en ook niet aftrekken van de transitievergoeding.

De wet kent geen overgangsrecht. Bedingen die vóór 1 augustus 2022 zijn afgesproken, zijn voor verplichte scholing sinds die datum ook nietig. Bedragen die een medewerker na 1 augustus 2022 volgens zo'n afspraak nog zou terugbetalen, is hij niet meer verschuldigd.

Voor een vrijwillige opleiding blijft een studiekostenbeding mogelijk. Leg daarom per opleiding vast of die verplicht is, en op grond van welke wet- of cao-bepaling.

Cursus buiten werktijd: ook avond- en weekenduren zijn arbeidstijd

Het Hof van Justitie van de EU besliste op 28 oktober 2021 (zaak C-909/19, Unitatea) dat een verplichte opleiding die een medewerker op initiatief van de werkgever volgt, arbeidstijd is. Dat de opleiding buiten de normale werkuren of in een andere plaats valt, verandert daar niets aan. De uitspraak gaat over de Europese Arbeidstijdenrichtlijn, waarop de Nederlandse Arbeidstijdenwet is gebaseerd.

Voor de planning betekent dit dat cursusuren meetellen voor de maximale arbeidstijd per dienst en per week, en voor de rusttijden. Een voorbeeld: een medewerker werkt tot 17:00 uur en volgt van 19:00 tot 22:00 uur een verplichte cursus. Zonder verkorte rusttijd begint zijn volgende dienst dan op zijn vroegst om 09:00 uur, omdat de 11 uur rust pas na de cursus ingaat. Alle normen staan op de pagina over de Arbeidstijdenwet.

Arbeidstijd en loon zijn twee verschillende vragen

Dat scholingsuren arbeidstijd zijn, zegt nog niet hoe de werkgever ze vergoedt. Daarvoor kijk je naar de arbeidsovereenkomst, de cao of de bedrijfsregeling. Komen de cursusuren boven de contracturen uit, dan zijn het meeruren of overuren. De werkgever betaalt die uit, eventueel met toeslag, of compenseert ze met vrije tijd.

Over die toeslag ontstaan in de praktijk geschillen. In een zaak van FNV oordeelde het gerechtshof dat een cao voor verplichte opleidingen buiten het rooster alleen tijd voor tijd voorschreef en geen overwerktoeslag, terwijl de kantonrechter eerder het omgekeerde had beslist. De tekst van de cao gaf de doorslag.

Verdient een medewerker het minimumloon, dan mag zijn gemiddelde uurloon door extra scholingsuren niet onder het minimumloon zakken. Uitbetalen ligt dan meer voor de hand dan compenseren met verlof. Meer daarover staat in het artikel over overuren uitbetalen.

Telt huiswerk of zelfstudie als werktijd?

Artikel 7:611a BW noemt huiswerk, voorbereiding en zelfstudie nergens. Werkgeversvereniging AWVN noemt het onduidelijk of die uren onder de regeling vallen. Wel wijst zij erop dat een werkgever de regel zou kunnen omzeilen door een opleiding grotendeels als zelfstudie in te richten. Hoe groter het aandeel studietijd, hoe aannemelijker dat die uren ook als arbeidstijd gelden.

In de praktijk werkt het zo:

• Voorgeschreven e-learning of opdrachten die bij de verplichte scholing horen, plan je in het rooster.
  
  
• Huiswerk bij een klassikale cursus leg je vooraf vast als een aantal studie-uren per les, week of module. Die uren registreer je als scholing.
  
  
• Extra studie die de medewerker uit eigen beweging doet, bijvoorbeeld om een hoger cijfer te halen, valt buiten die afspraak.
  
  

Een vaste afspraak vooraf voorkomt discussie achteraf over het aantal uren dat de medewerker thuis aan de opleiding heeft besteed.

Telt reistijd naar de cursus als werktijd?

De Arbeidstijdenwet omschrijft reistijd nergens. Het uitgangspunt is dat tijd onder gezag van de werkgever arbeidstijd is. Woon-werkverkeer valt daar volgens de Rijksoverheid buiten. Reizen in opdracht van de werkgever valt er wel onder. De beleidsregels van de Inspectie noemen het reizen naar een andere plaats dan de standplaats voor een verplichte cursus uitdrukkelijk als arbeidstijd.

Voor verplichte scholing geeft dat drie situaties:

• Cursus op de eigen werkplek
  De reis valt onder woon-werkverkeer en telt daarom niet als arbeidstijd.
  
  
• Cursus op een andere locatie, vanuit huis
  De reistijd telt volgens de beleidsregels van de Inspectie als arbeidstijd. Veel cao's bevatten eigen afspraken over reistijd, dus controleer die eerst.
  
  
• Cursus op een andere locatie, vanaf het werk
  Dit is werk-werkverkeer en telt als arbeidstijd.
  
  

De reiskosten naar een verplichte cursus horen bij de kosten die de werkgever betaalt, los van de vraag of de reistijd als arbeidstijd telt. Hoe een gewone reiskostenvergoeding werkt, lees je in het artikel over reiskostenvergoeding.

Scholingsuren inplannen en registreren

Wie scholing als arbeidstijd behandelt, legt die uren ook zo vast. Werkgevers houden volgens de Arbeidstijdenwet een deugdelijke registratie bij van gewerkte uren en rusttijden, en scholingsuren horen daarbij.

• Plan de cursus als dienst in het rooster, ook als die in de avond of het weekend valt. Zo zie je vooraf of de dag binnen de maximale arbeidstijd en de rusttijden blijft.
  
  
• Gebruik een aparte urensoort voor scholing in de urenregistratie. Dan zie je per medewerker hoeveel uren naar scholing gaan en welke uren je uitbetaalt of met tijd voor tijd compenseert.
  
  
• Registreer reistijd naar een externe cursuslocatie apart, zodat je die volgens de cao kunt vergoeden.
  
  
• Leg vooraf de studie-uren voor huiswerk vast en boek die als scholing.
  
  
• Noteer bij elke opleiding de grondslag: welke wet- of cao-bepaling maakt de scholing verplicht. Daarmee staat meteen vast of de opleiding kosteloos is en of een studiekostenbeding mogelijk is.