Excel vs urenregistratie software

Excel en urenregistratietools zijn beide populair voor het bijhouden van gewerkte uren, maar verschillen flink van elkaar. Excel geeft je volledige controle over je data en is gratis. Tools zorgen voor automatisering, gebruiksgemak en tijdwinst, maar kotsen wel geld. Wanneer is het tijd om de kiezen voor een urenregistratie tool, zoals Werktijden?

Hoofdonderwerpen in dit artikel

In dit artikel behandelen we de belangrijkste aspecten die je helpen bij het maken van de juiste keuze:

• Functies en mogelijkheden van beide systemen
• Kosten en prijsmodellen vergeleken
• Gebruiksgemak en leercurve
• Automatisering en tijdsbesparing
• Rapportagemogelijkheden en inzichten
• Beveiliging en data-opslag

Excel voor urenregistratie

Excel heeft jarenlang gefungeerd als de standaard voor urenregistratie in veel bedrijven. Het biedt volledige flexibiliteit bij het opzetten van urenstaten. Je kunt zelf bepalen welke kolommen je toevoegt, hoe je formules opstelt en welke berekeningen je automatiseert.

Het grote voordeel van urenregistratie in Excel ligt in de aanpasbaarheid. Elk bedrijf kan templates maken die perfect aansluiten bij hun werkwijze. Denk aan projectcodes, verschillende tarieven per medewerker of complexe berekeningen voor overwerk en toeslagen. Deze flexibiliteit maakt Excel tot een goede tool voor bedrijven.

Toch brengt Excel ook uitdagingen met zich mee. Het opstellen van een goed werkend systeem vereist veel tijd en kennis van formules. Fouten in formules kunnen leiden tot verkeerde berekeningen, wat vooral bij salarisadministratie problematisch is. Dit komt enorm vaak voor, merken we bij klanten die zijn overgestapt. 

Uitdagingen met Excel

Medewerkers vergeten regelmatig hun uren bij te werken, omdat Excel geen herinneringen stuurt. Het handmatig invoeren van data kost tijd en vergroot de kans op invoerfouten.

Samenwerking wordt ingewikkeld wanneer meerdere mensen toegang nodig hebben tot dezelfde bestanden. E-mailen van Excel-bestanden heen en weer leidt tot verschillende versies, waarbij onduidelijk wordt welke versie de juiste is. Dit probleem wordt groter naarmate het team groeit. Hetzelfde geldt voor verlofregistratie, min- en plusuren bijhouden en evenementenplanningen. Het kan allemaal in Excel, maar kost veel tijd en is foutgevoelig.

Speciale software voor online urenregistratie

Een urenregistratie tool, zoals Werktijden.nl, synchroniseert automatisch alle gegevens. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie hun uren invoeren via computer, tablet of smartphone. Deze toegankelijkheid - met onder andere een mobiele app - maakt het bijhouden van uren veel makkelijker.

Werktijden.nl biedt standaardfuncties die specifiek ontworpen zijn voor urenregistratie. Denk aan automatische berekeningen van overuren, projecttoewijzing en tijdregistratie per taak. De interface is gebruikersvriendelijk ontworpen, waardoor nieuwe gebruikers snel wegwijs raken zonder uitgebreide training.

Automatisering bespaart tijd

Het grootste voordeel van Werktijden.nl ligt in de automatisering van terugkerende taken. Het systeem stuurt automatisch herinneringen naar medewerkers die hun uren nog niet hebben ingevuld. Managers ontvangen overzichten van wie wel en niet heeft geregistreerd.

Rapportages genereren gebeurt met één klik, terwijl dit in Excel handmatig samenstellen betekent. Het systeem berekent automatisch totalen per project, medewerker of periode. Deze automatisering voorkomt fouten en bespaart wekelijks uren administratief werk.

Kostenvergelijking: gratis versus betaald

Excel lijkt goedkoper omdat de licentiekosten eenmalig zijn. Bij nadere onderzoek blijkt dit genuanceerder te liggen. Het opzetten van een werkend Excel-systeem kost veel tijd van medewerkers. Deze uren kosten geld, ook al zie je dit niet direct terug op de factuur. Hetzelfde geldt voor de onrust en onduidelijkheid die het brengt voor medewerkers.

Werktijden.nl werkt met maandelijkse kosten per gebruiker. Voor een team van vijf mensen betaal je ongeveer €40-50 per maand, afhankelijk van het gekozen pakket. Deze kosten zijn voorspelbaar en bevatten alle functies, updates en ondersteuning.

Gebruiksgemak en leercurve

Het dagelijks werken met urenregistratie moet zo makkelijk mogelijk zijn, omdat medewerkers deze taak vaak als administratieve last ervaren. Excel 'vereist' dat gebruikers formules begrijpen en de juiste cellen vinden om hun data in te voeren. Voor mensen met beperkte Excel-kennis is dat vervelend.

Tools hebben een interface die tot op de detail ontworpen is voor het invoeren van uren. Grote knoppen, duidelijke labels en logische navigatie. Nieuwe medewerkers kunnen binnen een paar minuten zelfstandig werken, terwijl Excel vaak enige training vergt.

De mobiele app van Werktijden.nl biedt een enorm voordeel voor medewerkers, merken we ook bij klanten. Uren invoeren kan direct na het uitvoeren van een taak, en inzien kan altijd. Excel-bestanden zijn moeilijk te gebruiken op kleine schermen en vereisen vaak een computer.

Rapportage en inzichten

Goede rapportages helpen bij het nemen van zakelijke beslissingen. Excel biedt uitgebreide mogelijkheden voor het maken van grafieken en draaitabellen. Maar, het opstellen van wekelijkse rapportages kan veel tijd kosten als je alles handmatig moet samenstellen.

Werktijden.nl genereert automatisch verschillende soorten rapportages. Overzichten per project tonen direct waar de meeste tijd naartoe gaat. Productiviteitsanalyses helpen bij het ontdekken van inefficiënties. Deze inzichten zijn geweldig voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Het exporteren van data naar andere systemen verloopt bij beide oplossingen soepel. Excel-bestanden kunnen direct worden geïmporteerd in boekhoudsoftware. Werktijden.nl biedt API-koppelingen voor integratie met externe systemen.

Beveiliging en data-opslag

Excel-bestanden worden meestal lokaal opgeslagen of gedeeld via e-mail. Dit brengt beveiligingsrisico's met zich mee, omdat bestanden kunnen worden gelekt of per ongeluk worden gewist. 

Werktijden.nl slaat alle data beveiligd op in Nederlandse datacenters. Automatische backups zorgen ervoor dat gegevens nooit verloren gaan. Het systeem voldoet aan GDPR-wetgeving en heeft tweefactorauthenticatie voor extra beveiliging.

Voor bedrijven die gevoelige projectinformatie verwerken, kan de locatie van data-opslag belangrijk zijn. Excel geeft volledige controle over waar bestanden worden bewaard. Werktijden.nl werkt alleen met Nederlandse servers, wat voor veel bedrijven acceptabel is.

Schaalbaarheid en groei

Kleine teams van twee tot vijf mensen kunnen prima functioneren met een goed opgezet Excel-systeem. Wanneer het team groeit naar vijf of meer medewerkers, wordt Excel lastiger. Het beheren van toegangsrechten, verschillende versies en rapportages wordt te tijdrovend.

Werktijden.nl groeit mee met je bedrijf. Nieuwe gebruikers toevoegen kost enkele minuten. Het systeem blijft even snel werken met vijftig gebruikers als met vijf. Deze schaalbaarheid maakt het een toekomstbestendige keuze voor groeiende bedrijven.

Veelgestelde vragen

Kan ik later overstappen van Excel naar Werktijden.nl?
Ja, je kunt bestaande Excel-data importeren in Werktijden.nl via CSV-bestanden. De overgang verloopt meestal binnen enkele uren.

Werkt Werktijden.nl ook offline?
Nee, je hebt een internetverbinding nodig. Wel kun je uren invoeren op je telefoon en synchroniseren zodra je weer online bent.

Is Excel echt gratis voor urenregistratie?
Excel zelf kost geld via Microsoft 365. Daarnaast moet je tijd investeren in het opzetten en onderhouden van je systeem.

Kan Werktijden.nl koppelen met mijn boekhoudsoftware?
Ja, het systeem biedt koppelingen met populaire boekhoudpakketten.

Kies voor Excel als je volledige controle wilt en tijd hebt om een systeem op te zetten. Ga voor Werktijden.nl als je direct aan de slag wilt met professionele urenregistratie. Probeer beide opties gratis uit om te ontdekken welke het beste aansluit bij jouw werkwijze.