Een rooster maken met AI doe je zo + gratis templates

Je wilt zelf een rooster maken met AI, zonder meteen software aan te schaffen. Dit artikel laat stap voor stap zien hoe je dat doet met ChatGPT, met kant-en-klare prompts, twee gratis voorbeeldroosters en het punt waar een chatbot tegen de Arbeidstijdenwet aanloopt.

Kan je een werkrooster maken met AI?

Ja. Met een AI-tool zoals ChatGPT stel je binnen een paar minuten een conceptrooster op. Voor een klein team met vaste diensten werkt dat prima.

Zodra de beschikbaarheid van veel medewerkers, de Arbeidstijdenwet en wisselingen op het laatste moment meespelen, loopt een chatbot tegen grenzen aan. Dan neemt roostersoftware het controlewerk over.

Wat AI wel en niet voor je rooster doet

Wat je nodig hebt voordat je begint

Een rooster is zo bruikbaar als de gegevens die je erin stopt. Verzamel deze informatie voordat je de AI aan het werk zet. Hoe concreter je invoer, hoe scherper het resultaat.

• Namen, rollen en kwalificaties
  Wie is barista, wie mag de kassa doen, wie draait de late dienst.
  
  
• Beschikbaarheid en voorkeuren
  Wie kan wanneer, en wie werkt liever geen zaterdag.
  
  
• Contracturen
  Hoeveel uur per week per persoon.
  
  
• Openingstijden en diensten
  Welke dagen ben je open en welke diensten zijn er (dag, avond, nacht).
  
  
• De regels waar je je aan houdt
  De Arbeidstijdenwet en je eigen cao of bedrijfsregeling.
  
  
• Bijzonderheden
  Verlofaanvragen, vaste vrije dagen, en of je met werknemers onder de 18 werkt (voor hen gelden aparte regels).
  
  

Rooster maken met AI in 5 stappen

Stap 1: Verzamel je gegevens

Zet de informatie uit de checklist hierboven op een rij. Een kort lijstje per medewerker met beschikbaarheid en contracturen is genoeg. Deze gegevens plak je straks in je prompt, zodat de AI niets hoeft te raden.

Stap 2: Schrijf een prompt met context

Een sterke prompt bevat vier onderdelen: de opdracht, je gegevens, de regels en het gewenste format. Geef de AI een duidelijke rol en vraag om een tabel. Zo ziet zo'n prompt eruit:

Je bent een ervaren planner. Maak een weekrooster voor mijn team.

TEAM (naam, rol, contracturen, beschikbaarheid):
- Sanne, bediening, 32 uur, beschikbaar wo t/m zo
- Tom, keuken, 24 uur, niet op zondag
- Lisa, bediening, 16 uur, alleen vrijdag en zaterdag
[vul je eigen team aan]

OPENINGSTIJDEN: woensdag t/m zondag, 11:00 tot 23:00
DIENSTEN: dagdienst 11:00-17:00, avonddienst 17:00-23:00

REGELS (Arbeidstijdenwet):
- Maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week
- Minimaal 11 uur aaneengesloten rust tussen twee diensten
- Pauze van 30 minuten bij een dienst langer dan 5,5 uur
- Houd rekening met de contracturen en de opgegeven beschikbaarheid

FORMAT: geef het rooster als tabel met de dagen als kolommen en de
medewerkers als rijen. Zet onder de tabel per persoon het totaal
aantal ingeroosterde uren. Geef aan als een wens niet past.

Stap 3: Laat de AI een conceptrooster opstellen

De AI levert nu een ingevulde tabel op. Vraag expliciet om het uursaldo per persoon eronder, dan zie je in een oogopslag of iedereen op de afgesproken uren zit. Klopt de verdeling nog niet, dan stuur je bij met een vervolgprompt (stap 5).

Stap 4: Controleer op de Arbeidstijdenwet en je cao

Dit is de stap die je nooit overslaat. Een chatbot volgt de regels die je meegeeft, tegelijk mist hij fouten die je niet expliciet benoemt. Loop het concept daarom langs deze punten. De cijfers komen van de Rijksoverheid.

• Maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week.
• Over 4 weken gemiddeld maximaal 55 uur per week, over 16 weken gemiddeld maximaal 48 uur.
• Minimaal 11 uur aaneengesloten rust per 24 uur. Eenmaal per 7 dagen mag je dat inkorten tot 8 uur, en dan uitsluitend als het werk daarom vraagt.
• Minimaal 36 uur aaneengesloten rust per week. Werkt iemand meer dan 5 dagen, dan geldt 72 uur rust per 14 dagen, op te splitsen in blokken van minimaal 32 uur.
• Pauze: langer dan 5,5 uur werken geeft recht op 30 minuten (op te splitsen in 2 keer 15). Langer dan 10 uur geeft recht op 45 minuten (in 3 keer 15).
• Nachtdienst: maximaal 10 uur, onder voorwaarden te verlengen tot 12 uur.
• Werknemers van 15, 16 en 17 jaar hebben aparte regels. Voor scholieren telt schooltijd mee als arbeidstijd.
• In je cao of bedrijfsregeling kunnen andere afspraken staan. Die gaan voor op de standaardregels.
  
  

Houd je je niet aan deze regels, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie een boete opleggen. Die loopt op tot rond de 200 euro per persoon per dag. Reden genoeg om deze controle serieus te nemen.

Stap 5: Verfijn met vervolgprompts

Het eerste concept is zelden meteen af. Stuur bij in gewone taal, de AI onthoudt de context van je gesprek:

• "Tom zit op 28 uur, terwijl zijn contract 24 uur is. Herverdeel zijn extra dienst over Sanne en Lisa."
• "Controleer of iedereen minimaal 11 uur rust heeft tussen een avonddienst en de dienst erna."
• "Lisa heeft vrijdag afgezegd. Zoek een vervanger uit de beschikbare mensen en pas het rooster aan."
  
  

Voorbeeld: weekrooster voor een horecateam van 6

Om te laten zien wat je terugkrijgt, gaven we ChatGPT de prompt uit stap 2 voor een cafe-restaurant met zes medewerkers, open van woensdag tot en met zondag. Dit is het conceptrooster dat de tool opstelde.

Op het eerste gezicht ziet dit er netjes uit. De uren kloppen met de contracten en de beschikbaarheid is gerespecteerd. Toch zit er een fout in die je makkelijk over het hoofd ziet.

Kijk naar Youssef
Hij draait vrijdag de avonddienst tot 23:00 en staat zaterdag alweer om 11:00 ingeroosterd. Dat is 12 uur rust, dus dat past net. Draai je de zaak later dicht, bijvoorbeeld tot 01:00, en begint de ochtenddienst om 08:00, dan blijft er 7 uur rust over. Daarmee kom je onder de wettelijke ondergrens van 11 uur (die je eenmaal per week tot 8 uur mag inkorten). Een chatbot ziet dat niet vanzelf, tenzij je er expliciet naar vraagt. Precies daarom staat de controle in stap 4 en de ATW-check bij de prompts hieronder.

Dit is de kern van zelf roosteren met AI. Het concept is in een handomdraai klaar. De verantwoordelijkheid voor de controle blijft bij jou.

Kant-en-klare prompts om te kopieren

Deze prompts kun je direct plakken in ChatGPT, Claude of Gemini. Vervang de teksten tussen haakjes door je eigen gegevens. Wil je een prompt op maat, gebruik dan de tool onderaan dit artikel.

1. Basis weekrooster

Maak een weekrooster voor mijn team. Team en beschikbaarheid:
[plak je lijst]. Openingstijden: [tijden]. Diensten: [diensten].
Verdeel de diensten eerlijk, houd je aan de contracturen en geef
het resultaat als tabel met per persoon het uurtotaal eronder.

2. Rekening houden met beschikbaarheid en voorkeuren

Herzie dit rooster [plak rooster] zo dat niemand wordt ingeroosterd
op een moment dat als niet-beschikbaar staat. Voorkeuren:
[bijv. Sanne liever geen zondag, Tom liever ochtend]. Los voorkeuren
op waar het past en meld het als een wens botst met de bezetting.

3. ATW-check op een bestaand rooster

Controleer dit rooster [plak rooster] op de Arbeidstijdenwet.
Check per persoon: minimaal 11 uur rust tussen twee diensten,
maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week, en een pauze van
30 minuten bij diensten langer dan 5,5 uur. Geef elke overtreding
weer met naam, dag en de reden.

4. Diensten herverdelen na een afzegging

[Naam] valt uit op [dag]. Zoek een vervanger uit de beschikbare
medewerkers, houd rekening met hun contracturen en rust, en laat
zien wat er in het rooster verandert.

5. Drukke periode of vakantie

Volgende week verwacht ik het [x procent] drukker door [reden].
Stel een rooster op met extra bezetting in de avonddiensten,
zonder dat iemand boven de 48 uur gemiddelde per week uitkomt.
Geef aan of ik met de huidige bezetting uitkom of mensen tekortkom.

Waar AI in het roosteren tegen een grens loopt

Zelf roosteren met AI brengt je een heel eind. Voor een klein, stabiel team is het een prettige start. Werk je met een groter team of veel wisselingen, dan stapelen de handmatige controles zich op. Dit zijn de vier punten waar een losse chatbot afhaakt.

De Arbeidstijdenwet garanderen

Een chatbot volgt de regels die je in de prompt zet. Vergeet je er een, of komt er een cao-afspraak bij, dan glipt een overtreding er ongemerkt doorheen. Het voorbeeld met Youssef liet dat zien. Bij een team van zes controleer je dat nog met de hand. Bij twintig medewerkers over meerdere weken wordt dat foutgevoelig, en juist daar hangt een boete van de Arbeidsinspectie aan vast.

De beschikbaarheid van je team live bijhouden

De AI weet alleen wat jij op dat moment intypt. Geeft een medewerker een dag later een nieuwe verlofwens door, dan voer je dat zelf opnieuw in. Er is geen plek waar je team zijn beschikbaarheid actueel houdt en jij dat direct terugziet.

Controle op dubbele diensten en te weinig rust

Een chatbot waarschuwt je niet uit zichzelf als iemand dubbel staat of te weinig rust krijgt. Je vraagt er telkens actief om. Een gemiste check en de fout staat in het gepubliceerde rooster.

Wijzigingen op het laatste moment

Iemand meldt zich ziek op vrijdagavond. In een chatgesprek betekent dat: opnieuw invoeren, opnieuw laten herschikken, en zelf iedereen inlichten. Precies op het moment dat je die tijd het minst hebt.

Wanneer stap je over naar roostersoftware

De vuistregel is simpel. Kost het handmatig controleren je meer tijd dan het rooster zelf, dan ben je toe aan een tool die dat werk overneemt. Roostersoftware bewaakt de Arbeidstijdenwet vanzelf, houdt de beschikbaarheid van je team live bij en signaleert dubbele diensten voordat je publiceert. 

Bij een ziekmelding schuif je een dienst en gaat de melding automatisch naar de juiste persoon.

Wil je die stap zetten, kijk dan naar het verschil tussen zelf rooster maken met AI en een planningssysteem dat de controle voor je doet. Ook je urenregistratie en verlofaanvragen lopen dan op een plek, zodat gewerkte uren direct kloppen met het rooster.

Veelgestelde vragen

Welke AI kan ik gebruiken om een rooster te maken?

ChatGPT, Claude en Gemini werken allemaal met de prompts uit dit artikel. Ze verschillen in stijl, niet in aanpak. Belangrijker dan de tool is je invoer: hoe concreter je gegevens en regels, hoe scherper het rooster.

Voldoet een rooster uit ChatGPT aan de Arbeidstijdenwet?

Alleen als jij de regels meegeeft en het resultaat controleert. De AI volgt wat je in de prompt zet en bewaakt niets uit zichzelf. Loop elk concept daarom na op rust, maximale uren en pauzes, zoals in stap 4. Roostersoftware doet die controle vanzelf.

Kan AI rekening houden met beschikbaarheid en voorkeuren?

Ja, zolang je die informatie in de prompt zet. De AI verdeelt de diensten over de mensen die op dat moment kunnen. Verandert er iets, dan voer je de nieuwe situatie opnieuw in.

Wat kost het om een rooster met AI te maken?

Met de gratis versie van de meeste AI-tools kom je een heel eind. De echte investering zit in je tijd: gegevens verzamelen, de prompt schrijven en het resultaat controleren. Voor een groter team weegt die tijd al snel op tegen een planningstool die het werk overneemt.

Wanneer kies ik voor roostersoftware in plaats van ChatGPT?

Zodra je wekelijks roostert voor een groter team, met veel wisselingen of strikte cao-regels. Op dat punt kost handmatig controleren meer tijd dan winst, en neemt software de bewaking van de Arbeidstijdenwet, de beschikbaarheid en de communicatie over.