De verborgen kosten van 10 minuten te laat werktijd registreren

Veel werkgevers denken dat kleine registratieverschillen geen probleem zijn.

Tien minuten te laat in- of uitklokken. Een paar minuten langer pauze. Iets eerder stoppen.

Dat lijkt onbelangrijk. Tot je het gaat uitrekenen.

Die 10 minuten veranderen namelijk in honderden uren verloren tijd per jaar. En dus in loonkosten die je wél betaalt, maar nooit terugverdient.

Waarom 10 minuten per dag wél uitmaakt

Tijdregistratie gebeurt in veel bedrijven nog via Excel, papieren staten, of simpelweg vertrouwen.

Maar het maakt vaak wel uit.

Want 10 minuten per medewerker per dag is 50 minuten per week.

50 minuten per week is 3,33 uur per maand.

3,33 uur per maand × 12 maanden = 40 uur per jaar per medewerker.

Je betaalt dus één volledige werkweek extra per medewerker. Zonder tegenprestatie. En zonder dat je het doorhebt.

 Concreet rekenvoorbeeld

Scenario 1. Klein bedrijf (10 medewerkers)

10 medewerkers × 40 uur per jaar = 400 uur verlies. Dat is ruim € 5.600 per jaar die je niet terugziet. Dat bedrag is hoger dan de meeste softwarelicenties voor urenregistratie.

Scenario 2. MKB (25 medewerkers)

Bij 25 medewerkers zit je al boven de € 14.000 per jaar. Alleen door onnauwkeurige registratie. Geen verzuim, geen ziekte, geen loonsverhoging. Alleen 10 minuten onnauwkeurigheid per dag.

Scenario 3. Grotere organisatie (50 medewerkers)

Nu gaat het echt pijn doen. 50 medewerkers betekent een verlies van ruim € 28.000 per jaar. En dan hebben we het nog niet eens over cao-naleving, overuren of boetes bij inspectie.

Verborgen kosten waar je niet op rekent

Het probleem is groter dan alleen loonkosten. Tijdregistratie raakt meerdere onderdelen van je bedrijf:

• Overuren worden verkeerd uitbetaald
• Verlofuren worden onjuist afgeschreven
• Pauzes zijn niet te controleren
• Roosters lijken kloppend, maar zijn dat niet
• Je risico op cao-conflicten stijgt
• Verloning kost meer tijd door correcties

Iedere ontbrekende minuut moet handmatig worden hersteld. En handwerk = fouten, discussies, administratie, irritatie.

Waarom software dit probleem wél oplost

Met een urenregistratiesysteem registreert niemand meer “ongeveer”. Start en stop gaat via app, terminal of locatiecheck. Geen afronding op kwartieren. Geen Excel. Geen natte vingers.

Het systeem koppelt automatisch met verloning. Je betaalt wat écht gewerkt is. Niet meer. Niet minder.

En dat is precies waarom urenregistratiesoftware zichzelf terugverdient. Niet in een jaar. In een maand.

Zonder software betaal je structureel te veel. Met software betaal je alleen wat iemand werkt. Het verschil = pure winst.

Wanneer verdien je het terug?

Als je meer dan 6 medewerkers hebt, is de foutmarge al duurder dan de software.

6 medewerkers × 10 min per dag = 20 uur per maand verlies. 20 uur × €14,28 = € 285 per maand aan loonkosten.

De gemiddelde urenregistratietool kost daar niet eens de helft van.

Conclusie: kleine fouten zijn dure fouten

Tien minuten voelt onschuldig. Maar bij personeel is tijd gelijk aan geld. Wie geen exacte uren bijhoudt, verliest geld. Elke dag opnieuw.

Een bedrijf met 25 medewerkers verspilt al € 14.000 per jaar. Niet door ziekte. Niet door verzuim. Gewoon door onnauwkeurige tijdregistratie. Dat is geen kostenpost. Dat is een lek.

→ Probeer Werktijden.nl 14 dagen gratis
Geen betaalgegevens. Geen verplichtingen.