Personeelsplanning voor meerdere vestigingen: de complete gids

Franchiseketens, winkelformules en horecagroepen lopen vaak tegen hetzelfde probleem aan: elke locatie plant zelfstandig, maar niemand ziet het grote plaatje. Het gevolg? Sommige vestigingen zitten met tekorten terwijl andere teveel personeel hebben. Daarom is personeelsplanning regelen in meerdere vestigingen zo belangrijk. Maar hoe pak je het aan?

Dit lees je in dit artikel

• Waarom planning over meerdere locaties zo ingewikkeld is
• Welke methoden werken voor verschillende organisatievormen
• Hoe je grip houdt zonder vrijheid van filiaalmanagers te beperken
• Concrete stappen om het goed te organiseren

Waarom planning over meerdere locaties lastig is

Elke vestiging heeft eigen openingstijden, klantenstromen en personeelsbehoefte. Tegelijk wil je als organisatie grip houden op totale arbeidskosten en ervoor zorgen dat alle locaties volgens dezelfde standaarden werken.

Bij 20 vestigingen met gemiddeld acht medewerkers per locatie heb je te maken met 160 mensen. Als elke vestiging zijn eigen planningsysteem gebruikt, krijg je geen overzicht. Je weet niet hoeveel uren er totaal worden gedraaid, welke vestigingen te maken hebben met verzuim of waar ruimte is voor extra personeel.

Veel organisaties beginnen met losse Excel-bestanden per vestiging. Dit werkt prima tot je ongeveer vijf locaties hebt. Daarna wordt het onwerkbaar. Verlofaanvragen komen via verschillende kanalen binnen, dienstwisselingen gebeuren zonder dat het centraal bekend is en niemand weet precies wat de totale personeelskosten zijn.

De verwarring neemt toe als medewerkers in meerdere vestigingen werken. Een flexkracht die maandag in Amsterdam werkt en dinsdag in Utrecht moet je op beide locaties inplannen zonder dubbele boekingen te maken. Zonder centrale afstemming gaat dat vaak mis.

Drie niveaus van controle

Je hebt als organisatie keuze uit drie manieren om personeelsplanning aan te pakken. Welke bij jou past hangt af van jullie organisatiecultuur en de mate van zelfstandigheid die je vestigingen hebben.

Niveau 1: Centrale planning

Het hoofdkantoor maakt alle roosters voor alle vestigingen. Filiaalmanagers geven alleen door hoeveel personeel ze nodig hebben en wie beschikbaar is. Deze aanpak geeft maximale controle maar kost veel tijd en neemt lokale flexibiliteit weg.

Dit werkt bij organisaties met gestandaardiseerde processen en weinig variatie tussen vestigingen. Denk aan fastfoodketens waar elke locatie volgens hetzelfde draaiboek werkt.

Niveau 2: Decentrale planning

Elke vestiging maakt zijn eigen rooster, maar gebruikt hetzelfde systeem. Het hoofdkantoor kijkt mee en ziet direct waar knelpunten ontstaan. 

Deze methode past bij franchiseformules en filiaalorganisaties waar managers verantwoordelijk zijn voor hun eigen resultaat. Ze houden vrijheid maar wel binnen afgesproken kaders.

Niveau 3: Volledige autonomie met rapportageplicht

Vestigingen bepalen zelf hoe ze plannen en welke tools ze gebruiken. Ze leveren alleen maandelijks cijfers aan over gewerkte uren en kosten. Dit geeft vrijheid maar weinig grip.

Dit model zie je bij organisaties waar vestigingen juridisch zelfstandig zijn en veel autonomie hebben. De centrale organisatie stuurt vooral op eindresultaat in plaats van werkwijze.

Zo kan het er in de praktijk uitzien

Een horecagroep met vijftien restaurants gebruikte jarenlang per locatie een eigen systeem. Sommige managers werkten met Excel, anderen met een app. Het hoofdkantoor had geen idee wat de totale personeelskosten waren tot de maandelijkse cijfers binnenkwamen.

Ze besloten over te stappen naar één centraal systeem. Alle restaurants bleven hun eigen planning maken, maar werkten in dezelfde software. Het hoofdkantoor kon nu elke week zien welke restaurants boven budget zaten en waar problemen ontstonden.

Na drie maanden bleek dat vier restaurants structureel te maken hadden met overuren. Door medewerkers te laten wisselen tussen nabijgelegen locaties losten ze dit op. Twee andere restaurants hadden juist ruimte om extra personeel in te zetten tijdens piekdagen.

Het resultaat na een half jaar was tien procent lagere personeelskosten en meer tevreden medewerkers die beter wisten waar ze aan toe waren.

Welke data het belangrijkst is

Je hoeft niet alles te meten om grip te krijgen. Start met vier kerngetallen die je wekelijks bijhoudt per vestiging. Deze cijfers geven direct inzicht in de belangrijkste knelpunten.

Deze cijfers verzamel je automatisch als vestigingen hun planning maken in hetzelfde systeem. Je hoeft niemand extra werk te geven of aparte rapportages op te vragen.

Let op dat je niet te veel gaat meten. Organisaties die twintig verschillende cijfers bijhouden raken het overzicht juist kwijt. Focus op wat echt impact heeft op resultaat en werkbaarheid.

Medewerkers laten meedenken in hun planning

De beste roosters ontstaan niet op kantoor maar op de werkvloer. Medewerkers weten zelf het beste wanneer ze beschikbaar zijn en welke taken bij hen passen. Als je hen die ruimte geeft binnen duidelijke kaders, nemen ze verantwoordelijkheid.

Planningstools zoals Werktijden.nl geven medewerkers toegang tot hun eigen rooster via een app. Ze zien wanneer ze werken, kunnen verlof aanvragen en diensten ruilen met collega's. De manager ziet alle wijzigingen en keurt ze goed of af.

Dit scheelt enorm veel communicatie. Geen WhatsApp-groepen meer waarin medewerkers vragen of iemand wil ruilen. Geen discussies achteraf over wie wanneer vrij had gevraagd. Alles staat vast en is voor iedereen inzichtelijk.

Voorbeeld

Bij een winkelketen met dertig vestigingen werken veel studenten en scholieren. Hun beschikbaarheid wisselt per week door wisselende lesroosters. Door hen zelf hun beschikbaarheid te laten doorgeven hoeft de manager niet achter iedereen aan te bellen. Het systeem waarschuwt automatisch als iemand wordt ingepland terwijl hij niet beschikbaar is. Ook kunnen er diensten onderling geruild worden.

Beschikbaarheid

Geef aan wanneer je wel en niet kunt werken

Maandag

10:00 - 18:00

Dinsdag

Hele dag

Woensdag

Hele dag

Donderdag

18:00 - 21:00

Vrijdag

Hele dag

Zaterdag

9:00 - 10:00

Zondag

Hele dag

Veelgemaakte fouten die je kunt vermijden

Organisaties die voor het eerst werken met centrale personeelsplanning maken vaak dezelfde fouten. Door deze te kennen voorkom je onnodige problemen.

Fout 1: Te veel willen in één keer
Je wilt alles perfect hebben vanaf dag één. Dit leidt tot vertraging en frustratie. Begin simpel met basisplanning en voeg later functies toe zoals verlofregistratie en de prikklok.

Fout 2: Niet luisteren naar filiaalmanagers
Het hoofdkantoor bepaalt van bovenaf hoe het moet. Managers voelen zich niet gehoord en gaan tegenwerken. Betrek hen vanaf het begin bij keuzes en beslissingen.

Fout 3: Onvoldoende training geven
Je denkt dat goede software vanzelf werkt. Niemand weet precies hoe het moet en mensen vallen terug op oude gewoontes. Investeer tijd in goede training en blijf beschikbaar voor vragen. De support van Werktijden.nl ondersteunt hier in.

Fout 4: Geen duidelijke regels afspreken
Iedereen interpreteert vrijheid anders. De ene vestiging plant ruim in, de andere zuinig. Maak heldere afspraken over minimale en maximale bezetting per moment.

Fout 5: Te snel willen besparen
Je gebruikt de nieuwe inzichten direct om mensen te ontslaan of uren te schrappen. Dit creëert weerstand en angst. Gebruik gewonnen tijd en geld eerst om te investeren in verbetering.

Waar let je op bij het kiezen van een urenregistratie tool?

Software is geen doel maar een middel. Kies een systeem dat past bij hoe jullie werken in plaats van jullie werkwijze aan te passen aan software. Let op deze vijf eigenschappen bij het kiezen van planningssoftware.

Toegankelijkheid voor medewerkers

Het systeem moet net zo makkelijk zijn als WhatsApp. Als medewerkers eerst een handleiding moeten lezen, gaan ze het niet gebruiken. Test de software met echte medewerkers voordat je besluit.

Koppelingen met andere systemen

Geplande uren moeten automatisch overgaan naar salarisadministratie. Dit soort koppelingen voorkomen dubbel werk en tikfouten. Vraag welke koppelingen beschikbaar zijn en wat deze kosten.

Rapportages die je echt gebruikt

Veel systemen kunnen honderd verschillende rapportages maken. Je hebt er vijf nodig die direct bruikbare informatie geven. Vraag om een demo waarin je ziet welke standaardrapportages beschikbaar zijn.

Mobiele app voor onderweg

Managers en medewerkers moeten planning kunnen zien en wijzigen vanaf hun telefoon. Een systeem dat alleen op de computer werkt is niet meer van deze tijd.

Goede support en training

Als het systeem uitvalt of iets werkt niet, moet je binnen een uur antwoord hebben. Vraag hoe support geregeld is en wat dit kost. Gratis software heeft vaak geen goede support.

Rendement dat je terugziet

Organisaties die overstappen naar gestructureerde personeelsplanning over meerdere vestigingen zien gemiddeld drie verbeteringen binnen een jaar. Deze voordelen kun je meten:

Lagere personeelskosten

Door betere afstemming tussen vraag en aanbod dalen overuren gemiddeld gezien. Je plant vaker precies genoeg personeel in zonder te ruim of te krap te zitten. Dit bespaart direct geld zonder dat je mensen hoeft te ontslaan.

Minder administratieve drukte

Managers besteden minder tijd aan planning en communicatie over roosters. Deze tijd gebruiken ze voor klanten en teamontwikkeling. Dit verhoogt kwaliteit zonder extra kosten.

Hogere medewerkerstevredenheid

Medewerkers weten eerder wanneer ze werken en kunnen gemakkelijker vrij krijgen of diensten ruilen. Dit verhoogt werkplezier en verlaagt verloop. Nieuwe mensen aannemen en inwerken kost meer dan bestaande mensen tevreden houden.

Veelgestelde vragen over personeelsplanning meerdere vestigingen

Hoelang duurt het voordat je resultaat ziet?

De eerste verbeteringen zie je binnen een maand. Meetbare besparingen in personeelskosten zijn zichtbaar na ongeveer 6 tot 12 maanden.

Wat kost het om over te stappen naar centraal plannen?

Software kost tussen vijf en twaalf euro per medewerker per maand. Daarnaast moet je rekenen op tien uur trainingstijd. Dit verdien je terug door lagere personeelskosten. Bereken het zelf op deze pagina.

Kunnen kleine vestigingen hetzelfde systeem gebruiken als grote?

Ja, goede software schaalt mee. Kleine vestigingen gebruiken alleen basisfuncties, grotere vestigingen gebruiken meer geavanceerde opties. Iedereen betaalt voor wat hij gebruikt.

Wat als vestigingen niet mee willen werken?

Start met vestigingen die wel willen en laat hen hun succes delen. Als drie vestigingen tien procent besparen, willen anderen dat ook. Peer pressure werkt beter dan druk van bovenaf.

Gratis starten met Werktijden.nl?

Grip krijgen op personeelsplanning over meerdere vestigingen begint met één simpele actie die je vandaag nog kunt doen. Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe makkelijk de tool van Werktijden is. Meer dan 6.000 kleine en grote bedrijven gingen je voor.