Verlof: zo zit het in elkaar
Verlof is er in diverse soorten en maten. Zo is er wettelijk bepaald verlof, wat in principe voor iedere werkende hetzelfde is, en is er sprake van bovenwettelijk en/of bijzonder verlof.
Verschillende wettelijke verlofvormen
Op deze pagina leggen we uit wat de verschillende verlofvormen zijn, en hoe de verlofkaart van het personeel eenvoudiger en overzichtelijker in kaart kan worden gebracht.
Wettelijk verlof staat, zoals de benaming al doet vermoeden, vastgelegd in de wet en geldt voor iedere werkende. Hier vallen verschillende typen verlof onder, welke we weer kunnen onderverdelen in de volgende categorieën:
Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof;
Geboorteverlof;
Ouderschapsverlof;
Adoptieverlof of pleegzorgverlof;
Zorgverlof (kortdurend en langdurend);
Calamiteitenverlof en kort verzuimverlof;
Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof
Iedere werkende die zwanger raakt, heeft recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof. Uiterlijk drie weken voordat de zwangere met verlof moet gaan, dient het verlof aangevraagd te zijn bij de werkgever. Als vanzelfsprekend is hierin geen ruimte tot discussie vanuit de werkgever. Dit zijn vastgelegde reglementen die voor iedere werkgever gelden. Tevens dient er rekening gehouden te worden met de aanvraag van een zwangerschapsuitkering bij het UWV. Meer informatie over hoe dit in zijn werk gaat, is te lezen op de website van de Rijksoverheid. Let op: is de werknemer zwanger van een twee- of meerling? Dan is er mogelijk sprake van langer verlof. Controleer dit altijd bij de juiste instanties.
Geboorteverlof
Hoewel geboorteverlof hetzelfde lijkt te klinken als bevallingsverlof, is niets minder waar. Geboorteverlof heeft betrekking op de partner. Is het kind geboren, dan is het wettelijk verplicht om als werkgever de partner enkele dagen verlof te geven. Zo kan de partner optimaal aanwezig zijn bij de eerste, belangrijke dagen. Officieel is dit een werkweek, afhankelijk van het aantal contracturen. Werkgevers zijn tevens verplicht om deze dagen door te betalen. Het gebeurt ook met regelmaat dat geboorteverlof langer doorloopt, maar dit is aan de werkgever om te bepalen, is geen verplichting en valt dus automatisch onder bovenwettelijk verlof.
Ouderschapsverlof
Ouderschapsverlof is het type verlof dat opgenomen kan worden zodra het kind geboren is. Dit geldt voor zowel de moeder als de partner, en kan bijvoorbeeld een vaste ‘papa-’ of ‘mamadag’ zijn. Het is geen verplichting om als werknemer dit verlof op te nemen, maar in de praktijk gebeurt dit over het algemeen wel. De werkgever mag dit type verlof niet weigeren; net als de overige typen verlof in dit lijstje valt het onder wettelijk verlof.
Adoptieverlof of pleegzorgverlof
Wanneer een werknemer een kind in adoptie of pleegzorg neemt, is het belangrijk dat de werknemer voldoende ruimte en vrijheid krijgt om te kunnen wennen aan de nieuwe situatie. Hiervoor mag verlof aangevraagd worden.
Zorgverlof (kortdurend en langdurend)
De situatie van een werknemer kan continu veranderen. Het is belangrijk dat werkgevers hierop kunnen anticiperen en hiervoor open staan. In geval van zorgverlof kan dit verschillende gevolgen hebben. Zo kan zorgverlof van korte duur zijn, in het geval van een ziek kind of zieke partner die niet in staat is voor zichzelf te zorgen. Maar ook langdurig zorgverlof dient de werkgever toe te staan. Vaak komt dit onverwachts, dus het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn.
Calamiteitenverlof en kort verzuimverlof
Een goed voorbeeld van dergelijk verlof is wanneer de partner op het punt van bevallen staat. Andere spoedeisende en onverwachte situaties vallen hier ook onder. Het verlof kan variëren van een paar uur tot enkele dagen, afhankelijk van de situatie.
Wettelijk versus bijzonder verlof
Bijzonder verlof is in principe een wettelijke aangelegenheid, maar wordt toch vaak los benoemd.
Bijzonder verlof
Bijzonder verlof mag aangevraagd worden wanneer er speciale gelegenheden zijn. Denk hierbij aan bruiloften, jubilea of examen, maar ook een begrafenis of crematie. Tevens valt huisarts- en ziekenhuisbezoek hieronder. Als werkgever wordt bijzonder verlof doorbetaald, net als alle andere bovengenoemde verlofvormen.
Bovenwettelijk verlof
Het kan zijn dat werkgevers ervoor kiezen om hun personeel een hoger verlofsaldo te geven. Dat kan natuurlijk, en wordt dan vastgelegd in het arbeidscontract. Deze verlofdagen kunnen door de werknemer op eenzelfde wijze worden ingezet als het reguliere verlofsaldo.
Verlofregistratie in excel
Hoe groter het team, hoe complexer verlofregistratie wordt. Ieder heeft zijn eigen behoeftes, doet aanvragen via allerlei kanalen (per telefoon, e-mail, of in de wandelgangen) en dat zorgt ervoor dat er naast de lopende zaken wel eens zaken langs elkaar heen gaan. Het resultaat: een ontevreden werknemer, maar ook chaos in het bedrijf. Want zeker als het van belang is dat er een bepaald aantal man op de vloer staat, dan is het niet handig als er verlofuren over het hoofd gezien worden en er mankracht ontbreekt.
In het begin is verlofregistratie nog goed op te lossen in excel. Redelijk overzichtelijk brengt de handige tool het verlofsaldo in kaart. Maar het vervolgens koppelen aan de personeelsplanning? Dat is een ander verhaal. Vaak zien we dat, wanneer er gebruik gemaakt wordt van Excel of Spreadsheets, er verschillende documenten in de cloud zweven die elk maar half gevuld zijn. Onvolledige informatie zorgt weer voor chaos, en inefficiëntie.
Tips en tricks om verlofregistratie in Excel efficiënter in te richten?
Om er iets meer structuur in te brengen, hebben we enkele tips en tricks uitgewerkt. Deze tips en tricks zijn hier terug te lezen. En is er behoefte aan ‘the next step’? Dan vertellen we hieronder graag wat een verlofapp voor het bedrijf kan doen!
Wat een verlofapp kan doen om het makkelijker te maken
Chaos in de verlofregistratie? Hulp is nabij! Een verlofapp geeft een overzichtelijker beeld van de verlofkaart per werknemer, en in hoeverre het haalbaar is voor het totale project, de totale afdeling of organisatie om verlofuren op te nemen en een vangnet te hebben. Bij Werktijden.nl hebben we zelfs een nog efficiëntere oplossing. Een verlofapp is namelijk leuk en behulpzaam, maar hoe zit het dan met urenregistratie en het maken van een personeelsplanning voor de dag, week of maand?
In de software van Werktijden.nl kunnen werkgevers in één app al deze zaken oppakken. Tevens hebben werknemers toegang, waarbij werkgevers kunnen instellen hoeveel rechten elk teamlid heeft. Werknemers kunnen zelf vrije dagen bijhouden en weten precies wat hun verlofsaldo is.
Het is mogelijk om verlof aan te vragen op een centrale plek, waar de werkgever ook maar op een centrale plek hoeft te kijken om verlof te kunnen goedkeuren. Door middel van kleuren kunnen de verschillende verlofvormen aangegeven worden, zodat in een oogopslag duidelijk is wat er speelt. Bovendien groeit de app van Werktijden.nl mee met de levensloop van de werknemer, het bedrijf én de wetgeving. Verandert er iets in de situatie? Dan veranderen ook de rechten op zaken als verlof. Dit wordt automatisch aangepast in onze tool, zodat werkgevers daar zelf geen omkijken naar hebben.
Benieuwd hoe de verlofkaart eruit ziet in de Werktijden.nl app?
We laten het graag zien! Het is mogelijk om de plannings app van Werktijden.nl gratis en vrijblijvend twee weken uit te proberen.
Kijk rustig of de verlofregistratie prettig werkt en vraag vooral ons team naar alle mogelijkheden.
Probeer Gratis