Strategische personeelsplanning
De juiste mensen op de juiste plek hebben is de kern van elk succesvol bedrijf. Het streven naar een optimale afstemming tussen de behoeften van de organisatie en de capaciteiten van het personeel is het belangrijskte aspect van een strategische personeelsplanning. Wat daar allemaal bij komt kijken en hoe je dit proces effectief implementeert lees je in dit artikel. Inclusief praktische voorbeelden en handige tools.
Wat is een strategische personeelsplanning?
Een strategische personeelsplanning gaat verder dan alleen het invullen van openstaande vacatures en maken van een personeelsplanning in Excel. Het is een systematische benadering om ervoor te zorgen dat je als bedrijf over de juiste mix van talenten en competenties beschikt om doelstellingen te bereiken. Het draait om het voorspellen van toekomstige personeelsbehoefte, het identificeren van de belangrijkste functies en het ontwikkelen van strategieën om tekorten aan te vullen en overtollige capaciteit te verminderen.
In een klein team is het vaak relatief eenvoudig en goedkoop. Bijvoorbeeld door de maand-, week– en dagplanning vorm te geven in Excel of Google Spreadsheets. Maar zodra een klein of middelgroot bedrijf groeit of er sprake is van een organisatie met meerdere vestigingen – zoals vaak in de detailhandel het geval is – dan is een strategische uitwerking van de personeelsplanning een volgende stap.
Voorbeeld van strategische personeelsplanning
Als voorbeeld nemen we een snelgroeiend techbedrijf. Het bedrijf weet dat het de komende jaren meer ontwikkelaars en engineers nodig heeft om aan de groeiende vraag te voldoen. In plaats van reactief te handelen en ad-hoc nieuwe vacatures te creëren, begint het bedrijf met een strategische personeelsplanning. Ze analyseren de huidige samenstelling van het personeelsbestand en identificeren de belangrijkste competenties en kwaliteiten die nodig zijn voor toekomstige groei.
Voorbereid op de toekomst
Vervolgens beoordelen ze intern welke medewerkers potentieel hebben om door te groeien naar deze cruciale functies. Door middel van gerichte training en ontwikkelingsprogramma’s bereiden ze deze medewerkers voor op de toekomstige uitdagingen.
Aantrekken van talent
Daarnaast kijken ze naar externe bronnen, zoals het aantrekken van talentvolle afgestudeerden en het verkennen van samenwerkingsverbanden met opleidingsinstituten. Op deze manier bouwen ze een sterke pijplijn van potentiële medewerkers op, zodat ze snel kunnen inspelen op de groeiende vraag naar technisch personeel.
Efficiënte personeelsplanning
In Excel of Spreadsheets is het heel eenvoudig om een eerste stap te zetten naar een efficiëntere werkwijze. Echter is het vaak erg ‘recht toe, recht aan’ en is het lastig om overzichtelijk te kunnen zien waar meer handjes nodig zijn en waar op bespaard kan worden. Bovendien is de kans groot dat het overzicht ontbreekt als het aankomt op contracturen. Hierdoor is het risico dat medewerkers (veel) meer ingepland worden in de maand dan in het contract gecommuniceerd is groter. Overuren sluipen erin en het mogelijke gevolg is dat de werknemer ontevredenheid ervaart. Bovendien kost het vaak ook meer geld. De leus ‘tijd is geld,’ kunnen we hier dus heel letterlijk nemen. Daarom is een goede tool voor onder andere verlofregistratie en een personeelsplanning een must voor elke bedrijf dat structureel wil verbeteren.
Strategische personeelsplanning met Excel
Excel kan een handige tool zijn bij het uitvoeren van strategische personeelsplanning. Het stelt je in staat om gegevens over het huidige personeelsbestand, zoals functies, competenties en ervaringsniveaus, overzichtelijk te organiseren en analyseren. Met behulp van formules en grafieken kun je trends identificeren en toekomstige behoeften voorspellen.
Het is echter essentieel om de beperkingen van Excel te erkennen en te overwegen of het gebruik van gespecialiseerde strategische personeelsplanningstools op de lange termijn voordeliger kan zijn voor de groei en ontwikkeling van je organisatie.
Strategische personeelsplanning tool
Naast Excel zijn er ook speciale tools beschikbaar die het proces van strategische personeelsplanning vergemakkelijken. Deze tools bieden geavanceerde functionaliteiten en automatisering om het planningsproces efficiënter en effectiever te maken. Met een strategische personeelsplanningstool kun je bijvoorbeeld gemakkelijk scenario’s simuleren, rekening houden met verschillende factoren zoals groeiprognoses, verloop en benodigde competenties.
Stappenplan voor strategische personeelsplanning
Om strategische personeelsplanning succesvol te implementeren, is het belangrijk om een gestructureerd stappenplan te volgen. Hieronder volgt een beknopt overzicht van de belangrijkste stappen:
1. Organisatieanalyse: Begin met het analyseren van de huidige en toekomstige doelstellingen van de organisatie. Identificeer de strategische prioriteiten en vertaal deze naar de benodigde competenties en capaciteiten van het personeel.
2. Inventarisatie van huidig personeelsbestand: Breng de huidige situatie van het personeelsbestand in kaart. Analyseer de vaardigheden, kwalificaties en ervaring van het personeel en bepaal welke functies cruciaal zijn voor het succes van de organisatie.
3. Toekomstige behoefte bepalen: Voorspel de toekomstige personeelsbehoefte op basis van interne en externe factoren zoals groeiverwachtingen, technologische ontwikkelingen en markttrends.
4. Gap-analyse: Vergelijk de huidige situatie met de gewenste toekomstige situatie. Identificeer de tekorten en overschotten aan personeel en bepaal welke acties er moeten worden ondernomen.
5. Ontwikkelings- en wervingsstrategieën: Ontwikkel een strategie om de personeelstekorten aan te vullen. Dit kan onder andere training en opleiding omvatten, evenals het aantrekken van nieuw talent via werving en selectie.
6. Implementatie en evaluatie: Breng de strategische personeelsplanning in de praktijk en monitor regelmatig de voortgang en resultaten. Stel waar nodig bij en blijf flexibel in het aanpassen van de planning aan veranderende omstandigheden.
Conclusie
Een strategische personeelsplanning is een krachtig instrument om de toekomstige succes en groei van een organisatie te waarborgen. Door proactief en doordacht te plannen, kun je zorgen voor de juiste mensen op de juiste plek. Of je nu gebruik maakt van Excel of een gespecialiseerde tool zoals Werktijden, volg het stappenplan en pas de strategieën toe die het beste bij jouw organisatie past. Op deze manier ben je goed uitgerust om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan en het maximale potentieel uit je personeelsbestand te halen.
Wat een verademing! Ik zag altijd op tegen het klusje de personeelsplanning te maken. Ook slopen er nog wel eens wat foutjes in de handgeschreven roosters. Sinds ik Werktijden.nl gebruik is er rust en overzicht gekomen wat betreft de personeelsplanning. Echt een aanrader, zeer gebruiksvriendelijk en bovendien betaalbaar.
Functies van Werktijden.nl
Ook voor werknemers zelf zijn er een hoop functies beschikbaar. De planner beslist uiteindelijk zelf wie waar bij kan en wie waar bewerkingsrechten heeft, maar denk bijvoorbeeld aan het ruilen van diensten of het realtime reageren op ziekteverlof. Werknemers krijgen op het moment van ziekmelding van de collega een melding, waarop ze zelf kunnen reageren. In-app communicatie is mede hierin enorm eenvoudig, waardoor eventuele (last-minute) aanpassingen in het rooster snel besproken kunnen worden.
Probeer Werktijden 14 dagen gratis
Zonder automatische verlenging
Probeer Gratis