Wat is workforce management en waarom is het belangrijk?

Workforce management houdt zich bezig met het optimaal inzetten van de beschikbare menselijke middelen in een organisatie. Dit omvat niet alleen het plannen van werktijden, maar ook het matchen van de juiste vaardigheden met de juiste werknemers. En dat óók nog eens op de juiste tijd. Workforce management draagt bij aan efficiëntie, tevredenheid van zowel werknemers als klanten en uiteindelijk het succes van de organisatie als geheel. Een ander woord voor workforce management is ‘strategische personeelsplanning‘.

Wat levert goed workforce management op?

Workforce Management is belangrijk, omdat het ervoor zorgt dat alles soepel verloopt in een bedrijf. Als je personeel niet goed wordt ingepland en bepaalde werkpieken niet goed worden ingeschat, kan het een rommeltje worden.

1. Meer efficiëntie

Een van de meest directe opbrengsten van goed workforce management is de verbeterde efficiëntie. Door de juiste mensen op het juiste moment in te zetten, verspeel je geen kostbare tijd. Er is geen overbezetting, geen onderbezetting – alleen een optimale bezetting die leidt tot verhoogde productiviteit en strakke processen. Dit leidt weer tot meer omzet.

2. Meer geld

Efficiënt gebruik van werknemers betekent vaak kostenbesparingen. Te veel werknemers inplannen kan leiden tot onnodige loonkosten, terwijl te weinig werknemers resulteren in lagere productiviteit, overspannen werknemers en gemiste kansen. Workforce management helpt bedrijven deze balans te vinden, wat resulteert in flinke besparingen op de lange termijn.

3. Tevreden werknemers

Werknemers die op de juiste momenten werken en voldoende pauzes en vrije tijd krijgen, zijn over het algemeen gelukkiger en gemotiveerder. Een goed workforce management houdt rekening met de behoeften en voorkeuren van werknemers. Dat resulteert in een hogere mate van werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid en minder uitloop. Sterker nog: naast het behoud van personeel, trekt het ook nieuw talent aan. Ideaal in deze tijden van een schrijnend personeelstekort.

4. Betere klanttevredenheid

Klanttevredenheid staat – als het goed is – hoog op de prioriteitenlijst van elk bedrijf. Met de juiste personeelsinzet kan een bedrijf de klanttevredenheid verbeteren. Klanten worden sneller en efficiënter bediend, wat leidt tot tevreden klanten en betere reviews.

5. Flexibiliteit

De zakelijke wereld zit vol verrassingen en veranderingen. Een goed workforce management stelt bedrijven in staat om snel te reageren op onverwachte situaties, zoals plotselinge pieken in de vraag of onverwacht verzuim. Dit aanpassingvermogen draagt bij aan de algehele wendbaarheid van een organisatie.

Hoe pas je workforce management toe?

Workforce management hoort eigenlijk geen optie te zijn, maar essentieel onderdeel. Hoe je het goed toepast, lees je in dit hoofdstuk

1. Data verzameling en analyse

Het begint allemaal met data. Verzamel gegevens over werkdruk, seizoensgebonden trends en het gedrag van werknemers en klanten. Analyseer deze informatie om patronen te ontdekken en te begrijpen wanneer het druk is en wanneer het rustiger is. Deze gegevens vormen de basis voor een goed onderbouwde personeelsplanning. Er zijn verschillende tools en software om deze data te verzamelen. Daar komen we later op terug.

2. Voorspelling van werkdruk

Gebruik de verzamelde gegevens om de werkdruk te voorspellen. Dit helpt bij het identificeren van drukke periodes waarin meer personeel nodig is en rustigere tijden waarin minder personeel hoeft te werken.

3. Personeelslanning

Op basis van de voorspelde werkdruk, maak je een gedetailleerde personeelsplanning en roosters voor je werknemers. Hierbij moet rekening worden gehouden met de beschikbaarheid van werknemers, hun vaardigheden en voorkeuren.

4. Flexibiliteit inbouwen

Zorg ervoor dat de planning flexibel is om in te spelen op onverwachte veranderingen. Er kunnen zich altijd situaties voordoen die aanpassingen vereisen, zoals zieke werknemers, werknemers met ouderschapsverlof of onverwachte pieken in de vraag.

5. Work management software

Workforce management software helpt bij het verzamelen van data en het maken van een strakke personeelsplanning. Deze software en tools  maken het daarnaast gemakkelijker om schema’s te maken, werktijden bij te houden en veranderingen door te voeren. De inzichten die je hierdoor krijgt, zijn onbetaalbaar. Dat verdien je op de lange termijn eenvoudig terug door je work management continu te optimaliseren.

6. Betrokkenheid van werknemers

Betrek je werknemers bij het planningsproces en houd rekening met hun beschikbaarheid en voorkeuren. Gemotiveerde werknemers zijn productiever en tevredener, wat bijdraagt aan een positieve werkomgeving. Daarnaast zorgt het voor minder uitloop.

7. Continue evaluatie en aanpassing

Workforce management is geen eenmalige taak. Evalueer regelmatig hoe goed je planning werkt en pas deze aan indien nodig. Houd ook rekening met feedback van werknemers en analyseer voortdurend de gegevens om nieuwe trends te ontdekken.

Beginnen met workforce management

Nu je weet wat workforce management is, wat het oplevert en hoe je het in grote lijnen toepast, is het zaak om van start te gaan. Hoe je dat het best aanpakt lees je in dit hoofdstuk.

Software van Werktijden.nl

Een eerste slimme stap is het overwegen van geschikte softwareoplossingen. Werktijden.nl biedt geavanceerde software (met app) die speciaal is ontworpen om de complexiteit van personeelsplanningen én alles wat daarbij komt kijken te versimpelen. Met functies zoals roosters maken, urenregistratie, verlofregistratie en rapportages zet je een grote stap. De gebruiksvriendelijke interface en automatiseringsmogelijkheden besparen niet alleen tijd, maar zorgen er ook voor dat je de controle hebt over je personeelsbeheer.

Workforce manager aanstellen

Het aanstellen van een goede workforce manager is een essentiële stap voor organisaties die serieus bezig zijn met workforce management. Deze deskundige krijgt de verantwoordelijkheid om de strategische planning en coördinatie van personeel te leiden. Hij of zij zal werken aan het voorspellen van werkdruk, het maken van optimale roosters en het zorgen voor flexibiliteit om in te spelen op veranderingen. Vaak met behulp van software zoals Werktijden.nl. Een goede workforce manager betaalt zich eenvoudig terug.

De juiste mensen op de juiste plek