Personeelsadministratie: de complete gids

De personeelsadministratie van een bedrijf zorgt ervoor dat de gegevens van alle werknemers kloppen en up-to-date zijn. Dit omvat naast contactgegevens, zaken als beoordelingen, trainingen, verlof en zelfs personeelsplanningen. In deze complete gids over personeelsadministratie bespreken we alles wat je moet weten over dit begrip.

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie omvat de processen en systemen die een bedrijf gebruikt om de gegevens van haar werknemers te registreren, beheren en onderhouden. Voorbeelden zijn het verzamelen en bijhouden van persoonlijke gegevens, arbeidsovereenkomsten, loonadministratie en verlofaanvragen.

Het doel van personeelsadministratie is organisatie en overzicht van het personeelsbestand. Hierdoor werken HR-teams effectiever en voldoen bedrijven eerder aan de wettelijke eisen rondom privacy, werktijden en verlof. Het is een essentieel onderdeel van human resource management en draagt bij aan zowel de gezondheid van werknemers als de efficiëntie van het bedrijf.

Wat valt allemaal onder personeelsadministratie?

Personeelsadministratie omvat flink wat taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot werknemers. Hierbij de belangrijkste aspecten:

✅ Personeelsdossiers
Dit is de kern van personeelsadministratie. Het omvat het verzamelen, bijhouden en beheren van gedetailleerde informatie over elke werknemer. Denk aan basisgegevens zoals naam, adres en contactgegevens, maar ook meer specifieke informatie zoals arbeidsovereenkomsten, belastinginformatie, certificaten, opleidingen, en eventuele wijzigingen in dienstverband.

✅ Salarisadministratie
Een ander cruciaal aspect van personeelsadministratie is het beheer van de financiële aspecten van het personeel. Hieronder vallen loonberekeningen, belastingen, bonussen, overuren, en andere financiële compensatie. Het is belangrijk om deze processen nauwkeurig en tijdig te beheren om werknemers tevreden te houden en wettelijke vereisten na te leven.

✅ Verlof- en vakantiebeheer
Het beheren van verlofaanvragen en vakantiedagen is voor werknemers een belangrijk thema. Het omvat het vastleggen van verlofverzoeken, het bijhouden van resterende vakantiedagen en het plannen van afwezigheden.

✅ Wettelijke naleving
Wettelijke naleving in personeelsadministratie omvat de essentiële verplichting van een organisatie om te voldoen aan arbeids- en HR-gerelateerde wet- en regelgeving. Denk hierbij aan arbeidswetten, belastingen, arbeidsovereenkomsten, arbeidsveiligheid en gegevensbescherming. Het volgen van de wet lijkt simpel, maar is extreem belangrijk om juridische problemen, boetes en reputatieschade te voorkomen.

✅ Prestatiebeheer
Prestatiebeheer richt zich op het systematisch evalueren en verbeteren van de prestaties van werknemers. Dit omvat beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken, waarin doelen, resultaten en feedback worden besproken. Prestatiebeheer zorgt voor gemotiveerde werknemers, verhoogde betrokkenheid en daardoor een gezonder bedrijf.

✅ Training en ontwikkeling
Personeelsadministratie werkt aan het plannen, coördineren en registreren van trainingen en ontwikkelingsprogramma’s voor werknemers. Dit houdt in dat er wordt gekeken naar de huidige vaardigheden en capaciteiten van werknemers en het herkennen van gebieden waar verbetering nodig is. Doel? Werknemers de kans te bieden zich te ontwikkelen en nieuwe vaardigheden te leren. Dit draagt niet alleen bij aan de groei van werknemers, maar versterkt ook de organisatie.

✅ Arbeidsvergunningen en visa
In het geval van internationale werknemers is het belangrijk om de vereiste arbeidsvergunningen, visa en andere immigratiedocumenten te organiseren. Dit aspect van personeelsadministratie is belangrijk om te voldoen aan de immigratiewetten en voorschriften.

✅ Onboarding en offboarding
Een soepele onboarding van nieuwe werknemers en het beheer van het vertrek van personeel zijn essentieel voor het behouden van een georganiseerde en professionele werkomgeving. De personeelsadministratie regelt door het afhandelen van documenten, bedrijfsmiddelen en de overdracht van verantwoordelijkheden.

✅ Informeren werknemers
Het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden zoals fiestregeling, fitnessplan, pensioenplannen, bonussen en andere voordelen is belangrijk voor werknemers. Het is de taak van de personeelsadministratie om werknemers te informeren over hun recht op deze voordelen. Maar ook op het als er dingen wijzigingen in bijvoorbeeld de arbeidsvoorwaarden, is het de taak aan HR om dit te melden.

✅ Arbeidsrelaties
Het onderhouden van positieve arbeidsrelaties zorgt voor een gezonde, eerlijke en open werkomgeving. Het kan betrekking hebben op het afhandelen van arbeidsgeschillen, het ondersteunen bij conflicten en het stimuleren van open en eerlijke communicatie tussen werknemers en management.

✅ Personeelsplanning
Dit houd strategisch plannen van de personeelsbezetting in, om te voldoen aan de behoeften van de organisatie. Hierbij wordt rekening gehouden met de seizoenen, verlofaanvragen en beschikbaarheid van werknemers. Een goed planningsproces, helpt om efficiënter te werken, personeel tevreden te houden en uiteindelijk meer omzet te draaien.

✅ Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van diversiteit en inclusie op de werkplek is een groeiend aandachtspunt binnen personeelsadministratie. Organisaties ontwikkelen beleid en programma’s om diversiteit te bevorderen en een inclusieve cultuur te creëren waarin alle werknemers zich gewaardeerd en gehoord voelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het dichten van de loonkloof tussen mannen en vrouwen.

✅ Gezondheid en veiligheid
Dit omvat het opstellen, communiceren en naleven van veiligheidsnormen en -procedures om de werkplek veilig, schoon en gezond te houden. Ook als er iets misgaat, springt HR of de personeelsadministratie bij, om hulp te verlenen en ervoor te zorgen dat het in de toekomst niet nog eens mis gaat. Taken als een gezond kantoor, veilige fabriek of installeren van een goede thuiswerkplek vallen allemaal onder de verantwoordelijkheid van personeelsadministratie en HR.

✅ Strategisch HR-beleid
Personeelsadministratie houdt rekening met strategisch HR-beleid dat is afgestemd op de langetermijndoelen van de organisatie. Bijvoorbeeld initiatieven om talent aan te trekken, te behouden en te ontwikkelen. Maar bijvoorbeeld ook het werken aan een strategische personeelsplanning of het werken met nieuwe software.

Wie regelt de personeelsadministratie?

Nu je een idee hebt van wat er allemaal onder personeelsadministratie valt, kijken naar wie verantwoordelijk is voor het beheren van deze functies binnen een organisatie.

Medewerker personeelszaken

Deze persoon (of personen) is vaak het gezicht van de personeelsafdeling en fungeert als de schakel tussen werknemers en het management. Ze zijn betrokken bij werving, onboarding, verlofbeheer en algemene HR-vragen.

Medewerker personeelsadministratie

De medewerker personeelsadministratie is verantwoordelijk voor het bijhouden van personeelsdossiers, het verwerken van salarissen en het beheren van administratieve taken zoals het opstellen van contracten en brieven.

Personeelsadministrateur

Deze rol gaat vaak gepaard met meer geavanceerde taken, zoals het beheren van wettelijke naleving, complexe salarisadministratie en het ontwikkelen van HR-beleid. Het is belangrijk op te merken dat in kleinere organisaties één persoon mogelijk meerdere van deze rollen vervult, terwijl grotere bedrijven vaak gespecialiseerde teams hebben voor elk aspect van personeelsadministratie.

Is personeelsadministratie hetzelfde als HR?

HR is breder en strategischer, gericht op het bevorderen van de groei en doelstellingen van de organisatie. Personeelszaken, daarentegen, concentreert zich op operationele taken zoals het bijhouden van personeelsdossiers, salarisadministratie en wettelijke naleving. Met andere woorden: terwijl HR strategisch is, richt personeelszaken zich op administratieve verantwoordelijkheden.

Wat zijn goede personeelsadministratiesystemen?

Er bestaan tientallen personeelsadministratiesystemen – ook wel personeelsadministratie software genoemd – die organisaties ondersteunen bij het beheren van hun personeel- en HR-processen. De meest bekende zijn:

Exact
Exact biedt uitgebreide HR- en salarisoplossingen die organisaties helpen bij het automatiseren van hun personeelsadministratie. Het omvat functies zoals loonadministratie, verlofbeheer en rapportage.

AFAS
AFAS Software biedt een geïntegreerde HR-oplossing die alles omvat, van personeelsdossiers tot salarisadministratie en talentbeheer. Het stelt organisaties in staat om alle HR-processen op één platform te beheren.

Raet
Raet is gespecialiseerd in HR-software en biedt oplossingen voor salarisverwerking, personeelsadministratie en talentmanagement. Het bedrijf bedient organisaties van verschillende groottes.

NMBRS
Nmbrs is een online platform voor salarisadministratie en personeelsbeheer. Het biedt functionaliteiten voor loonberekening, verlofregistratie en rapportage, en is populair bij zowel kleine als grote organisaties.

Loket.nl
Loket.nl is een online platform dat diensten biedt voor salarisadministratie en HR-beheer. Het is populair bij kleine en middelgrote organisaties vanwege zijn eenvoudige interface en toegankelijkheid.

Personeelsadministratiesystemen koppelen met de software van Werktijden.nl

Onze tool is specifiek gericht op het beheren van werktijden en maken van roosters. Hoewel het zich meer richt op roosterplanning en tijdregistratie, speelt het een belangrijke rol in de algehele personeelsadministratie. Het stelt organisaties in staat om snel planningen te maken, urenregistraties bij te houden en te voldoen aan arbeidswetgeving met betrekking tot werktijden, pauzes, verlof en verzuim. Het is vooral handig voor organisaties met variabele werktijden, zoals de detailhandel en de horeca.

Groot pluspunt is dat onze software te koppelen is met systemen als Exact en AFAS. Daarnaast werkt het met een deels self-service (ESS): deze functie stelt werknemers in staat om hun eigen gegevens bij te werken, verlof aan te vragen en loonstroken te bekijken, waardoor de last op HR-afdelingen wordt verminderd.