Personeelsplanning en urenregistratie voor restaurants

Elke afdeling krijgt een eigen rooster, met de andere afdelingen ernaast in beeld.

• Per afdeling een eigen rooster met eigen bezettingsnorm

• Starttijden per afdeling: De keuken begint eerder met de mise-en-place, de bediening start bij opening.

• Runners en afwas: Plan extra handen in op de drukste uren van de avond.

• Meerdere rollen: Wie zowel achter de bar als in de bediening werkt, staat in beide roosters met één urentotaal.

Op een avond met 60 gasten zet je drie koks in de keuken en vier mensen in de bediening. Elke afdeling heeft een eigen rooster, en je ziet ze naast elkaar.

Bepaal per dagdeel hoeveel mensen je nodig hebt en pas het rooster aan zodra de reserveringen binnenkomen.

• Standaardweek: Kopieer het rooster van een vergelijkbare week en pas het aan op het aantal reserveringen.

• Bezetting per dagdeel: Zie in de dagplanning of er bij lunch en diner genoeg mensen op de vloer staan.

• Vaardigheden: Plan op functie en vaardigheden, zodat er bij elke dienst een allround kok of een leidinggevende met Sociale Hygiëne staat.

• Groepen en partijen: Plan een besloten diner als evenement, met de bezetting en het draaiboek op één plek.

Zie tijdens het roosteren wat een drukke zaterdag aan personeel kost.

• Loonkosten per week: Boven het rooster staan de ingeplande uren en loonkosten. Verschuif je een dienst, dan verandert het bedrag mee.

• Toeslagen en jeugdlonen: De toeslagen die je instelt en de jeugdlonen per leeftijd rekent het systeem mee in het bedrag.

Gewerkte uren staan naast het rooster, zodat je per dienst ziet waar de werkelijke tijden afwijken van de planning.

• Inklokken: Medewerkers klokken in via de prikklok bij de personeelsingang of via de app, desgewenst alleen op het wifi-netwerk van het restaurant.

• Pauzes: Pauzes gaan automatisch van de gewerkte tijd af, op basis van de dienstduur en de pauzeregels die je instelt.

• Goedkeuren per afdeling: De chef-kok keurt de uren van de keuken goed, de bedrijfsleider die van de bediening.

• Correcties vastgelegd: Elke aanpassing wordt opgeslagen met wie de wijziging deed en wanneer.

De horeca-cao schrijft geen vaste avond-, nacht- of weekendtoeslag voor. Hanteer je die wel, dan stel je per toeslagsoort een percentage en een tijdvak in.

• Eigen toeslagen: Leg vast welke toeslagen jouw restaurant betaalt. Werktijden.nl rekent ze mee in de loonkosten en de goedgekeurde uren.

• Feestdagen: Werkt een vakkracht op een feestdag, dan krijgt hij die uren terug als vrije tijd. Lukt dat niet binnen drie maanden, dan volgt 50% toeslag. Die vrije uren registreer je als tijd voor tijd.

• Gebroken diensten: Plan lunch en diner als twee diensten op één dag. Beide komen apart in de urenregistratie, met de tussenliggende uren eruit.

Scholieren, invalkrachten en seizoenskrachten vullen in een restaurant vaak de drukste avonden.

• Beschikbaarheid: Scholieren en oproepkrachten geven in de app door wanneer ze kunnen, zodat je daarop plant.

• Open diensten: Zet een extra dienst open in de app, waarna medewerkers met de juiste functie zelf intekenen.

• Terrasseizoen: Seizoenskrachten plan je in hetzelfde rooster als je vaste team.

• Urenomvang: Volg per oproepkracht de gewerkte uren per periode, zodat je op tijd een aanbod voor vaste uren doet.

De meeste restaurants starten met een Excel-rooster en een groepsapp. Die informatie zet je stap voor stap over.

• Hulp bij de start: Bel, mail of chat met support en je krijgt direct een medewerker te spreken. In het Pro-pakket begeleidt een onboarding-specialist de overstap.

• Standaardrooster: Zet je vaste weekindeling om naar een standaardrooster dat je doorkopieert naar volgende weken.

• Wijzigingen via de app: Roosterwijzigingen gaan als melding naar de telefoon van je team, in plaats van via losse appjes en belletjes.

Goedgekeurde uren gaan met de juiste uurcodes naar je salarispakket, zonder overtypen.

• Koppelingen: Zet uren door naar onder meer Visma Nmbrs, Employes, Loket, Exact en AFAS.

• Toegang voor je boekhouder: Geef je administratiekantoor lees- of exportrechten, zodat zij de uren per periode zelf ophalen.

Je team ziet het rooster, de eigen uren en open diensten op de telefoon, voor iOS en Android.

• Altijd inzicht: Bekijk het persoonlijke rooster direct op de telefoon, ook tijdens de dienst.

• Beschikbaarheid: Geef beschikbaarheid en verlof door in de app.

• Diensten ruilen: Ruil een dienst onderling met een collega via de app.

• Push-notificaties: Ontvang direct een melding bij een roosterwijziging of een nieuwe open dienst.

• Urenoverzicht: Bekijk de eigen gewerkte uren per week en per periode.