Urenregistratie en personeelsplanning voor hypotheekadviseurs

Reken je advieskosten op uurbasis, dan is je urenregistratie het bewijs van het werk dat je hebt gedaan. Bij een klacht over de nota laat je per dossier zien welke uren zijn besteed.

• Uitspraak Kifid: In een zaak bij de Geschillencommissie Financiële Dienstverlening (2015-089) had een hypotheekkantoor geen urenregistratie bijgehouden. De commissie oordeelde dat de helft van de begrote uren terug naar de consument moest.

• Per dossier en uursoort: Elke uurregel staat op een dossier en een uursoort, met datum, begin- en eindtijd.

• Correcties vastgelegd: Elke aanpassing wordt opgeslagen met wie de wijziging deed en wanneer.

• Overzicht per dossier: De rapportage toont de uren per dossier, die je exporteert als onderbouwing richting klant of klachteninstituut.

• Buiten kantoortijden: Plan avond- en zaterdagdiensten als vaste diensten in het rooster.

• Vaste avondbezetting: Stel per vestiging in hoeveel adviseurs er op een avond beschikbaar zijn.

• Realtime wijzigingen: Roosterwijzigingen of nieuwe afspraken zijn direct zichtbaar in de app.

• Pauzes en rusttijden: Pauzes gaan automatisch van de gewerkte tijd af, op basis van de regels die je instelt.

Valt een adviseur uit, dan wacht de klant. Met verlof en ziekte in het rooster regel je op tijd een waarnemer.

• Adviseurs vragen verlof aan in de app, waarna jij het met één klik goedkeurt.

• Verwerk een ziekmelding direct in het dagrooster en wijs vervangers aan.

• Zie bij een verlofaanvraag wie er in die week nog adviesgesprekken kan voeren.

• Leg studietijd en PE-examens voor de Wft-vakbekwaamheid vast als eigen verlofsoort.

De Arbeidstijdenwet vraagt een registratie van arbeids- en rusttijden. Die exporteer je per periode.

• Arbeidstijdenwet: Begintijd, eindtijd en pauze staan per medewerker en per dienst vast.

• Bewaartermijn: Die registratie bewaar je minimaal 52 weken. Per medewerker is hij op elk moment op te vragen.

• Export: Exporteer uren voor de accountant, de salarisadministratie of een controle.

Goedgekeurde uren gaan zonder overtypen naar je salarispakket. Andere software koppel je via de API.

• Salarispakketten: Zet goedgekeurde uren door naar onder meer Visma Nmbrs, Loket, Employes, Exact en AFAS.

• Export: Exporteer uren per periode naar Excel voor je boekhouder.

• Agenda: Adviseurs synchroniseren hun rooster met de agenda van Apple of Google.

• API: Koppel eigen software via de open API, in het Pro-pakket inbegrepen en in Plus als add-on.

Adviseurs die bij klanten thuis of op een andere vestiging werken, registreren hun uren direct na het gesprek. De app werkt op iOS en Android.

• Rooster: Bekijk het eigen rooster, ook de avond- en zaterdagdiensten.

• Uren registreren: Leg gewerkte uren vast direct na een adviesgesprek bij de klant.

• Verlof: Vraag verlof aan en bekijk het actuele verlofsaldo.

• Diensten ruilen: Ruil een avond- of zaterdagdienst onderling met een collega.

• Meldingen: Ontvang direct een melding bij een roosterwijziging.