Offboarding: wat is het en waarom is het belangrijk

Geschreven door Dion
26 januari 2025 3 minuten lezen

Goed afscheid nemen van vertrekkend personeel is enorm belangrijk. Toch wordt het vaak onderschat. Het proces van goed afscheid nemen van een werknemer heet offboarding. Laten we eens kijken hoe je dit slim aanpakt.
Waarom offboarding zo belangrijk is
Grote kans dat je de volgende situatie herkent: een collega besluit te stoppen en voor je het weet is diegene weg, zonder dat belangrijke kennis is overgedragen of er een fijn afscheid is geweest.
Of erger nog: de vertrekkende medewerker voelt zich niet gewaardeerd en deelt deze ervaring met anderen. Dat komt vaak voor. Uit onderzoek blijkt dat 83% van de werknemers hun ex-werkgever beoordeelt in hun sociale netwerk. Een goede offboarding is daarom super belangrijk.
De belangrijkste stap na bekendmaking uitdiensttreding
Zodra een medewerker zijn vertrek aankondigt, start het offboardingproces. Een goed begin is hierin belangrijk. Plan direct een gesprek waarin je bespreekt hoe de laatste periode eruit gaat zien.
Maak duidelijke afspraken over kennisoverdracht, lopende projecten en communicatie naar collega's en klanten. Laat de laatste periode niet aan het lot over, want dat kan achter je rug om voor scheve gezichten zorgen.

Kennis niet verloren laten gaan
Veel organisaties onderschatten hoe veel kennis er verloren gaat als iemand vertrekt. Een vertrekkende medewerker heeft vaak veel inzichten opgebouwd over processen, klanten en systemen. Deze kennis zit vaak in het hoofd van de medewerker en is niet altijd goed gedocumenteerd.
Het is daarom belangrijk om hier in de laatste weken veel aandacht aan te besteden. Maak een concreet plan voor kennisoverdracht. Dit kan door het opstellen van handleidingen, het inwerken van een vervanger of het vastleggen van belangrijke contacten en procedures.
Praktische zaken regelen
De praktische kant van offboarding verdient net zoveel aandacht als het persoonlijke aspect. Het gaat hier om het zorgvuldig afhandelen van toegang tot systemen en bedrijfseigendommen. Denk aan het inleveren van laptops, telefoons en toegangspassen.
Ook moeten accounts worden afgesloten of overgedragen. De laatste salarisverwerking moet correct worden afgehandeld en eventuele verlofdagen moeten worden verrekend. Een goede checklist helpt om niets te vergeten.
Het exitgesprek
Het exitgesprek is een belangrijk moment voor zowel de organisatie als de vertrekkende medewerker. Het biedt de kans om open en eerlijk te praten over de ervaringen binnen de organisatie.
Vraag naar wat goed ging en wat beter kon. Deze feedback kan helpen om de organisatie te verbeteren. Vooral omdat nu alles gezegd kan worden zonder consequenties. Je hoort wellicht dingen die anders niet gezegd zouden durven worden. Dit kan extreem waardevol zijn.
Het is ook een moment om waardering uit te spreken voor de bijdrage die de medewerker heeft geleverd.
Afscheid in stijl
Het echte afscheidsmoment verdient aandacht. Een persoonlijk moment met het team is bijvoorbeeld een goede zet. Dit kan in de vorm van een lunch, borrel of activiteit. Het gaat erom dat er ruimte is voor persoonlijke woorden en herinneringen. Een passend afscheidscadeau is een extra waardering.
Dit is niet alleen goed voor de vertrekkende werknemer, maar ook goed voor je werkgeversmerk. Iets wat enorm belangrijk is voor je reputatie en het aantrekken van nieuw talent.
Na het vertrek
Een professionele offboarding stopt niet bij de laatste werkdag. Het onderhouden van contact met oud-medewerkers kan waardevol zijn. Zij kunnen fungeren als ambassadeurs voor je organisatie en zijn mogelijk zelfs toekomstige klanten of partners. Daarnaast komt het steeds vaker voor dat goede medewerkers na een tijd terugkeren naar de organisatie.
Kortom: onderschat offboarding niet
Een slim offboardingproces is net zo belangrijk als een goede onboarding. Het zorgt ervoor dat kennis behouden blijft en dat werkzaamheden soepel doorlopen. Dit straalt straalt ook wat uit naar de achterblijvende medewerkers. Zij zien hoe de organisatie omgaat met vertrekkende collega's en dit beïnvloedt - hopelijk - hun eigen gevoel van waardering en verbondenheid met de organisatie.
Concreet: ontwikkel een duidelijke procedure die je kunt volgen zodra iemand zijn vertrek aankondigt. Evalueer het proces regelmatig en vraag feedback aan vertrokken medewerkers. Hun ervaringen kunnen helpen om het offboardingproces verder te verbeteren. Want ook bij afscheid nemen geldt: je kunt er steeds beter in worden.