Werk je met Nmbrs? Dan herken je dit waarschijnlijk

Maandelijks zet een HR- of administratiemedewerker de uren over van de urenregistratie naar de salarisverwerking. Kopiëren, controleren, dubbelchecken. Klopt het niet? Dan begint het opzoekwerk. Welke medewerker heeft welke uren gedraaid? Staan de overuren op de juiste code? Kloppen de gegevens nog?

Herkenbaar? Je bent in niet de enige. Veel organisaties doorlopen dit proces elke maand opnieuw. En dat terwijl het een stuk sneller en makkelijker kan.

Directe koppeling tussen urenregistratie en salarisverwerking

Werktijden.nl en Nmbrs zijn al jaren officiële koppelpartners. Dat betekent dat er een directe verbinding bestaat tussen de urenregistratie van Werktijden.nl en de salarisverwerking in Nmbrs. Gewerkte uren hoeven niet handmatig te worden overgezet. Ze gaan automatisch van het ene systeem naar het andere.

Lang niet alle organisaties weten dat deze koppeling bestaat, waardoor veel onnodige uren worden gewerkt, ziet ook David Withuis van Werktijden.nl:

"We zien nog vaak dat organisaties hun uren elke maand handmatig overzetten naar Nmbrs, omdat ze niet weten dat het automatisch kan. We zijn al jaren koppelpartner van Nmbrs, en zodra bedrijven de koppeling eenmaal activeren, willen ze niet meer terug."

Wat doet de koppeling precies?

De koppeling neemt de handmatige stappen over die je nu elke maand uitvoert. Concreet gaat het om vier functies.

1. Gewerkte uren automatisch doorsturen

Alle geregistreerde uren in Werktijden.nl worden automatisch geëxporteerd naar Nmbrs. Je salarisverwerking draait daardoor altijd op actuele gegevens, rechtstreeks uit de bron. Niemand hoeft er nog iets voor over te typen.

2. Overuren apart verwerken

 Overuren worden afzonderlijk geëxporteerd en komen automatisch op de juiste looncode terecht. Dat voorkomt fouten bij de verloning, want bij handmatige invoer worden overuren regelmatig op de verkeerde code geboekt.

Je bepaalt per medewerker wat er met de overuren gebeurt: uitbetalen via de salarisverwerking of maandelijks omzetten naar tijd-voor-tijd (TVT). Bij omzetting lopen de uren via de koppeling meteen mee als TVT-saldo, zodat de medewerker ze later weer kan opnemen.

3. Medewerkergegevens synchroniseren

Gegevens van medewerkers blijven in beide systemen gelijk. Nmbrs is daarbij leidend in de gegevensaanvoer: de basisgegevens en contractperiodes die je in Nmbrs aanmaakt, lopen automatisch mee naar Werktijden.nl. Maak je een nieuw contract aan in Nmbrs? Dan staat dat kort daarna ook in Werktijden.nl klaar. Zo werk je nooit met verouderde of tegenstrijdige informatie.

4. Urencodes overnemen

Urencodes uit Nmbrs worden automatisch geïmporteerd in Werktijden.nl. Je gebruikt daardoor in beide systemen dezelfde codes. Hierdoor krijg je consistente rapportages en minder verwarring bij de maandelijkse verwerking.

Wat verandert er in de praktijk?

Het meest directe verschil is dat je maandelijks minder tijd kwijt bent aan het overzetten en controleren van uren. Bij organisaties met tientallen medewerkers loopt dat al snel op tot meerdere uren per maand.

Daarnaast dalen de fouten in de verloning. Tikfouten bij het overzetten, overuren op de verkeerde code, verouderde medewerkergegevens. Dat zijn allemaal problemen die bij soms bij handmatig werk ontstaan en die met de koppeling verdwijnen. Het gevolg: minder correcties achteraf, minder ontevreden medewerkers over hun verloning, en minder druk op de salarisafdeling.

Tot slot maakt het je werkwijze schaalbaar. Bij groei hoef je niet extra capaciteit in te zetten voor deze vorm van administratie. De koppeling groeit mee, zonder dat het werk toeneemt.

Hoe zet je de koppeling aan?

De implementatie begint met een korte inventarisatie: hoe ziet je huidige proces eruit en welke urencodes, exportfrequenties en medewerkergegevens moeten worden ingesteld?

Daarna richten we de koppeling in en testen we of alles correct doorloopt voordat het live gaat. De meeste organisaties zijn binnen korte tijd operationeel.

Meer weten?

Bekijk de koppelingspagina voor een overzicht van de mogelijkheden, of plan een demo in om te bespreken hoe de koppeling er voor jouw organisatie uitziet.

Klinkt dit allemaal nog nieuw? Dat is begrijpelijk. De koppeling is vlot opgezet en draait snel. Met de begeleiding van Werktijden.nl sta je er daarbij nooit alleen voor. Plan gerust een demo in en ontdek welke voordelen er voor jouw organisatie klaarliggen.