Zo automatiseer je je personeelsplanning

In Werktijden.nl zitten handige functies waarmee je een groot deel van je planning en communicatie automatiseert. Scheelt tijd, voorkomt fouten én zorgt voor rust en duidelijkheid op de werkvloer.

1. Herhaal diensten automatisch

Heb je vaste werktijden of terugkerende roosters? Dan kun je in Werktijden.nl werktijden laten herhalen.

Zo werkt het:1. Ga naar een dienst of werktijd die je wilt herhalen

2. Klik op Herhalen

3. Kies hoe vaak: dagelijks, wekelijks of op specifieke dagen

4. Geef aan hoe lang de herhaling moet duren

Tip: Je kunt meerdere herhalingen tegelijk instellen. Handig als je bijvoorbeeld op maandag t/m vrijdag standaard van 9:00 tot 17:00 werkt.Zo hoef je niet elke week opnieuw hetzelfde rooster in te voeren. Eén keer goed instellen, en je planning staat voor maanden klaar.

2. Werktijden delen met een agenda (Google, Outlook)

Veel medewerkers gebruiken een digitale agenda. Werktijden.nl kun je daarmee koppelen, zodat hun rooster automatisch in hun agenda verschijnt.

Hoe stel je dat in?1. Ga naar je persoonlijke instellingen

2. Zoek naar Agenda-koppeling

3. Kopieer de link en plak die in je Google Agenda of Outlook

Elke wijziging in het rooster wordt dan automatisch gesynchroniseerd. Niemand hoeft dus meer handmatig diensten of evenementen in te voeren in z’n agenda.

Extra handig: Ook openstaande diensten kunnen zo zichtbaar worden. Ideaal als medewerkers zelf mogen inschrijven.

3. Automatische meldingen en notificaties

Stel meldingen in, zodat je medewerkers niet achteraf horen dat ze ergens hadden moeten zijn. Werktijden.nl stuurt automatisch meldingen als:

- Een nieuwe dienst voor hen is ingepland

- Er een wijziging is in hun rooster

- Er een openstaande dienst beschikbaar is

- Een evenement is toegevoegd

Instellen?1. Ga naar Instellingen > Notificaties

2. Kies per type melding of je het via mail of pushmelding wilt sturen

3. Je hoeft niet meer iedereen na te mailen. Het systeem doet het voor je.

4. Open diensten automatisch beschikbaar maken

Werk je met open diensten? Je kunt ze automatisch beschikbaar maken op basis van filters. Bijvoorbeeld:

- Alleen zichtbaar voor medewerkers met een bepaald contract

- Alleen voor een specifieke afdeling of locatie

- Met een minimale rusttijd tussen diensten

Zo voorkom je dat mensen zich inschrijven terwijl ze eigenlijk al te veel uren draaien, of juist helemaal niet beschikbaar zijn.

Tip: Gebruik de ‘goedkeuren’-instelling als je nog even controle wilt houden. Dan zie je eerst wie zich inschrijft, en kun je het daarna zelf bevestigen.

5. Gebruik standaardroosters als basis

Een standaardrooster is een soort sjabloon voor je planning. Je maakt één keer een weekrooster en zet dat daarna met een paar klikken om naar een echt rooster.

Zo werkt het:1. Ga naar Standaardroosters

2. Stel de planning in zoals je die meestal hebt

3. Klik op Rooster gebruiken en kies de juiste week

Scheelt vooral veel tijd als je roosters vaak op elkaar lijken.

Automatiseren is slimmer werken

Automatiseren betekent niet dat je alles uit handen geef. Het betekent dat je slimmer werkt. Door herhalingen, meldingen en slimme filters in te stellen, houd je grip en win je tijd (en dus geld). Fijn voor jezelf én voor je team.

Vragen? Bekijk de handleidingen op help.werktijden.nl of stuur ons een berichtje. We denken graag met je mee.

Maak je nog niet gebruik van Werktijden? Plan dan direct een gratis demo.