Geschreven door Dion
20 december 2023 3 minuten lezen
De WKR biedt ook in 2026 ondernemers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en cadeaus aan werknemers te geven. In dit artikel leggen we duidelijk uit wat de werkkostenregeling inhoudt en hoe je als ondernemer deze regeling optimaal benut. We maken het extra concreet met praktijkvoorbeelden.
Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
De WKR stelt werkgevers in staat zelf te bepalen welke vergoedingen, verstrekkingen of voorzieningen zij onbelast aan werknemers geven. Denk aan een cadeaubon, sportabonnement, kerstpakket, tablet of een fiets. Er zit wel een limiet aan. Als je daaroverheen gaat, betaal je belasting over het meerdere.
Hoe werkt de WKR en wat is de vrije ruimte?
De WKR werkt met een ‘vrije ruimte’. Binnen die vrije ruimte mag je werknemers belonen met vergoedingen of cadeaus zonder loonheffingen. De vrije ruimte is een percentage van het totale fiscale loon van al je werknemers samen.
Overschrijd je de vrije ruimte? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Vrije ruimte WKR in 2026
In 2026 geldt:
• 2,00% vrije ruimte over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom
• 1,18% vrije ruimte over het deel van de loonsom boven €400.000
Voorbeeld 1. Gezamenlijke loonsom tot €400.000
Stel je hebt een bedrijf met 8 werknemers en een gezamenlijke fiscale loonsom van €400.000 in 2026. De vrije ruimte is dan 2,00%. Dat is €8.000. Je wilt je waardering tonen en besluit elke werknemer een onbelaste vergoeding te geven. Binnen de vrije ruimte kun je in dit voorbeeld gemiddeld €1.000 per werknemer besteden. Dat kan bijvoorbeeld via cadeaubonnen of een (deels) vergoede opleiding, zolang je de WKR-regels goed toepast.
Voorbeeld 2. Gezamenlijke loonsom meer dan €400.000
Stel je hebt een bedrijf met 10 werknemers en een gezamenlijke fiscale loonsom van €600.000 in 2026. De vrije ruimte bereken je zo:
• 2,00% over €400.000 = €8.000
• 1,18% over €200.000 = €2.360
In totaal heb je dan €10.360 vrije ruimte. Geef je bijvoorbeeld 10 werknemers een onbelaste vergoeding van €800? Dan is dat €8.000. Dat valt binnen de vrije ruimte, dus daarover betaal je geen eindheffing.
Nihilwaarderingen gaan niet van je vrije ruimte af
Sommige voorzieningen tellen niet mee voor de vrije ruimte. Dit heet nihilwaardering. Denk aan voorzieningen op de werkplek die vrijwel alleen zakelijk worden gebruikt, zoals koffie op de werkplek of bepaalde arbo-voorzieningen. Ook ter beschikking gestelde werkkleding kan hieronder vallen, net als voorzieningen die aan strikte voorwaarden voldoen.
Stel dat je een sportruimte op de werkplek inricht die aan de voorwaarden voor nihilwaardering voldoet. Dan gaat dit niet van je vrije ruimte af. Laat bij dit soort investeringen altijd even checken of het echt onder nihilwaardering of een gerichte vrijstelling valt, want de details maken het verschil.
Noodzakelijkheidscriterium
Naast nihilwaarderingen bestaat het noodzakelijkheidscriterium. Dit gaat om hulpmiddelen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk. Denk aan gereedschap in de bouw, een laptop voor een consultant of een telefoon voor sales.
Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je dit belastingvrij verstrekken zonder dat het ten koste gaat van je vrije ruimte. Privégebruik is hierbij niet automatisch een probleem, zolang de verstrekking vanuit noodzaak gebeurt en je beleid klopt.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn ook gerichte vrijstellingen. Deze gaan niet ten koste van je vrije ruimte, als je aan de voorwaarden voldoet. Voorbeelden:
- OV-abonnement of ov-kosten voor het werk
- Reiskostenvergoeding tot de onbelaste norm. In 2026 is dat maximaal €0,23 per kilometer
- Thuiswerkvergoeding tot de onbelaste norm. In 2026 is dat maximaal €2,45 per thuiswerkdag
- Verhuiskosten als de verhuizing zakelijk is en aan de voorwaarden voldoet
- Maaltijden bij overwerk binnen de gerichte vrijstelling
- VOG-aanvraag als die nodig is voor de functie
Wil je je vrije ruimte zo groot mogelijk houden? Kijk dan altijd eerst of iets onder een gerichte vrijstelling, nihilwaardering of het noodzakelijkheidscriterium valt. Dat voorkomt dat je vrije ruimte onnodig ‘opgaat’ aan kosten die eigenlijk buiten de vrije ruimte kunnen.
Samenvatting
De werkkostenregeling. Ook wel WKR. geeft je als ondernemer in 2026 ruimte om belastingvrij vergoedingen, cadeaus en voorzieningen aan personeel te geven. De vrije ruimte is 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere.
Kom je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je 80% eindheffing over het overschrijdende bedrag.
Let goed op uitzonderingen zoals nihilwaarderingen, het noodzakelijkheidscriterium en gerichte vrijstellingen. Daarmee houd je je vrije ruimte langer beschikbaar voor echte extra’s.
