Urenregistratie: hoe doen andere landen het?

Urenregistratie is in Nederland voor veel bedrijven onmisbaar. Maar hoe pakken andere landen dit aan? In dit artikel vergelijken we de Nederlandse situatie met die in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Portugal, Spanje en de Verenigde Staten.

Eerst dit: Nederland onder het Europees gemiddelde

Uit onderzoek van SD Worx blijkt dat 42,8% van de Nederlandse werknemers hun uren registreert¹. Dit ligt onder het Europese gemiddelde van 56,5%. Landen als Slovenië (83%) en Spanje (69%) scoren veel hoger, terwijl Frankrijk met 37,5% nog lager scoort dan Nederland.

De Nederlandse aanpak

Nederland balanceert tussen controle en vertrouwen. Bedrijven houden uren bij voor projectplanning, nacalculatie en om overwerk te voorkomen. In factuurgerichte sectoren zoals consultancy en advocatuur is urenregistratie écht onmisbaar voor klantfacturatie.

Wettelijke verplichtingen

De Arbeidstijdenwet verplicht werkgevers tot een "deugdelijke registratie" van arbeidstijden en rusttijden². Dit betekent concreet dat begin- en eindtijd van de werkdag, plus pauzes, geregistreerd moeten worden. Bij overtreding riskeren werkgevers boetes tot €10.000 per werknemer³.

Hoogbetaalde functies (meer dan driemaal het minimumloon) vallen vaak buiten de standaard arbeidstijdenregels en hebben daardoor geen strikte registratieplicht

Wat vinden werknemers?

Nederlandse werknemers hebben gemengde gevoelens over urenregistratie. Uit onderzoek van SD Worx blijkt:

• 22,1% ervaart verplichte urenregistratie als stress
• 31,3% ziet het als wantrouwen van de werkgever
• 44,5% vindt het belangrijk om overwerk te voorkomen
• 33,7% geeft aan dat het helpt bij werk-privébalans
  
  

Open communicatie over het doel van urenregistratie verhoogt de acceptatie.

Duitsland: 'vertrauensarbeitszeit'

Duitsland kende lange tijd de "Vertrauensarbeitszeit": werken op vertrouwen zonder strikte urenregistratie. Na een uitspraak van het Bundesarbeitsgericht in september 2022 is urenregistratie voor alle werknemers verplicht geworden⁴. Deze uitspraak volgt op een eerder EU-arrest van 2019⁵ dat alle lidstaten opdroeg een objectief en betrouwbaar systeem voor arbeidstijdregistratie in te voeren.

Nieuwe verplichtingen

Werkgevers moeten nu de volledige dagelijkse werktijd van elke werknemer vastleggen. Dit is een grote omslag voor een land dat gewend was aan flexibele werktijden voor kantoorpersoneel. Boetes kunnen oplopen tot €30.000⁶

Bron: Karrierebibel.de

Spanje: meerderheid registreert uren

Spanje introduceerde in mei 2019 als reactie op een EU-arrest een verplichte tijdregistratie voor alle werknemers⁷. Sinds 12 mei 2019 moeten werkgevers dagelijks begin- en eindtijd van elke werknemer registreren⁸.

Bizar snelle verandering

Deze wet betekende een abrupte omschakeling voor veel Spaanse bedrijven. Kantoormedewerkers die voorheen flexibel werkten, moeten nu dagelijks inklokken. Het percentage werknemers dat urenregistratietools gebruikt steeg naar 69%; een van de hoogste in Europa¹. Boetes voor niet-naleving lopen van €625 tot €6.250⁸.

Frankrijk: 35-urige werkweek als leidraad

Frankrijk hanteert strikte arbeidsduurregels met de 35-urige werkweek als norm⁹. Elke uur boven dit aantal geldt als overwerk en moet volgens wettelijke tarieven gecompenseerd worden.

Uitzonderingen voor kaderpersoneel

Een bijzonderheid is de "forfait en jours" regeling voor hogere functies¹⁰. Kadermedewerkers worden niet in uren per week gemeten, maar in dagen per jaar (bijvoorbeeld 218 werkdagen). Voor hen geldt geen dagelijkse urenregistratie.

Acceptatie door werknemers

Franse werknemers zien urenregistratie als normale bescherming van hun rechten. Het helpt bij het handhaven van de 35-urenregel en voorkomt overwerken.

Verenigd Koninkrijk: resultaat belangrijker dan tijd

Het VK hanteert een aanpak waarbij resultaten belangrijker zijn dan tijd. Strikte urenregistratie is alleen gebruikelijk in sectoren waar uren gefactureerd worden aan klanten.

Minder strenge verplichtingen

De Working Time Regulations vereisen "adequate" urenregistraties om naleving van werkregels aan te tonen. Veel werknemers kunnen echter afstand doen van de 48-urige werkweeklimiet (opt-out), wat de registratieplicht verzacht.

Brexit ontwikkelingen

De Britse regering wil de administratieve lasten verder verminderen en overweegt de verplichte urenregistratie te versoepelen. Dit past bij de trend richting meer vertrouwen in werkgevers. En dat kan nu ook, omdat ze niet meer aan EU-richtlijnen hoeven te voldoen.

Verenigde Staten: focus op klant, niet op werknemer

De VS kennen geen algemene maximale werkweek. Urenregistratie concentreert zich vooral op eerlijke betaling en klantfacturatie in plaats van arbeidstijdlimieten.

Tweedeling in verplichtingen

Voor uurloonmedewerkers (non-exempt employees) is nauwkeurige urenregistratie verplicht. Vaste krachten met een jaarsalaris (exempt employees) hoeven geen uren te registreren.

Billable hours cultuur

In consultancy en advocatuur moeten ook vaste krachten timesheets invullen voor klantfacturatie. Dit leidt soms tot hoge druk, waarbij elke zes minuten verantwoord moet worden.

Wat kunnen we hier in Nederland van leren?

De vergelijking tussen landen toont verschillende gedachtengangen:

Beschermende landen (EU)

Beschermingsgerichte landen (Duitsland, Spanje, Frankrijk) gebruiken urenregistratie vooral om werknemers te beschermen tegen overwerk. Strikte wetten dwingen deze bescherming af.

Flexibele landen

Flexibiliteitsgerichte landen (VK, VS) vertrouwen meer op werkgevers en werknemers om zelf afspraken te maken. Urenregistratie wordt ingezet waar het praktisch nodig is.

Gulle middenweg

Middenweglanden (Nederland, Portugal) zoeken een middenweg tussen bescherming en flexibiliteit, met wettelijke kaders die ruimte laten voor maatwerk.

Tips voor Nederlandse werkgevers

Gebaseerd op internationale kennis, kunnen Nederlandse werkgevers het volgende overwegen:

✅ Communiceer het doel helder: Leg uit waarom urenregistratie belangrijk is: voor eerlijkheid, gezondheid en naleving van wetten, niet alleen voor controle.

✅ Kies gebruiksvriendelijke tools: Investeer in systemen die de administratieve last minimaliseren en integreren met bestaande werkprocessen. Zoals Werktijden.

✅ Respecteer de balans: Gebruik urenregistratie als hulpmiddel voor betere werk-privébalans in plaats van een controlemechanisme.

✅ Blijf flexibel: Binnen de wettelijke kaders kun je nog steeds ruimte bieden voor flexibel werken en vertrouwen.

Conclusie: urenrigistratie mét begrip

Urenregistratie wordt nog steeds te veel als een harde plicht gezien. Het zou meer moeten gaan over gezonde arbeidsrelaties. Succesvolle bedrijven hebben begrip voor zowel de wet als de werkcultuur.

De komende jaren zal urenregistratie verder vereenvoudigen. AI zou bijvoorbeeld de administratieve last verder kunnen verminderen. Het doel blijft hetzelfde: zorgen dat tijd waardevol en 'gezond' besteed wordt.

Bronnen

• SD Worx Navigator Series onderzoek 2024, uitgevoerd onder 5.118 bedrijven en 18.000 werknemers in 18 Europese landen
• Arbeidstijdenwet artikel 4:3 - verplichting tot deugdelijke registratie arbeids- en rusttijden
• Bundesarbeitsgericht uitspraak 13 september 2022 (1 ABR 22/21)
• Europees Hof van Justitie arrest CCOO vs Deutsche Bank, 14 mei 2019
• STRICK, "3 belangrijke wijzigingen arbeidsrecht Duitsland", 2022
• Capra Advocaten, "Het belang van urenregistratie", november 2021
• SinRodeos, "Urenregistratie werknemers verplicht vanaf 12 mei 2019"
• Code du travail artikel L3121-27 - 35-urige werkweek Frankrijk
• Service-Public.fr, "Convention de forfait en jours", officiële Franse overheidswebsite