Werknemer is vaak te laat. Wat nu?

Te laat komen. Het overkomt iedereen weleens, om wat voor reden dan ook. Maar wat doe je als een van je medewerkers te vaak te laat komt? In deze blog ontdek je hoe je hier mee om gaat.

Wat is ‘op tijd’?

Allereerst is het belangrijk goed te weten wanneer iemand te laat is. Werknemers zijn verplicht te werken vanaf het moment dat ze betaald krijgen. Als in de planning staat dat iemand van 9 – 5 moet werken, dan is het als bedrijf verboden te eisen dat iemand 10 minuten van tevoren aanwezig is. Als die 10 minuten dusdanig belangrijk zijn, dan dient het bedrijf hiervoor te betalen.

Een werknemer is dus te laat op het moment dat diegene begint met werken nadat de starttijd van een dienst verstreken is. Nu scheelt het natuurlijk of iemand 2 minuten, of 2 uur te laat is; het laatste heeft een grotere invloed op de dagelijkse gang van zaken.

Wat zijn de afspraken?

Zoals eerder gezegd, het overkomt iedereen wel eens dat je te laat bent. Daarom is het in ieder geval van belang om duidelijk te hebben hoe je medewerkers aangeven dat ze te laat zijn/komen. Door dit vooraf duidelijk aan te geven, weten je werknemers waar ze aan toe zijn mocht het een keer gebeuren. Handig is bijvoorbeeld om te melden of medewerkers zich middels een appje mogen melden, of dat ze moeten bellen.

Daarnaast is het handig om aan te geven vanaf wanneer een medewerker iets moet melden. Het is niet handig als iedereen iets laat weten als ze 1 minuut te laat zijn. Veel bedrijven houden aan dat medewerkers vanaf 10/15 minuten wat moeten laten weten.

Veelvuldig te laat komen

In het geval van een veelvuldige laatkomer wil je er wat aan doen. Maar hoe pak je dat precies aan? Hieronder bespreken we enkele mogelijkheden om het laat komen te verminderen.

Zoeken naar oplossisng

De eerste belangrijke stap is om het gesprek aan te gaan met de werknemer. De kans is groot dat er een verklaring is voor het laat komen. Afhankelijk van de reden bepaal je de vervolgstappen. Heeft iemand een valide reden? Probeer dan mee te zoeken naar een oplossing. Wellicht is het mogelijk voor de medewerker later te beginnen.

In het geval van een valide geval loont het om flexibeler te zijn. De medewerker had ook liever gezien dat hij/zij op tijd komt en zal het waarderen als je meedenkt. Onwenselijk is dat er een slechte relatie ontstaat door het te laat komen, terwijl dit voorkomen kan worden.

Duidelijk regels en afspraken

Als de medewerker geen duidelijke reden heeft, of de reden die de medewerker geeft is geen geldige reden, dan is het belangrijk om nogmaals duidelijk de regels omtrent op tijd/te laat komen te communiceren. Maak tevens duidelijke afspraken met de medewerker over het vervolg. Bijvoorbeeld hoe laat de medewerker aanwezig moet zijn, hoe in het vervolg te laat komen wordt voorkomen en wat er in het vervolg als consequentie volgt bij te laat komen.

Leg uit waarom het vervelend is

Leg tijdens het gesprek ook duidelijk uit waarom het precies onwenselijk is dat iemand (veelvuldig) te laat komt. Natuurlijk, iemand zou dit uit zichzelf moeten begrijpen. Maar door nogmaals uit te leggen waarom laat komen vervelend is, creëer je wellicht meer begrip bij iemand. Dit begrip kan ervoor zorgen dat iemand zelf ook meer zijn best gaat doen om op tijd te komen.

Nog steeds te laat? Geef een officiële waarschuwing

Blijft de werknemer (ongewenst) te laat komen? Dan is het verstandig de volgende stap te ondernemen. Vaak is dit het moment dat een werknemer een officiële waarschuwing krijgt. Hiermee laat je op een formele manier weten dat te laat komen niet getolereerd wordt en dat je een gedragsverandering verwacht. Een officiële waarschuwing is het begin van het opbouwen van een dossier tegen de medewerker. Je mag immers niet zomaar een medewerker op staande voet ontslaan wanneer deze te laat komt. Als werkgever moet je iemand waarschuwen en laten zien dat je er alles aan hebt gedaan om de situatie te verbeteren.

Voor je een medewerker mag ontslaan moet je aantonen dat het gedrag van de werknemer op een ernstige manier de bedrijfsvoering verstoort. Er is geen minimum aantal waarschuwingen dat je moet geven aan een werknemer. Een kantonrechter ontbindt de overeenkomst wanneer je het ontslag goed onderbouwd. Hierbij is belangrijk dat de medewerker ernstig verwijtbaar handelt en dat je als werkgever moeite hebt gedaan om dit gedrag aan te pakken.

Boeteclausule

Als bedrijf is het mogelijk om een boeteclausule op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Dit stelt je in staat om een boete te geven aan medewerkers wanneer ze vaker te laat komen. Vervolgens houd je deze boete in op het salaris. Van belang is wel dat de boeteclausule beschreven staat in de arbeidsovereenkomst. Anders is het niet toegestaan een boete uit te delen aan je medewerkers.

Een werkgever is sowieso enkel verplicht te betalen voor gewerkte uren. Dat betekent dat een werknemer niks betaald krijgt als hij/zij te laat is. De boeteclausule komt in dit geval bovenop het gemiste loon.

Te laat in vergadering

Afgezien van de maatregelen die je afspreekt met de werknemer persoonlijk, is het ook handig om wat algemene regels op te stellen omtrent te laat komen. In het bijzonder tijdens vergaderingen.

Elk bedrijf heeft vergaderingen; extra vervelend als iemand hier te laat komt. Het verstoort het gesprek, de dynamiek en wekt mogelijk irritatie op bij de deelnemers. Daarom is het verstandig afspraken te maken voor het laat komen in een vergadering. Spreek af dat iemand stil binnenkomt en zo dicht mogelijk bij de deur gaat zitten. Zo verstoort iemand zo min mogelijk de vergadering.

Een eventuele traktatie voor laatkomers is ook een leuke algemene regel. Op deze manier is er een sociale controle, waarbij je het onderwerp luchtig houdt. Iedereen komt wel eens te laat, en op deze manier zit er een leuke consequentie aan vast waar de rest van het kantoor van profiteert.

Werktijden.nl & te te laat komen

Als werkgever ben je vaak druk, dus hoe houd je dan precies bij wie er te laat is? Dit regel je snel en precies met Werktijden.nl. Met de mobiele app pas je ‘on the go’ eenvoudig diensten aan. Zo staat het er altijd correct in wanneer iemand later is.

Met het kloksysteem van het Duitse merk Datafox, registreer jij alle tijden tot op de minuut nauwkeurig. Zo heb jij altijd inzicht in wie, wanneer, binnenkomt. Urenregistratie zorgt ervoor dat jij niet constant iedereen in de gaten moet houden; dat doet het systeem voor je. Benieuwd naar bovenstaande opties? Probeer nu 14 dagen gratis en ervaar het gemak van Werktijden.nl.