Uren bijhouden via een inkloksysteem

Wat is een inkloksysteem?

Het woord inklokken is vroeger ontstaan doordat werknemers hun gewerkte uren registreerden aan de hand van een prikklok. Door de prikklok kon worden ingezien op welk uur van de dag een personeelslid is gestart en is geëindigd met werken.

Nog steeds kennen we dit soort systemen, nu volledig gedigitaliseerd. Aan de hand van een online tijdklok kan de werknemer een pasje, druppel of de eigen vinger scannen bij het starten van de werkdag. Door hetzelfde aan het einde van de werkdag te doen, houdt het systeem bij hoeveel uren er daadwerkelijk gewerkt zijn door de desbetreffende werknemer.

De voordelen van een kloksysteem

Naast dat een inkloksysteem het bijhouden van uren gemakkelijker maakt voor de werkgever, zorgt het er ook voor dat een werknemer minder tijd kwijt is aan het boeken van uren.

Een kloksysteem is nauwkeurig, snel en gemakkelijk. Daarnaast levert de klok bewijslast aan voor gewerkte uren. Dat werkt voordelig voor werkgever én werknemer, bijvoorbeeld wanneer er overuren zijn gemaakt.

Een ander groot voordeel is dat een prikklok een overzicht biedt van de aanwezige werknemers. Mocht er zich een calamiteit voordoen, dan hebben managers zicht op de aanwezige werknemers in het pand. Een prikklok kan dus ook bijdragen aan de veiligheid op de werkvloer.

Welke typen inkloksystemen zijn er?

Inkloksystemen bestaan in verschillende vormen. Welk type het beste past, hangt volledig af van de specifieke branche, het aantal medewerkers en de werklocatie. Breng de behoeften van jouw organisatie in kaart, dan kies je een systeem dat de urenregistratie vereenvoudigt en de administratieve last voor werknemer en werkgever flink verlicht.

Wandterminal (prikklok)

Een wandterminal is een vaste klokoplossing die op een centrale locatie binnen het bedrijf wordt geplaatst, bijvoorbeeld bij een ingang, receptie of productieruimte. Medewerkers registreren hun aanwezigheid rechtstreeks op de terminal, waardoor alle klokacties op één vaste plek plaatsvinden. Deze methode biedt overzicht, werkt zonder omhaal en is bij uitstek geschikt voor organisaties waar medewerkers dagelijks op dezelfde locatie werken.

Druppel (tag)

Bij klokken met een druppel maakt een medewerker gebruik van een kleine RFID-tag die je aan een sleutelbos bevestigt. Door de druppel tegen een geschikte lezer of terminal te houden, wordt de klokactie direct geregistreerd. Deze vorm van tijdregistratie is snel, gebruiksvriendelijk en vraagt geen invoer van gegevens, waardoor het risico op fouten daalt en de registratie soepel verloopt.

Badge

Een badge werkt volgens hetzelfde principe als veel toegangskaarten en personeelskaarten. Medewerkers houden hun badge voor een lezer, waarna het systeem de identiteit herkent en de tijd registreert. Omdat badges vaak al binnen organisaties worden gebruikt voor toegangscontrole, laten ze zich zonder omhaal koppelen aan een inkloksysteem. Hierdoor ontstaat een praktische oplossing waarbij één kaart meerdere functies vervult.

Biometrie

Biometrisch klokken maakt gebruik van eigen fysieke kenmerken van medewerkers, zoals een vingerafdruk of gezichtsherkenning. Omdat deze kenmerken persoonsgebonden zijn, biedt biometrie een hoge mate van zekerheid over wie daadwerkelijk heeft geklokt. Deze methode wordt vaak toegepast in omgevingen waar nauwkeurige registratie belangrijk is en waar organisaties misbruik van pasjes of identificatiemiddelen willen voorkomen.

Mobiel

Met mobiel klokken registreren medewerkers hun werktijd via een smartphone of tablet. Dit kan bijvoorbeeld via een app of een mobiele webomgeving. Deze manier van klokken is bijzonder geschikt voor medewerkers die onderweg zijn, op verschillende locaties werken of regelmatig thuiswerken. Dankzij de flexibiliteit van mobiele tijdregistratie leggen medewerkers hun uren vlot vast, ongeacht waar zij zich bevinden.

Kiosk

Een kiosk is een gedeeld apparaat, vaak een tablet of touchscreen, waarop meerdere medewerkers hun werktijd kunnen registreren. De kiosk wordt geplaatst op een centrale locatie en biedt een laagdrempelige manier van klokken zonder dat iedere medewerker een eigen apparaat nodig heeft. Deze oplossing wordt veel toegepast in sectoren zoals retail, logistiek, productie en horeca, waar medewerkers op één locatie werken en snel toegang tot het inkloksysteem willen.

Inkloksysteem per branche

Elke sector stelt eigen eisen aan het inklokken. De locatie, het aantal medewerkers en de manier van werken bepalen samen welke methode past.

• Horeca en retail: een wandterminal of kiosk bij de ingang, zodat wisselende diensten snel in- en uitklokken.
• Productie: een wandterminal met druppel of badge op de werkvloer, dicht bij de machines.
• Zorg: een badge of biometrisch klokken, waar zekerheid over wie klokte zwaar telt.
• Transport en logistiek: mobiel klokken via de smartphone, voor teams die per project van locatie wisselen.
• Bouw en buitendienst: mobiel klokken, zodat medewerkers onderweg hun uren vastleggen.
• Warehousing: een kiosk of wandterminal op een centrale plek, voor grote ploegen op één locatie.

Buddy punching en fraudepreventie

Een belangrijk aspect bij digitale inkloksystemen is het tegengaan van fraude. Een bekend fenomeen in de personeelsplanning is 'buddy punching'. Dit treedt op wanneer een medewerker voor een collega inklokt die nog onderweg is of al eerder is vertrokken. Dit kost organisaties jaarlijks veel geld.

Met digitale systemen ligt de drempel voor deze fraude fors hoger. Biometrische systemen of systemen die gekoppeld zijn aan persoonlijke mobiele apparaten zorgen ervoor dat de identiteit van de werknemer bij het inklokmoment vrijwel altijd gegarandeerd is. Dit waarborgt de integriteit van de urenregistratie en zorgt voor een eerlijke verdeling van de werklast en loonbetaling.

AVG en privacy

Bij het implementeren van een inkloksysteem, en zeker bij het opslaan van gegevens zoals in- en uitlogtijden, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van groot belang. Omdat urenregistratiegegevens worden beschouwd als persoonsgegevens, gaat de werkgever zorgvuldig om met deze informatie.

Dit betekent onder andere dat de gegevens alleen gebruikt mogen worden voor het doel waarvoor ze zijn verzameld (urenregistratie en loonverwerking), dat er een passende bewaartermijn wordt gehanteerd en dat de systemen beveiligd zijn tegen ongeautoriseerde toegang. Bij de keuze voor biometrische systemen is extra voorzichtigheid geboden, aangezien vingerafdrukken of gezichtsscans onder strikte privacyregels vallen. In veel gevallen is hierbij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) verplicht.

Wettelijke registratieplicht

Sinds de uitspraak van het Europese Hof van Justitie en de daaropvolgende ontwikkelingen in de Nederlandse wetgeving, is er voor werkgevers een steeds grotere nadruk komen te liggen op de wettelijke registratieplicht van gewerkte uren. Het structureel en nauwkeurig bijhouden van de werktijden is nodig om te voldoen aan de Arbeidstijdenwet.

Een digitaal inkloksysteem biedt hierbij de sterkste methode om aan te tonen dat de rusttijden worden nageleefd en de maximale werktijden binnen de norm blijven. Zo levert het systeem administratief gemak én dient het als waarborg voor de naleving van arbeidsrechtelijke normen.

Onze oplossing: moeiteloos inklokken voor elk type bedrijf

Urenregistratie mag licht aanvoelen, voor jou en je personeel. Daarom bieden wij verschillende slimme oplossingen aan die het inklokken voor iedereen simpel houden. Omdat elke organisatie anders is, kies jij de methode die het beste bij jouw bedrijf past, of je zet ze samen in voor maximale flexibiliteit.

De prikklok: je vaste oplossing op locatie

Heb jij een kantoor, werkplaats of winkel? Dan is onze fysieke prikklok een stevige keuze. Wij leveren dit apparaat volledig voor je in, zodat jij het aan de muur hangt en klaar bent. Jouw medewerkers houden simpelweg hun druppel voor de lezer en de uren staan direct in het systeem. Het is de meest stabiele manier voor jou om zonder enige technische rompslomp een 100% kloppende urenregistratie te behouden.

De mobiele app: flexibel klokken waar jij bent

Werkt jouw team veel buiten de deur of op wisselende locaties? Dan is onze intuïtieve mobiele app jouw ideale uitkomst. Wij hebben deze zo licht ingericht dat je medewerkers met één druk op hun eigen smartphone in- of uitklokken. Zo werk je los van een vaste plek en houd jij altijd en overal realtime inzicht in de gewerkte uren van je personeel.

Onze software

Zodra jouw medewerkers in- of uitklokken, verwerkt onze software de uren direct en volledig automatisch. Geen handmatige invoer, geen rekenwerk en geen kans op fouten. Alles wordt centraal bijgehouden in een overzichtelijk dashboard, zodat jij als werkgever altijd een actueel beeld hebt van de gewerkte uren.

De software van Werktijden koppelt daarbij vlot aan jouw bestaande salarisadministratie, waardoor de stap van urenregistratie naar loonverwerking een kwestie van een paar klikken is.

Rapportages

Met de rapportagefunctie van Werktijden heb jij altijd een helder overzicht van wat er speelt binnen jouw organisatie. Per medewerker, team of periode zie je precies hoeveel uren er zijn gewerkt, wanneer er is ingeklokt en of er afwijkingen zijn ten opzichte van de planning. Die inzichten helpen je bij de salarisverwerking, bij het bewaken van de Arbeidstijdenwet en bij het maken van betere personeelsbeslissingen. Alles op één plek, altijd up-to-date en met één klik te exporteren wanneer jij dat nodig hebt.