Planningsproces voor een personeelsplanning

Een bedrijf staat nooit stil en wil altijd efficiënt, effectief en flexibel werken. Hiervoor is een goed georganiseerde planning nodig. Het maken van een personeelsplanning is belangrijk om overzicht te creëren en behouden.

bedrijfsrooster

Een helder planningsproces

Door een duidelijke planning ziet de manager precies wie wanneer moet werken en waarmee diegene bezig is. Bovendien weten werknemers met een strategische personeelsplanning precies wat van hen verwacht wordt. Zonder een goede planning is de werkmethodiek chaotisch. Een personeelsplanning maken in excel of in een online omgeving hoeft niet moeilijk te zijn, maar een helder planningsproces is hierbij essentieel. De volgende drie punten zijn nodig voor een helder planningsproces:

1. Ken de organisatiestructuur

Voor een goede en gedetailleerde personeelsplanning is de bedrijfsstructuur een fundamenteel aspect. Dit beslist namelijk in hogere mate hoe de planning eruit zal zien. Denk bijvoorbeeld aan hoe de activiteiten per afdeling zijn verdeeld en wat de taken van de medewerkers zijn. Wie is verantwoordelijk voor wie en welke doelen wil het bedrijf of de afdeling behalen? Door deze informatie te verzamelen en visualiseren, krijg je een overzicht van het soort planning dat je nodig hebt en hoeveel. Bijvoorbeeld een planning op een week-, maand of jaarbasis.

2. Vorm een duidelijk plan

Wanneer de organisatiestructuur duidelijk is, worden de soorten planningen en de hoeveelheid daarvan helder. De vraag is nu, wie is verantwoordelijk voor welke planning en hoeveel planners zijn er vereist? Elke bedrijf heeft een andere organisatiestructuur, zodoende een andere planning en hoeveelheid planners nodig. Bij een start-up is er waarschijnlijk geen groot proces noodzakelijk en zou 1 manager of planner voldoende zijn. In tegenstelling tot een midden- tot groot bedrijf waar juist wat complexere processen zijn; deze bedrijven hebben vaak meerdere managers of planners nodig die verantwoordelijk zijn voor de personeelsplanningen.

3. Stel doelen vast

Ook bij een personeelsplanning is het goed om doelen op te stellen. Deze doelen kunnen zijn dat de personeelskosten elke maand onder een bepaald bedrag moeten zitten of dat de bezetting boven een afgesproken percentage moet blijven. Door doelen te stellen en de resultaten te volgen, kunnen nieuwe doelen worden opgesteld. Dit leidt naar een efficiënter en effectiever proces in het maken van de personeelsplanning en algemene planningsproces.

Van proces naar planning

De organisatiestructuur is bekend, de verantwoordelijken voor de planning zijn aangewezen en de doelen zijn gesteld. Hoe nu verder?

Allereerst wordt gekeken naar hoe planningen tot stand komt. Wordt de personeelsplanning in Excel gemaakt of in een online planner? Handmatig een strategische personeelsplanning maken en bijhouden is tijdrovend en lastig. Daarom heeft Werktijden.nl een software app die bedrijven helpt met het eenvoudiger, efficiënter en overzichtelijker maken van de personeelsplanning. Dit kan op week-, maand- of jaarbasis, maar ook op dagniveau.

Zijn er speciale dagen waar rekening mee gehouden moet worden? De app biedt uitkomst en automatiseert zo veel mogelijk. Het zelfde geldt voor (bijzonder) verlof en aanwezigheisdregistratie.

Naast planners doen werknemers hun voordeel met de app. Het ruilen van diensten en aanvragen van verlof is kinderlijk eenvoudig. Bij ziekte van een werknemer, krijgen overige werknemer een pushmelding. Het is aan hun of ze deze dienst wel of niet willen overnemen. De in-app communicatie is zeer eenvoudig gemaakt, zodat last-minute aanpassingen in het rooster snel gergeld zijn.

We vertellen graag meer over de personeelsplanning mogelijkheden in de Werktijden.nl app.

START NU

Ontdek de app gratis

14 dagen gratis. Zonder automatische verlenging.

Probeer Gratis