Effectiever vergaderen met deze 20 gouden tips

Als er bij één aspect in het bedrijfsleven efficiëntie te winnen valt, is het vergaderen. Zo kan een goede voorbereiding en een goed tijdstip, de helft in tijd schelen. Dat en meer gouden tips voor effectiever vergaderen lees je in dit artikel.

Effectief vergaderen vs ‘ouderwets’ vergaderen

Bij de klassieke vorm van vergaderen denk je waarschijnlijk al snel aan langdradige monologen van collega’s of overbodige en lange zijwegen in gesprekken. De traditionele aanpak wordt vooral gekenmerkt door gebrek aan structuur en kan resulteren in verspilde tijd en zelfs verminderde motivatie.

Bij effectieve vergaderingen zijn de doelen duidelijk en wordt er gestructureerd en actiegericht overlegd. Door deze moderne aanpak worden vergaderingen niet alleen korter, maar ook leuker, waardoor teamleden zich meer gewaardeerd voelen. Het is simpelweg een verschuiving van een passieve naar een actieve vergadercultuur.

20 tips voor effectiever vergaderen

Effectiever, leuker en efficiënter vergaderen is eenvoudiger dan je denkt. Het kost alleen extra tijd en voorbereiding, omdat je gestuctureerd tewerk gaat. Hierbij de belangrijkste tips:

1. Doelgerichtheid: Stel niet alleen doelen, maar benadruk ook het belang ervan voor het team of de organisatie. Duidelijkheid creëert focus én motivatie.

2. Tijdslimieten: Net als in de Tweede Kamer: zorg als het moet voor tijdslimieten. Lange vergaderingen leiden vaak tot verminderde betrokkenheid.

3. Agenda’s: Een agenda geeft niet alleen structuur, maar biedt deelnemers de kans om vooraf na te denken over agendapunten.

4. Prioriteiten stellen (!): Wees kritisch bij het bepalen van prioriteiten en vermijd overbodige zijwegen. Dit zorgt ervoor dat de meest cruciale kwesties worden aangepakt.

5. Actiepunten: Maak actiepunten specifiek. Duidelijkheid over de te nemen stappen bevordert verantwoordelijkheid én collega’s snappen het sneller.

6. Hulpmiddelen: Zorg ervoor dat alle (technologische) hulpmiddelen goed werken. Vooral bij online vergaderingen.

7. Deelnemers betrekken: Net als bij presentaties: zorg voor voldoende ruimte voor feedback, andere denkwijzen en kritiek.

8. Op tijd beginnen: Veruit de meeste vergaderingen beginnen later dan gepland. Zorg dat je altijd op de afgesproken tijd begint. Je zult zien dat collega’s de volgende keren wel optijd inchecken.

9. Afleidingen vermijden: Zet bij online vergaderingen de microfoon uit als je niet praat en plan vergaderingen op locatie op een rustige plek.

10. Samenvattingen: Vat aan het eind van de vergadering samen wat er is besproken en wat de actiepunten zijn.

11. Luisteren: Veel mensen hebben moeite met luisteren. Check gedurende de vergering of iedereen begrijpt wat er gezegd wordt. Zo check je of iedereen goed meeluistert.

12. Korte updates: Aan het begin van vergaderingen worden vaak updates gedeeld. Houd dat kort en benadruk dat er na de vergadering meer over gesproken kan worden.

13. Pauzes: Bij lange vergaderingen zijn actieve pauzes onmisbaar om de concentratie en de effectiviteit te behouden.

14. Vergaderlocatie: Een rustige of unieke, toffe vergaderlocatie draagt bij aan een optimale sfeer, waardoor deelnemers zich meer op hun gemak of creatiever voelen.

15. Vaste vergadertijden: Regelmatige vergadertijden creëren rust en regelmaat, waardor collega’s betere focus hebben.

16. Documentatie: Iedereen herkent het wel. Soms heb je vergaderingen waarvan je achteraf niet eens meer weet wat er precies besproken is. Dat voorkom je door documentatie.

17. To-the-point: Wees helder en beknopt in je communicatie om dubbelzinnigheden te voorkomen en vergadering gestructureerd en effectief te houden.

18. Rotatiestructuur: Het roteren van de vergaderleider is een geweldige manier om je team betrokken en verantwoordelijk te houden.

19. Feedback: Sta open voor suggesties en kritiek van deelnemers. Zowel voor de inhoud van de vergadering als voor de structuur van de vergadering.

20. Vergaderfrequentie: Kijk kritisch naar de waarde van de vergaderingen. Kan je minder vergaderen? Doe dat dan.

Whatever works: experimenteer met vergadervormen

Elk team reageert anders op vormen van vergaderen. Zo vindt de ene collega online overleggen heerlijk, terwijl de ander liever op locatie belangrijke zaken bespreekt. Daarom is het enorm belangrijk om de behoeften van je team in kaart te brengen en met verschillende opties te experimenteren. Denk bijvoorbeeld aan korte overleggen online en één keer per maand een groter overleg op locatie. Maar ook zaken als zelf bepalen op je bij een vergadering wil zijn, eerder weg gaan of meer pauzes kan al helpen. Hierbij geld: whatever works.

Naast effectiever vergaderen, ook effectiever plannen? Probeer Werktijden

Met de personeelsplanning– en roostersoftware van Werktijden.nl maak je jouw gehele planning overzichtelijk voor iedereen. Werkuren, verlof, pauzes, verzuim, plusuren- en minuren en vakantiedagen worden allemaal op één centrale en overzichtelijke plek bijgehouden. Met behulp van de bijbehorende app en aantrekkelijke kleuren, is de planning voor iedereen duidelijk. Honderden bekende en minder bekende bedrijven werken sucesvol met Werktijden.nl, bekijk hier de reviews. Je kunt de software nu 14 dagen gratis proberen door onderaan deze pagina op de groene knop te drukken.