De verlofmodule: hoe werkt het?

De verlofmodule binnen Werktijden.nl neemt je al het rekenwerk uit handen. Te allen tijde zijn saldo’s inzichtelijk en zie je wanneer iemand op vakantie is. Om een beter inzicht te krijgen in deze module, vind je hier een uitleg over hoe de module werkt en een berekening achter de opbouw van de verlofuren.

Vanuit Werktijden adviseren we om naast de roosterplanning en de urenregistratie ook het verlof bij te houden in werktijden.nl. Wanneer je het verlof op een andere plek noteert verlies je het overzicht en ontstaan er fouten met het verlofsaldo, feestdagen of het uitbetalen van uren.

Verschillende soorten verlofuren

Binnen de verlofmodule dienen medewerkers een verzoek in. Vervolgens keurt een manager dit goed en ziet de medewerker het akkoord.

Als manager stel je eenvoudig per verlofsoort in of het verlof meetelt in het rooster (oftewel, de uren tellen als gewerkt), en of het verlof in mindering wordt gebracht van het verlofsaldo. Vakantie kost verlofdagen, maar een feestdag dan weer niet. Dit pas je eenvoudig aan in de instellingen.

Verlofaanvragen

Als manager krijg je alle verlofaanvragen bij elkaar. Van het hele bedrijf, óf per afdeling. Openstaande, goedgekeurde, afgekeurde en geannuleerde aanvragen staan gesorteerd. Zo weet je gelijk wie er met verlof is en staat je afdeling nooit onderbezet.

Verlofsaldo’s

Hoeveel verlof heeft iedereen beschikbaar? Belangrijke informatie. Het is onwenselijk dat iedereen december vrij vraagt omdat hun verlofsaldo hoog is. Daarom biedt Werktijden een duidelijk overzicht van het verlofsaldo voor de medewerkers van een afdeling. Uitgesplitst tussen wettelijk en bovenwettelijk. Zo loop jij als manager op de feiten vooruit en weet je precies hoeveel verlof de mensen van jouw afdeling/bedrijf nog op moeten nemen.

Compensaties

Binnen Werktijden compenseer je eenvoudig medewerkers. Een voorbeeld hiervan is plusuren overzetten naar verlof, of minuren kwijtschelden. Deze compensaties staan in de verlofmodule overzichtelijk bij elkaar. Dit overzicht exporteer je eenvoudig voor benodigde rapportages.

Dashboardcijfers

De verlofmodule zit vol dashboardcijfers. Hiermee stuur jij cijfermatig en objectief op je planning en personeelsbudgetten. Zojuist las je al dat je compensaties makkelijk exporteert. Hiernaast exporteer je verlofuren uitgesplitst per verlofsoort en periode eenvoudig voor een compleet overzicht.

Verlofkaart

De verlofkaart is het verlengde van de verlofmodule. Het is onderdeel van de persoonlijke pagina en geeft diepgaand inzicht over de verlofsituatie van een medewerker.

Via de verlofkaart zien medewerkers het aantal uur dat opgebouwd, opgenomen en beschikbaar is. Met een onderscheid tussen wettelijke verlofuren en bovenwettelijke verlofuren. Zo weten ze precies waar ze aan toe zijn.

Uitleg verlofkaart

Boven de verlofkaart staat een balk waar je je huidige situatie van je verlofsaldo bekijkt.

Opgebouwd
Dit zijn alle uren die je in dit jaar opbouwt.

Meegenomen
Dit zijn alle uren die je meeneemt uit de jaren ervoor.

Opgenomen
Dit zijn alle uren die je in dit jaar hebt opgenomen. Hier kunnen ook uren uit vorige jaren uit zitten. Het kan dus zijn dat het aantal opgenomen uren hoger is dan de opgebouwde uren.

Beschikbaar
Dit is het totale aantal van je beschikbare uren en dit bestaat uit uren die je dit jaar hebt opgebouwd maar nog niet hebt opgenomen en de meegenomen uren uit vorige jaren.

Dagen
Bij ‘Beschikbaar’ staat een totaal aantal volle beschikbare dagen. Hierbij gaat het systeem uit van een werkdag van acht uur. Dus, tachtig verlofuren staat gelijk aan 10 beschikbare dagen.

Let op, het kan zijn dat je een werkdag hebt van meer of minder dan acht uur. In dat geval klopt dit aantal beschikbare dagen niet.

Opbouw verlofuren

Verlof op basis van werkbare dagen

We berekenen de verlofuren op basis van de werkbare dagen binnen een periode en de opgegeven uren in de overeenkomst. Je bouwt verlofuren op over de dagen die je werkt en hierbij kijkt werktijden.nl naar de dagen dat je ook daadwerkelijk kan werken. Daarom bouw je over de ene maand meer verlof op dan over de andere (in februari bouw je bijvoorbeeld minder vakantie op, omdat dit een kortere maand is met minder werkbare dagen).

Berekening verlofuren

De berekening van verlofuren gebeurt op basis van de gegevens in de overeenkomst. Specifiek belangrijk zijn de periode van de overeenkomst en de hoeveelheid verlofuren die iemand opbouwt o.b.v. een fulltime jaarcontract. Werk je parttime? Of slechts een gedeelte van het jaar? Dan berekent het systeem automatisch hoeveel verlofuren iemand opbouwt o.b.v. deze uren en periode.

Voorbeeld

In de organisatie-instellingen staat een fulltime werkweek van 38 uur ingesteld. Medewerkers bouwen jaarlijks 5 weken vakantie op, wat gelijk staat aan 190 uur. Vervolgens voer je een contract in van 24 uur per week, van 1 februari t/m 31 juli (6 maanden). Het systeem vult bij het invoeren van de verlofuren automatisch 120 uur in (5 weken x 24 uur = 120 uur). Eventueel kun je dit handmatig aanpassen als iemand een verlofhoeveelheid krijgt die afwijkt van de standaard verlofhoeveelheden binnen de organisatie.

Onder ‘2024’ geeft het systeem weer hoeveel verlofuren een medewerker opbouwt tijdens dit specifieke contract. Tijdens dit contract bouwt de medewerker 59,67 uur op, opgesplitst tussen 47,74 wettelijke uren en 11,93 bovenwettelijke uren. Wellicht klinkt dit onlogisch omdat de medewerker een overeenkomst heeft van 6 maanden. Waarom krijgt de medewerker dan niet de helft van 120 uur? Dit is het resultaat van de verlofopbouw op basis van de werkbare dagen.

Verlof opnemen

Medewerkers nemen verlof op door middel van een verlofaanvraag. In het contract staan de standaard werkdagen van een medewerker. In het voorbeeld hierboven zijn de standaard werkdagen maandag, dinsdag en woensdag. Alle dagen werkt de werknemer 8 uur. Wanneer deze medewerker een verlofaanvraag doet, vult het systeem automatisch in dat de medewerker op maandag, dinsdag en woensdag acht uur verlof opneemt. De overige dagen hoeft de medewerker geen uren op te nemen.

Wettelijke / bovenwettelijke verlofuren

Werktijden.nl maakt automatisch onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke uren, hier hangen immers verschillende vervaldata aan. Wettelijke verlofuren neem je maximaal een half jaar in het volgende jaar mee en bovenwettelijke verlofuren vervallen na vijf jaar. De verschillende potjes worden, inclusief de juiste vervaldata, automatisch meegenomen.

Omdat er verschillende potjes met verlofuren zijn, elk met een eigen vervaldatum, verloopt de opname van deze verlofuren ook automatisch. Het systeem gebruikt altijd automatisch de verlofuren die het eerst vervallen. In het voorbeeld hierboven maakt de medewerker dus eerst de 47,74 wettelijke uren op. Pas als dit potje leeg is gebruikt het systeem de 11,93 bovenwettelijke uren.

Heb je nog wettelijke uren over uit het vorige jaar? Dan pakt het systeem automatisch eerst deze uren in plaats van de uren die je in het huidige jaar hebt gekregen.

Verlofuren meenemen

Wanneer medewerkers meerdere jaren in dienst zijn, kan het voorkomen dat ze verlofuren meenemen vanuit het ene jaar naar het andere jaar. Dit verwerkt het systeem automatisch en hier hoef je voor geen compensaties voor te maken.

Inzicht in de opgenomen uren

Benieuwd hoe je de verschillende verlofpotjes hebt besteed? Dit kan je eenvoudig inzien op de verlofkaart. Klik boven de verlofkaart op de balk met het verlofsaldo. Vervolgens kan je onder ‘opgenomen’ op de getallen klikken. Dit is de hoeveelheid uren die je uit dat bepaalde potje hebt opgenomen. Wanneer je op een van deze getallen klikt krijg je een gedetailleerd overzicht van hoe de uren opgenomen zijn.

Stel je kijkt in de opgenomen van het vorige jaar (bijvoorbeeld dat je in 2024 de opgenomen uren van 2023 bekijkt), dan kan je precies zien op welke data je welke hoeveelheid verlof opneemt. Als je uren hebt meegenomen naar het volgende jaar, staat er dat een deel van de uren in 2023 is opgenomen en een deel in 2024.

Ook is het mogelijk dat je op een bepaalde dag verlof uit twee verschillende potjes haalt. Als het ene potje nog 3 uur verlof over had en je doet een aanvraag van 8 uur, haalt het systeem de overige 5 uur uit een ander potje.