Jaarurensystematiek: hoe zit het precies?

Wil je weten wat jaarurensystematiek is, hoe je jaaruren berekent en hoe het zit met feestdagen, verlof en plus- of minuren? Dan zit je hier goed. Bij een jaarurensysteem kijk je niet naar een vast aantal uren per maand, maar naar het totaal aantal uren op jaarbasis. Dat geeft ruimte om drukke en rustige periodes beter op te vangen, mits de afspraken helder zijn.

Wat is jaarurensystematiek?

Jaarurensystematiek is een manier om contracturen niet per week of per maand vast te zetten, maar over een heel jaar te verdelen. In plaats van iedere maand uit te gaan van vrijwel hetzelfde aantal uren, spreek je af hoeveel uur iemand in totaal in een jaar werkt.

Dat betekent dat een medewerker bijvoorbeeld in drukke maanden meer uren maakt en in rustige maanden minder. Het totaal over het jaar blijft daarbij leidend. Voor werkgevers geeft dat meer ruimte in de planning. Voor werknemers is het vooral belangrijk dat vooraf duidelijk is hoe die verdeling eruitziet.

Hoe werkt een jaarurensysteem?

Bij een jaarurensysteem kijk je eerst naar het totaal aantal uren dat iemand in een jaar moet werken. Daarna verdeel je die uren over het jaar heen. Dat kan vrij gelijkmatig, maar ook bewust ongelijk als jouw organisatie te maken heeft met seizoensinvloeden of wisselende drukte.

Het systeem werkt alleen prettig als werkgever en werknemer samen duidelijke afspraken maken. Denk aan drukke periodes, rustige periodes, de manier waarop je omgaat met roosters, en wat er gebeurt bij verlof, ziekte of uitdiensttreding.

Een jaarurensysteem is dus niet hetzelfde als zomaar schuiven met uren. De werknemer moet weten waar die aan toe is. Zonder heldere afspraken levert deze manier van plannen al snel discussie op.

Hoe bereken je jaaruren bij een jaarurensysteem?

Hoeveel jaaruren iemand heeft, hangt af van de afspraken in het contract en van de manier waarop je plant. In de praktijk zie je meestal twee manieren om jaaruren te berekenen.

1. Rekenen vanuit vaste uren per week

Heb je vooraf een gemiddeld aantal uren per week afgesproken? Dan gebruik je dat als uitgangspunt. Werk je bijvoorbeeld met een contract van 20 uur per week, dan kom je uit op:

20 uur × 52 weken = 1040 uur per jaar

Dat is de meest directe manier om jaaruren te berekenen. Je vertrekt vanuit het weekgemiddelde en rekent dit door naar een volledig jaar.

2. Rekenen vanuit seizoensbehoefte

In organisaties met pieken en dalen werkt een vast weekgemiddelde niet altijd handig. Dan kijk je per periode hoeveel inzet nodig is.

Voorbeeld:

Lente en zomer: 26 weken × 40 uur = 1040 uur
Herfst en winter: 26 weken × 20 uur = 520 uur

Totaal: 1040 + 520 = 1560 uur per jaar

In dit voorbeeld werkt de medewerker dus niet iedere maand hetzelfde aantal uren, maar wel het afgesproken totaal over het jaar.

Wat zijn jaaruren precies?

Jaaruren zijn het totaal aantal uren dat een medewerker in een jaar moet werken volgens het contract of de gemaakte afspraken. Dat totaal kan gelijkmatig over het jaar verdeeld worden, maar ook ongelijk.

Zo voorkom je dat je bij iedere maand apart hoeft te denken. In plaats daarvan kijk je naar het grotere geheel. Dat maakt jaaruren vooral handig in organisaties waar de werkdruk niet het hele jaar gelijk is.

Jaarurensysteem calculator

Wil je snel berekenen hoeveel jaaruren passen bij een vast weekgemiddelde of bij een planning met verschillende periodes? Gebruik dan de calculator hieronder. Je kunt rekenen vanuit vaste uren per week of vanuit seizoensbehoefte.

De uitkomst van de calculator is het totale aantal uren op jaarbasis. Gebruik je seizoensmodus, dan zie je ook direct hoe de uren per periode optellen naar het totaal.

Jaarlijks gesprek en duidelijke afspraken

Bij een jaarurensysteem zijn heldere afspraken onmisbaar. Een werknemer moet weten in welke periodes meer of minder gewerkt wordt en hoe dat zich verhoudt tot het contract.

Plan daarom minimaal één keer per jaar een gesprek waarin je de verdeling van de uren bespreekt. Leg vast welke periodes druk zijn, welke juist rustiger, en hoe je omgaat met roosterwijzigingen. Maak je afspraken, dan moet je je daar daarna ook aan houden.

Hoe werken feestdagen binnen de jaarurensystematiek?

Feestdagen werken binnen een jaarurensysteem anders dan bij een contract met vaste werkdagen en vaste maanduren. Meestal wordt een feestdag die op een doordeweekse werkdag valt gecompenseerd op basis van het gemiddelde werkpatroon van de medewerker.

Neem als voorbeeld iemand die 32 uur per week werkt bij een fulltime werkweek van 40 uur. Een volledige werkdag is dan 8 uur. De berekening wordt dan:

32 / 40 × 8 = 6,4 uur

Voor iedere doordeweekse feestdag wordt in dit voorbeeld dus 6,4 uur gerekend. Dat geldt ook als de medewerker die dag niet werkt.

Werkt de medewerker juist wel op die feestdag? Dan betekent dat niet automatisch dat alle gewerkte uren extra meetellen als feestdagvergoeding. Vaak blijft de compensatie gebaseerd op het gemiddelde patroon. Juist daarom is het slim om hierover vooraf heldere afspraken te maken.

Voorbeelden bij feestdagen

24 uur per week: 24 / 40 × 8 = 4,8 uur per doordeweekse feestdag

32 uur per week: 32 / 40 × 8 = 6,4 uur per doordeweekse feestdag

36 uur per week: 36 / 40 × 8 = 7,2 uur per doordeweekse feestdag

Vrije dagen en vakantie-uren

Ook binnen een jaarurensysteem bouwt een medewerker vakantie-uren op. Die uren gebruikt de medewerker om vrij te nemen. Hoeveel uren je voor een vrije dag of week afschrijft, hangt af van het rooster en van de afspraken die daarover zijn gemaakt.

Is er al een rooster afgesproken? Dan lever je het aantal vakantie-uren in dat op die dag of in die week gepland stond. Staat iemand bijvoorbeeld voor 9 uur ingepland, dan kost een vrije dag 9 vakantie-uren. Staat er 7 uur ingepland, dan kost die vrije dag 7 uur.

Is er nog geen concreet rooster voor die periode? Dan reken je meestal met het gemiddelde aantal uren. Bij een overeenkomst van 1040 uur per jaar komt dat neer op 20 uur per week verlof.

Wat is het verschil tussen bruto-uren en netto-uren?

Bij jaarurensystematiek wordt vaak onderscheid gemaakt tussen bruto-uren en netto-uren. De bruto-uren zijn het totaal aantal contracturen op jaarbasis. Denk aan 1040 uur per jaar.

De netto-uren zijn de uren die daarna overblijven om daadwerkelijk te werken. Daarbij houd je rekening met feestdagen, vakantieuren en betaald verlof. Netto-uren geven dus een realistischer beeld van wat iemand in de praktijk werkt.

Hoe werkt ziekte binnen een jaarurensysteem?

Bij ziekte kijk je in veel gevallen eerst naar het rooster. Staat iemand voor 5 uur ingepland op een ziektedag, dan verwerk je ook 5 uur ziekte. Is er nog geen rooster vastgesteld, dan reken je meestal met het gemiddelde aantal uren van een werkdag of werkweek.

Juist bij een jaarurensysteem is het verstandig om hierover duidelijke regels vast te leggen. Anders ontstaat snel discussie over de vraag of je uitgaat van ingeplande uren, gemiddelde uren of contracturen op jaarbasis.

Jaarurensystematiek in de zorg

Jaarurensystematiek komt vaak voor in de zorg. Dat is logisch, want zorgorganisaties hebben te maken met wisselende bezetting, onregelmatige diensten, vakantieperiodes en drukte rond feestdagen. Een vast patroon per maand sluit daar niet altijd op aan.

Met een jaarurensysteem kun je uren beter over het jaar verdelen. In drukkere periodes werk je dan meer, en in rustigere periodes minder. Tegelijk vraagt dit in de zorg extra aandacht, omdat onduidelijke afspraken sneller leiden tot roosterdruk, onvrede of vermoeidheid bij medewerkers.

Juist in de zorg is het daarom slim om heldere afspraken te maken over feestdagen, vakantie, ziekte, plusuren, minuren en het moment waarop het rooster vaststaat. Zonder die afspraken wordt een jaarurensysteem eerder een bron van gedoe dan van overzicht.

Urenbank en jaarurensysteem

De termen urenbank en jaarurensysteem worden vaak door elkaar gebruikt. In de praktijk bedoelt men meestal ongeveer hetzelfde. Het gaat om een systeem waarin gewerkte uren over een langere periode worden bekeken, in plaats van alleen per week of per maand.

Belangrijk is wel dat een werkgever een dergelijk systeem niet zomaar eenzijdig invoert. Tijdens de coronaperiode ontstond daar regelmatig discussie over. Werknemers voelden zich soms benadeeld als ineens met een urenbank werd gewerkt zonder duidelijke instemming of overleg.

De les is duidelijk. Een jaarurensysteem werkt alleen als de afspraken vooraf helder zijn en beide kanten weten waar ze aan toe zijn.

Wat gebeurt er bij uitdiensttreding?

Bij het einde van een dienstverband moet je bekijken hoe de gewerkte uren zich verhouden tot het afgesproken totaal. Dat speelt vooral als een medewerker tussentijds vertrekt of als er op dat moment nog een verschil is tussen geplande en gewerkte uren.

Bij een jaarurensysteem is de kans groter dat iemand op dat moment nog plusuren of minuren heeft. In de praktijk probeer je dat vaak eerst op te lossen binnen de opzegtermijn. Iemand met plusuren kan dan minder werken, en iemand met minuren juist meer.

Blijft er daarna nog een verschil over, dan hangt de afhandeling af van de afspraken, het contract en soms ook van de cao. Plusuren kunnen worden uitbetaald. Minuren worden soms verrekend met het laatste salaris, maar dat kan niet zonder meer in iedere situatie.

Wat zijn de voordelen van jaarurensystematiek?

Een jaarurensysteem kan veel rust geven in organisaties waar de werkdruk door het jaar heen schommelt. Je hoeft dan niet alles in een strak maandpatroon te persen, maar verdeelt de inzet over het hele jaar.

Dat maakt het makkelijker om drukke en rustige periodes op te vangen. Daarnaast kun je werknemers gerichter inzetten op momenten dat hun inzet echt nodig is. Als de afspraken helder zijn, geeft dat meer overzicht in de planning.

Wat zijn de nadelen van jaarurensystematiek?

De grootste valkuil van jaarurensystematiek is onduidelijkheid. Als niet vooraf vastligt wanneer iemand meer of minder werkt, ontstaat snel discussie over roosters, minuren en plusuren.

Een tweede nadeel is het risico op overbelasting. Zeker in lange drukke periodes kan de balans zoekraken als medewerkers steeds extra moeten bijspringen. Dat vraagt om aandacht van de werkgever en om realistische planning.

Ook de administratie is vaak zwaarder dan bij een vast rooster of vast aantal maanduren. Je moet immers niet alleen uren registreren, maar ook bewaken hoe die uren zich over het jaar ontwikkelen.

Tot slot werkt dit systeem alleen als beide kanten dezelfde verwachtingen hebben. Wordt het gebruikt zonder duidelijke afspraken, dan voelt de flexibiliteit al snel eenzijdig aan.

Jaarurensysteem binnen Werktijden

Werk je met jaaruren, dan wil je grip houden op afspraken, roosters en plus- of minuren. Het systeem van Werktijden helpt om die afspraken vast te leggen en medewerkers te plannen op basis van het afgesproken jaarpatroon.

Zo zie je in één overzicht hoeveel uren iemand heeft gewerkt, hoeveel uren nog openstaan en waar afwijkingen ontstaan. Dat maakt een jaarurensysteem niet alleen overzichtelijker, maar ook beter bespreekbaar richting medewerkers.

Veelgestelde vragen