Wettelijke kilometervergoeding in 2024

De hoogte van de wettelijke kilometervergoeding was tot 2023 vastgesteld op €0,21 per kilometer. Vanaf 1 januari 2024 is deze verhoogd naar €0,23 per kilometer. Hier betaal je geen belasting over. In dit artikel gaan we dieper in op de wettelijke kilometervergoeding in 2024, wat de maximale vergoeding is en of deze verplicht is voor werkgevers.

Maximale wettelijke kilometervergoeding in 2024

Doordat brandstofprijzen stijgen en reizen met het openbaar vervoer duurder wordt, is de maximale reiskostenvergoeding in 2024 aangepast. Voorheen was de maximale vergoeding €0,21 per kilometer, maar dit is sinds 1 januari 2024 verhoogd naar €0,23 per kilometer. Het maakt hierbij niet uit welk vervoermiddel je gebruikt, de vergoeding geldt voor eigen vervoer en het openbaar vervoer. De verwachting is dat de reiskostenvergoeding volgend jaar wéér toeneemt.

Rekenvoorbeeld

Johan rijdt per dag 50 kilometer naar zijn werk; 25 kilometer heen en 25 terug. Op basis van de wettelijke reiskostenvergoeding van €0,23 per kilometer bedraagt de vergoeding €11,50 per dag. We zijn op dit bedrag gekomen door 50 kilometer te vermenigvuldigen met €0,23. Bij een fulltime dienstverband van vijf dagen per week zou de vergoeding per week neerkomen op €57,50 (5 dagen x €11,50 per dag).

De meeste bedrijven werken met een maximaal aantal kilometers dat ze per dag vergoeden. Bijvoorbeeld 25 kilometer. Alles wat je meer rijdt is voor je eigen rekening.

Is het vergoeden van reiskosten verplicht?

Het is niet verplicht voor werkgevers om een reiskostenvergoeding aan te bieden. In de wet staat ook nergens dat je als werknemer recht hebt op reiskostenvergoeding. Toch bieden veruit de meeste werkgevers een reiskostenvergoeding aan. De regels hierover vind je in de cao of het arbeidscontract. De vergoeding voor deze reiskosten is onbelast.

Alternatieven voor de wettelijke kilometervergoeding

Er zijn ook alternatieven voor de wettelijke kilometervergoeding. Een mogelijk alternatief is het aanbieden van een mobiliteitsbudget. Een mobiliteitsbudget is een financiële regeling waarbij een werknemer een budget krijgt om zijn of haar woon-werkverkeer te bekostigen. In plaats van een vastgestelde vergoeding kan de werknemer zelf kiezen hoe hij of zij het budget inzet om van en naar het werk te reizen. Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van het openbaar vervoer, een (elektrische) fiets, een deelauto of zelfs thuiswerken. Een mobiliteitsbudget kan bijdragen aan een duurzamere en flexibele manier van reizen en kan tegelijkertijd kostenbesparend zijn voor zowel de werknemer als de werkgever.

Ook kan de werkgever het openbaar vervoer vergoeden. Dit kan op twee manieren: de werkgever betaalt kilometervergoeding of de werkgever kan ervoor kiezen om een ov-kaart aan te bieden. Dit laatste maakt het vooral gemakkelijk met de administratie. De werknemer hoeft hiervoor zelf niks bij te houden.

Een ander alternatief is het kiezen voor een leaseauto. Bij een leaseauto zijn de kosten voor het gebruik, onderhoud en verzekering van de auto inbegrepen, terwijl bij de kilometervergoeding deze kosten zelf betaald moeten worden. Daarnaast biedt een leaseauto meer zekerheid en gemak, aangezien de werknemer niet zelf verantwoordelijk is voor het onderhoud en eventuele reparaties van de auto. Het gebruik van een leaseauto heeft ook nadelen, zoals het verlies van flexibiliteit in het kiezen van een vervoersmiddel en het hebben van een hogere bijtelling bij een duurdere auto. Afhankelijk van het aantal af te leggen kilometers is het slim om alle opties te overwegen.

Reiskostenvergoedingen bij thuiswerken

Als een werknemer thuiswerkt, heeft hij of zij recht op een thuiswerkvergoeding (ook wel thuiswerkkostenvergoeding genoemd) van maximaal €2,15 per dag. Als de werknemer naar de vaste werkplek reist, mag er geen thuiswerkkostenvergoeding worden gegeven. Om de thuiswerkkostenvergoeding te berekenen vermenigvuldig je simpelweg het aantal dagen dat je thuiswerkt met de thuiswerkkostenvergoeding die je per dag krijgt. Werk je bijvoorbeeld vier dagen thuis en één dag op het kantoor? Dan bereken je voor vier dagen de thuiswerkkostenvergoeding, in dit geval €8,60 (vier dagen x €2,15 per dag). Daar tel je de reiskostenvergoeding van de dag dat je wel naar het kantoor gaat bij op (totaal aantal kilometers x €0,21).

Waar moet je als werkgever op letten?

Als werkgever is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regels en voorwaarden die gelden voor de wettelijke kilometervergoeding. Zo is het van belang om te weten wat de hoogte is van de maximale kilometervergoeding. Daarnaast moet de werkgever kunnen aantonen dat de werknemer daadwerkelijk de afstand heeft afgelegd waarvoor de vergoeding is uitgekeerd. Hierbij kan gedacht worden aan het bijhouden van een rittenadministratie of het controleren van een routeplanner. Ook is het belangrijk om na te gaan of de werknemer aan de voorwaarden voldoet om in aanmerking te komen voor de vergoeding, bijvoorbeeld door het hebben van een vast contract en het reizen tussen huis en werk. Het niet correct naleven van de regels rondom de wettelijke kilometervergoeding kan leiden tot boetes en naheffingen van de Belastingdienst, dus het is belangrijk om als werkgever op de hoogte te zijn van deze regels.

Waar moet je als werknemer op letten?

Als werknemer is het belangrijk om te weten wat de voorwaarden en regels zijn rondom de wettelijke kilometervergoeding. Dit kan je het beste doen door de cao van je branche te bekijken en je contract goed door te lezen. Daarnaast moet je als werknemer kunnen aantonen dat je daadwerkelijk de afstand hebt afgelegd waarvoor de vergoeding is uitgekeerd, bijvoorbeeld door het bijhouden van een rittenadministratie. Verder is het belangrijk om na te gaan of je aan de voorwaarden voldoet om in aanmerking te komen voor de vergoeding. Indien je de vergoeding niet correct ontvangt, is het belangrijk om dit te bespreken met je werkgever en na te gaan hoe dit kan worden opgelost.

Het belang van goede afspraken tussen werkgevers en werknemers

Het is belangrijk dat werkgevers en werknemers goede afspraken maken over de vergoeding van reiskosten. Het uitkeren van reiskostenvergoeding is niet verplicht en goede communicatie tussen de werkgever en werknemer is belangrijk. Werkgevers moeten duidelijkheid bieden over de vergoeding en werknemers moeten op hun beurt hun reiskostenadministratie goed bijhouden. Het is ook belangrijk dat werkgevers en werknemers rekening houden met de veranderingen in de wettelijke kilometervergoeding vanaf 2024. Door goede afspraken te maken kunnen beide partijen profiteren van een duidelijke en eerlijke regeling. Ook zullen de partijen onderling moeten regelen hoe en wie de administratie bijhoudt en wanneer deze wordt uitgekeerd.