Wat is een ERP-systeem?

De wereldwijde marktomvang van ERP-systemen werd in 2023 op ruim 71 miljard dollar gewaardeerd. Met nog hogere verwachtingen in de komende jaren is de markt enorm en een grote hoeveelheid bedrijven maakt gebruik van een ERP-systeem. Maar is een ERP-systeem? En wat doet het?

In het kort

De afkorting ERP staat voor ‘enterprise resource planning’ – wat zich vertaalt naar de planning van bedrijfsmiddelen. Een ERP-systeem digitaliseert en automatiseert bedrijfsprocessen, zoals boekhouding, inkoop, voorraadbeheer, verkoop, projectmanagement, compliance en supply-chain management. ERP-systemen bestaan uit verschillende modules en iedere module is gewijd aan een bepaald proces.

Door deze gegevens onder te brengen in het ERP-systeem krijgt een bedrijf inzicht in de stand van zaken en houdt het zicht op de financiën. Een belangrijk onderdeel van een ERP-systeem is enterprise performance management, het onderdeel voor plannen, voorspellen en rapporteren van de financiële resultaten.

Belangrijkste modules binnen een ERP-systeem

1. Financieel beheer

In de module van financieel beheer houden het bedrijven de debiteuren, crediteuren en het grootboek bij. Hiermee krijgen ze inzicht in de actuele financiële situatie waardoor ze keuzes over de toekomst kunnen maken Bijvoorbeeld beslissen of er financiële ruimte is voor een grote investering.

2. Inkoop

Met de inkoopmodule beheer je alle zaken omtrent het inkoopproces. Je kunt offertes automatiseren en inkooporders voorbereiden en/of versturen. Tevens kun je leveranciers goedkeuren in het systeem waarmee je inkopen automatiseert. Is de voorraad van een bepaald artikel te laag? Dan plaatst het systeem automatisch een nieuwe order bij een goedgekeurde leverancier.

3. Risicobeheer

Het risicobeheer gebruikt kunstmatige intelligentie en software om risico’s te analyseren en financiële controles te verbeteren. Een module die voornamelijk finance-teams gebruiken om audits af te dwingen, handwerk te besparen en om grip te houden op financiële stromen.

4. Supply chain management

Met de module voor supply chain management beheer je voorraden en goederen die zich in de supply chain bevinden. Binnen de supply chain verplaatsen goederen zich van leveranciers, naar distributeurs, retailers en/of consumenten. Met de supply chain management-module stroomlijn je dit proces, bijvoorbeeld door overal de voorraden bij te houden. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat voorraden op het juiste moment op de juiste plek aanwezig zijn.

5. Enterprise performance management

Een Enterprise Performance Management (EPM) module plant, budgetteert, voorspelt en analyseert prestaties van een organisatie. Bedrijven monitoren prestaties op basis van key-performance-indicators (KPI’s) welke allemaal in het ERP-systeem staan. Verder helpt EPM met het maken van een strategische planning door financiële, operationele en bedrijfstakplanningen overzichtelijk weer te geven.

6. Productie

De productiemodule is het kloppend hart van het productieproces. Het houdt eenvoudig alle productielijnen en -processen bij en zorgt dat je over de juiste grondstoffen en onderdelen beschikt zodat je op efficiënte wijze producten produceert. Een team van productiemedewerkers werkt gemakkelijk samen aan producten door realtime informatie vanuit het ERP-systeem.

Een voorbeeld van de mogelijkheden binnen de productiemodule is de mogelijkheid van digitale werkorders. Medewerkers ontvangen alle benodigde informatie en weten zo precies wat ze moeten doen.

7. Projectbeheer

Met het projectbeheer houd je eenvoudig grip op verschillende lopende projecten. Je houdt bijvoorbeeld planningen, budgetten en middelen bij. Met meerdere planningen in één weergave krijg je inzicht zodat je eenvoudig middelen kan toewijzen. In de module voor het projectbeheer houd je ook de kosten bij en heb je de mogelijkheid om projectfacturen te maken.

HRM & CRM
Sommige ERP-systemen hebben een module om medewerkers (HRM) of klanten te beheren (CRM). Deze modules worden echter ook regelmatig ondergebracht in een apart systeem.

8. HRM

In de HRM-module beheer je alle medewerkers en bijbehorende gegevens. Het systeem bevat gegevens als persoonsgegevens, prestatiebeoordelingen, contracten, vergoedingen, verlofafspraken en eventueel andere afspraken.

Ook is het mogelijk om analyses uit te voeren om inzicht te krijgen in de totale contracturen binnen je afdeling/bedrijf. Een HRM-module stelt je ook in staat om de productiviteit te berekenen.

Sommige pakketten bieden de mogelijkheid om direct vanuit het HRM-gedeelte te verlonen. Zo houd je alle handelingen en administratie op één plek.

9. CRM

Een customer relationship management (CRM) module draait om het onderhouden van klantrelaties. Alle belangrijke informatie omtrent een klant staat in het systeem wat medewerkers in staat stelt om geïnformeerd met klanten te communiceren. Omdat er één systeem is waarin verschillende medewerkers informatie over de klant kunnen opslaan, heeft iedereen een compleet beeld van de klant (situatie). In een CRM-module houd je ook verkoopkansen/leads bij, maak je offertes en analyseer je de productiviteit van het sales-team.

Niet alle ERP-aanbieders hebben een CRM-module in het systeem. Veel sales-teams werken met een systeem wat toegewijd is aan enkel CRM, of een systeem dat mogelijkheden biedt om marketingacties te ondernemen (mailings, advertenties, webpagina’s etc.).

Zelf samenstellen

Omdat ieder bedrijf anders werkt kies je als gebruiker welke modules je binnen een ERP-systeem gebruikt. Zo is de module voor projectbeheer ontzettend belangrijk voor bouwbedrijven, terwijl dit voor een ander bedrijf helemaal niet het geval hoeft te zijn.

Voordelen ERP-systeem

Aan het gebruik van een ERP-systeem zitten meerdere voordelen. Iedere losse module heeft verschillende voordelen maar er zitten ook enkele algemene voordelen aan het gebruik van een ERP-systeem. Waarom ga je aan de slag met een ERP-systeem?

– Centralisatie van data. Omdat iedereen in één systeem werkt is data gemakkelijk en overzichtelijk in te zien. Tevens is de kans op vervuilde data kleiner.

– Verbeterde besluitvorming. De uitgebreide analysemogelijkheden geven bestuurders/managers binnen een organisatie de juiste handvatten om belangrijke beslissingen te nemen.

– Kostenbesparing. ERP-systemen optimaliseren processen wat voor efficiëntie en kostenbesparing zorgt.

– Schaalbaarheid. ERP-systemen zijn erop gericht om mee te groeien met je bedrijf waardoor je groeiende volumes en hoeveelheden ook verwerkt in het systeem.

Implementatie ERP-systeem

De implementatie van een ERP-systeem is een uitgebreid en ingrijpend proces. Het systeem gaat immers processen van alle afdelingen binnen een bedrijf integreren waardoor het op het gehele bedrijf impact heeft. Een doordachte en goed-georganiseerde implementatie is essentieel en zorgt voor acceptatie binnen het bedrijf. Grofweg gezien bestaat een implementatie uit de volgende stappen:

1. De eerste stap van een ERP-implementatie is het analyseren van de processen en behoeftes binnen de organisatie. Op basis hiervan maak je een plan om een ERP-systeem te integreren.

2. De tweede stap omvat het kiezen van het juiste systeem. Er zijn veel leveranciers van ERP-systemen en vanwege de omvang van het project wil je direct de juiste keuze maken.

3. Na het aanschaffen van de software is het van belang om het systeem in te stellen volgens de behoeftes van jouw organisatie.

4. Wanneer het systeem gereed is migreer je alle data naar het ERP-systeem. Een stap die wellicht meer tijd kost dan je denkt; het opschonen van bestaande data is een belangrijke, maar tijdrovende opdracht.

5. De laatste stap voor ingebruikname is het trainen van personeel, zodat ze weten hoe het systeem werkt en direct goed van start kunnen gaan.

Een van de grote uitdagingen bij de implementatie van een ERP-systeem is het creëren van draagvlak. Medewerkers moeten op de juiste manier met het systeem werken, anders slaagt het project niet.

Valkuilen bij de implementatie van een ERP-systeem

Niet alle implementaties lopen uit op een goed einde. Volgens AFAS, hét ERP-systeem uit Nederland, zijn de grootste valkuilen bij de implementatie van een ERP-systeem als volgt:

– Geen expertise en mandaat vanuit de organisatie

– Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden

– Geen eigenaarschap

– Weinig/geen betrokkenheid vanuit organisatie

– Geen interne communicatie over veranderingen

– Slecht vastgestelde scope

– Te weinig interne medewerkers in de projectgroep

– Te weinig budget

– Focus op uitzonderingen

– Onrealistische verwachtingen

– Beperkte resources

– Afhankelijkheid van andere projecten

Kosten ERP-implementatie

Om een gedegen keuze te maken is het van belang om inzicht te krijgen in de kosten van een ERP-implementatie. De implementatiekosten van een ERP-systeem hangen logischerwijs af van de leverancier, omvang van je organisatie en de complexiteit van het project. Hierbij kan je de volgende kosten verwachten:

– Aanschafkosten. De licentiekosten/kosten voor het aanschaffen van de ERP-software

– Aanpassingskosten. Kosten om de software aan te passen, zodat het perfect aansluit op de wensen van een organisatie.

– Advieskosten. Kosten voor experts die organisaties begeleiden bij het implementeren van ERP-software.

– Onderhoudskosten. Kosten voor het onderhouden van het systeem.

Tot slot

In de huidige wereld zijn ERP-systemen niet meer weg te denken. Door informatie te centraliseren werken bedrijven efficiënter en zijn ze beter in staat om keuzes te maken over de toekomst. Hiermee creëren organisaties een duidelijke voorsprong op concurrenten zonder ERP-systeem. Benieuwd of een ERP-systeem interessant is voor jouw organisatie? Dan kun je het best vrijblijvend contact opnemen met een ERP-leverancier, die je kan informeren over alle mogelijkheden voor jouw organisatie.