Verplichte urenregistratie in België vanaf 2027: dit moet je weten

 Ja. De Europese uitspraken en het Belgische begrotingsakkoord maken geen onderscheid op basis van bedrijfsgrootte. Alle werkgevers in de private én publieke sector moeten straks beschikken over een systeem voor arbeidstijdregistratie. 

 Nee. De wet schrijft geen specifiek type systeem voor. Je mag zelf kiezen hoe je registreert, zolang het systeem objectief en controleerbaar is. Een digitale app, een webtool, een badge of een terminal: het maakt niet uit, zolang de data correct en raadpleegbaar zijn. 

 Ja. Werktijden.nl maakt het mogelijk om geregistreerde uren te exporteren naar gangbare salarispakketten. Dat voorkomt handmatig overtypen en verkleint de kans op fouten in de loonberekening. 

 De wet schrijft geen realtime registratie voor. Registratie achteraf is naar verwachting toegestaan, mits het systeem objectief en controleerbaar blijft. Wel is de kans groter dat achteraf ingevulde uren bij een inspectie of een conflict ter discussie worden gesteld. Hoe dichter de registratie bij het werkelijke moment ligt, hoe sterker je positie als werkgever. 

 Tijdregistratie valt onder de regels van de AVG. Je mag alleen gegevens verzamelen die nodig zijn voor het doel: het registreren van arbeidstijd. Dat betekent dat je een verwerkingsgrondslag nodig hebt (in dit geval een wettelijke verplichting), dat je medewerkers moet informeren over welke data je verzamelt en dat je niet meer mag vastleggen dan strikt noodzakelijk. Denk gericht na over locatiegegevens. GPS-tracking die continu meeloopt gaat verder dan wat de wet vraagt. 

Dat is een van de punten die nog niet definitief zijn uitgewerkt. In de huidige Belgische arbeidswet vallen bepaalde leidinggevende functies buiten de standaard arbeidstijdregels. Het is nog onduidelijk of de registratieplicht voor hen ook gaat gelden. De Europese rechtspraak trekt die lijn in principe breed, maar de Belgische wetgever kan hier uitzonderingen formuleren. Tot die duidelijkheid er is, is het verstandig om ook voor deze groep alvast een registratie te voorzien. 

Dan heb je een voorsprong. Voor glijdende uurroosters bestond al een registratieplicht, en sinds 1 juli 2024 staan daar ook sancties op. Controleer wel of je huidige systeem voldoet aan de bredere eisen die de nieuwe wet gaat stellen: registratie van álle medewerkers, niet alleen van wie op een glijdend rooster werkt. Het is ook het moment om te kijken of je systeem overuren en pauzes correct vastlegt. 

Naar verwachting wel. De Europese lijn maakt geen onderscheid op basis van contractvorm. Voor flexi-jobs in de horeca bestaan bovendien al verplichtingen rond Dimona-aangifte en aanwezigheidsregistratie. Bij uitzendkrachten is het de vraag of de verplichting bij het uitzendkantoor of bij de inlener ligt. De definitieve wettekst zal hier duidelijkheid over moeten geven. 

Er is nog geen officiële bewaartermijn vastgelegd in de nieuwe wet. In eerdere voorstellen werd gesproken over een minimale bewaartermijn van vijf jaar. Dat zou aansluiting geven bij de verjaringstermijnen die gelden voor loonvorderingen in België. Tot de definitieve tekst er is, is vijf jaar een verstandige richtlijn om aan te houden. oord

Ja. De sociale inspectie heeft het recht om bij een controle inzage te vragen in je arbeidstijdgegevens. Het systeem moet daarom toegankelijk zijn, wat betekent dat je de data snel en overzichtelijk moet kunnen voorleggen. Dat is ook een van de redenen waarom papieren lijsten en losse spreadsheets als onvoldoende worden beschouwd: ze zijn lastig doorzoekbaar en makkelijk te wijzigen. 

De verplichting geldt ongeacht waar het werk wordt uitgevoerd. Voor medewerkers die bij klanten, op bouwwerven of onderweg werken, is een mobiele registratie via een app de meest praktische aanpak. Let daarbij op dat het systeem ook zonder vast wifi-netwerk functioneert. Het registreren van de locatie kan daarbij helpen, maar is geen wettelijke vereiste op zich.