Plan van aanpak bij zieke werknemers

De meeste zieke werknemers willen zo snel mogelijk weer aan het werk. Om dat op een verantwoorde manier te organiseren is een plan van aanpak nodig. Sterker nog: volgens de Wet poortwachter is het verplicht. Wat er precies in dit plan moet staan en hoe je het uitvoert lees je in dit artikel.

Binnen zes weken ziekte naar de bedrijfsarts

Na maximaal zes weken ziekte moet de werknemer zich bij de bedrijfsarts of arbodienst melden. Een medisch specialist analyseert de gezondheidsklachten, huidige behandeling en de privé- en werksituatie. Op basis van deze informatie schrijft de bedrijfsarts of de arts van arbodienst een advies. In dit advies staan de beperkingen en mogelijkheden met betrekking tot werk. Ook beoordeelt de arts in het advies de ingezette behandeling.

Met andere woorden: na zes weken ziekte krijg je als werkgever helder wat er met je zieke werknemer aan de hand is en wat dat voor impact op zijn of haar functie heeft. Op basis van deze informatie stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op.

Let op: een plan van aanpak is niet nodig als de werknemer arbeidsongeschikt is verklaard

Binnen acht weken ziekte plan van aanpak

Het is belangrijk dat je binnen acht weken ziekte van de werknemer een plan van aanpak opstelt. Doe je dat niet? Dan loop je het risico om een loonsanctie van het UWV opgelegd te krijgen. In het plan van aanpak komen de afspraken tussen jou en de werknemer te staan met re-integratie als doel. Denk bijvoorbeeld aan het langzaam opbouwen van werkzaamheden en het tussentijds contact houden over de voortgang.

Het plan van aanpak hoeft niet zeer uitgebreid of volgens een vast format; als het maar duidelijk is en de belangrijkste punten vermeld staan. Daarnaast is het zeer belangrijk dat de zieke werknemer het eens is met het plan.

Wat moet er precies in het plan van aanpak staan?

Wettelijk gezien moet je in het plan van aanpak antwoord geven op twee vragen. Wat wil de werknemer bereiken? En hoe gaat de werknemer dat bereiken? Op basis van het advies van de bedrijfsarts of arts van de arbodienst zijn deze vragen realistischer te beantwoorden.

Voor de rest is het raadzaam de volgende punten in het plan van aanpak te benoemen:

– Duur van het verzuim: de verwachte duur van het verzuim en de vermoedelijke datum van terugkeer naar werk.

– Frequentie van contactmomenten: afspraken over de frequentie en wijze van contact tussen de werknemer en werkgever om de voortgang van de re-integratie te bespreken.

– Inzet van re-integratieactiviteiten: de re-integratieactiviteiten die de werknemer zal ondernemen om terug te keren naar werk en welke ondersteuning de werkgever hierbij biedt. Bijvoorbeeld een opbouwschema, loopbaancoaching of meer thuiswerken.

– Wijze van communicatie: de manier waarop de werknemer en werkgever communiceren over de voortgang van de re-integratie, bijvoorbeeld via telefoon, e-mail of in persoon.

– Verantwoordelijkheden en verwachtingen: de verantwoordelijkheden en verwachtingen van zowel de werknemer als werkgever met betrekking tot de re-integratie.

– Mogelijke aanpassingen op de werkplek: als er aanpassingen nodig zijn op de werkplek om terugkeer naar werk mogelijk te maken, dan moeten deze worden opgenomen in het plan van aanpak.

– Termijn van het plan van aanpak: de duur van het plan van aanpak en de evaluatiemomenten om te bepalen of aanpassingen nodig zijn. Deze evaluatiemomenten plan je minimaal één keer per zes weken in.

Wat te doen bij een conflict?

Allereerst is het belangrijk om het conflict bespreekbaar te maken en een vergadering te organiseren met de betrokken partijen. Nodig de werknemer, de bedrijfsarts en eventueel een HR-medewerker uit en ga met elkaar in gesprek. Luister naar de bezwaren en probeer tot een gezamenlijke oplossing te komen. Het is belangrijk om open te staan voor elkaars standpunten.

Als het overleg niet tot een oplossing leidt kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit kan zowel de werknemer als werkgever aanvragen. Het UWV komt dan simpelweg met een onafhankelijk oordeel over de situatie en re-integratie.

Functie zieke werknemer (tijdelijk) invullen

Langdurige ziekte is het allervervelendst voor de werknemer zelf, maar als werkgever vergt het flink wat creativiteit. De functie van de zieke werknemer moet namelijk gevuld worden. Je kunt de functie van de zieke werknemer tijdelijk vervangen door bijvoorbeeld andere medewerkers meer taken te geven, een uitzendkracht in te huren, of een zzp’er in te schakelen. Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de vervangende en zieke werknemer.

Een goede en flexibele personeelsplanning kan helpen om de werkzaamheden van de zieke werknemer op te vangen en de vervanging soepel te laten verlopen. Het is belangrijk om proactief te zijn en snel te handelen bij ziekte van een werknemer om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden toch uitgevoerd worden en de werkdruk niet te hoog wordt voor de overige medewerkers. Anders loop je het risico op meer uitval door ziekte.

Kortom: blijf communiceren en zoek naar oplossingen

Goed verzuimmanagement draait uiteindelijk niet alleen om regels en verplichtingen, maar vooral om aandacht en ondersteuning bieden op het juiste moment. Daarmee investeer je niet alleen in een gezonde werkomgeving, maar ook in het vertrouwen van je medewerkers. Daarnaast kun je op tijd zorgen voor mogelijke – tijdelijke – vervangers.