Focus verbeteren met de pomodoro-techniek

Hoe zorg je voor optimale focus tijdens werk of studie? Een vraag die velen bezig houdt. Het komt immers vaak voor dat je liever wat anders doet terwijl je moet focussen. Op je telefoon kijken, snel naar de koelkast, het nieuws bekijken of snel een dutje doen. Allemaal verleidelijk maar ongunstig voor je resultaat. De kans is immers groot dat je aan het eind van de dag minder gedaan hebt gekregen dan in eerste instantie gepland.

De pomodoro-techniek is een van de beroemdste focustechnieken ter wereld. Ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren tachtig en sindsdien gebruikt door miljoenen mensen. Cirillo schreef er zelfs een boek over en dit artikel behandelt de belangrijkste aspecten uit dit boek. Waar komt dan de naam ‘pomodoro’ vandaan? Cirillo zocht een wekker voor het bijhouden van de tijd en hij had enkel een kookwekker in de vorm van een tomaat. Wellicht de meest bekende kookwekker ter wereld.

Wat is de pomodoro-techniek?

De pomodoro-techniek is een tijdsmanagementtechniek waarmee je je dag op een efficiënte manier indeelt. De techniek geeft handvatten om taken over de dag te verdelen en tegelijkertijd genoeg pauze te pakken. Zo behoud je de ideale focus.

Voor wie is de pomodoro-techniek?

De pomodoro-techniek is geschikt voor iedereen die productiever wil zijn en zijn tijd beter wil beheren. Dit omvat onder andere:

– Studenten: Voor het plannen van studeersessies en het beheren van studietijd.

– Werkenden: Voor het verbeteren van concentratie en efficiëntie op kantoor of thuis.

– Freelancers: Voor het beheren van projecten en taken zonder directe supervisie.

– Creatieve professionals: Voor het beheren van creatieve taken en het handhaven van focus.

– ADHD. De pomodoro-techniek stelt mensen met ADHD in staat om tijd effectief in te delen en efficiënter te werken.

Hoe werkt de pomodoro-techniek?

Hoewel Cirillo er een boek over schreef, ligt de kracht van de pomodoro-techniek in de eenvoud. Iedereen kan de techniek gemakkelijk gebruiken en je hebt er slechts twee dingen voor nodig:

1. To-do-lijst
2. Timer

Vervolgens bestaat de techniek uit de volgende stappen:

-Stel een to-do-lijst op en pak een timer
-Stel de timer in op 25 minuten en werk aan een taak voor de volle 25 minuten
-Na 25 minuten neem je een pauze van 5 minuten
-Na vier pomodoro’s neem je een pauze van 15-30 minuten

Deze werkwijze waarborgt de ideale balans tussen focus en pauze. Aanvullend gelden er nog enkele regels om de balans nog beter te bewaren:

1. Opsplitsen. Grote projecten splits je op in kleinere taken. Wanneer een taak meer dan vier pomodoro’s kost, dan is het belangrijk om het project op te delen in kleinere onderdelen. Op deze manier blijf je zichtbaar vooruitgang boeken. Dit is goed voor de moraal, wat helpt om beter te focussen.

2. Samenvoegen. Meerdere kleine taken die minder dan 25 minuten kosten? Dan voeg je deze taken samen in één pomodoro. Zorg voor voldoende taken om 25 minuten te vullen.

3. De heilige 25 minuten. Het is te allen tijde de bedoeling om de volle 25 minuten te werken aan je pomodoro. Het is vooral niét de bedoeling om de pomodoro te onderbreken. Berichten en mails verwerk je op een later moment. Ideeën waar je later aan wilt werken schrijf je ergens op. Hoe verleidelijk het ook is, een korte afleiding kan je volledig uit je focus halen dit komt je concentratie niet ten goede.

Dagplanning

Aan het begin van de dag neem je een kwartier om je dag te plannen. Hierin bepaal je welke taken je wilt uitvoeren en hoeveel pomodoro’s iedere taak kost. Op een dag van 8 werkuren kan je ongeveer 10/11 pomodoro’s uitvoeren. Vervolgens plan je wanneer je welke pomodoro uitvoert. Zo weet je de gehele dag waar je aan toe bent.

Pomodoro door de dag heen

Wanneer je je dagplanning maakt, is het fijn om je dag niet compleet vol te plannen. Het werkt beter om op een werkdag één of twee pomodoro’s leeg te laten. Zo anticipeer je op onverwachte wendingen binnen een dag. Het kan dat je op werk tussendoor iets moet doen. Of dat het studeren langer duurt. Dan is het fijn dat je dit incalculeert, zo krijg je alsnog je hele planning gedaan.

Wat werkt voor jou?

Een pomodoro planning is prima aan te passen. Als het beter werkt om steeds 10 minuten pauze te pakken in plaats van 5, dan is dat geen probleem. Of als je na 4 pomodoro’s een uur pauze pakt, ook dan is dit prima. Het belangrijkste is dat je tijdens de pomodoro’s geconcentreerd werkt en hierdoor meer werk gedaan krijgt.

Voordelen pomodoro-techniek

Iedereen weet hoe lastig het kan zijn om tijd efficiënt in te delen of om niet afgeleid te raken. Maar waarom gebruik je deze techniek? De pomodoro-techniek biedt de volgende voordelen:

1. Verbeterde focus en concentratie. De balans tussen werk en pauze zorgt voor een kleinere kans op afleidingen.

2. Verhoogde productiviteit. De verminderde hoeveelheid afleidingen zorgt ervoor dat je meer gedaan krijgt in minder tijd.

3. Minder werkstress. Met een planning weet je waar je aan toe bent. Zo kan je plannen hoeveel werk je nog moet doen en hoeveel pomodoro’s dit kost. Hiermee hoef je geen zorgen meer te maken over de planning.

4. Verbeterde kwaliteit van werk.

5. Inzicht. Krijg inzicht in hoeveel tijd bepaalde taken kosten en of je net zo efficiënt bent als je zelf denkt.

6. Structuur. Met de vooraf bepaalde pauzes en het vooraf geplande werk weet je precies waar je aan toe bent. Zo breng je structuur aan binnen je dag.

7. Eenvoud. Met slechts drie regels is de pomodoro-techniek door iedereen simpel en overal te implementeren.

Waarom werkt de pomodoro-techniek zo goed?

De kracht van de pomodoro-techniek ligt in de structuur en de eenvoud. Dit maakt dat iedereen de techniek kan gebruiken. Maar wat maakt dat de techniek zo goed werkt?

Doelgericht werken

Aan het begin van de dag ‘gewoon beginnen’ werkt voor sommigen, maar voor de meeste mensen is dit een recept voor een onproductieve dag. Mensen zijn geprogrammeerd om zo efficiënt mogelijk te werken en zo min mogelijk energie te verspillen. Volledige focus kost veel energie en vaak zijn het onplezierige taken die veel focus vereisen. Daarom is het makkelijk om toe te geven aan afleidingen. De afleiding biedt een uitweg aan de ‘energieslurpende focus’ en geeft kortstondig genot.

Onder de veelvoorkomende afleidingen behoren apps als Instagram, Facebook, Snapchat, X en YouTube. Deze apps zijn zó gebouwd dat ze gebruikers zo lang mogelijk op de app willen houden, met ingebouwde technieken die ook in het casino gebruikt worden. Het zien van een leuk filmpje kan je vergelijken met het winnen van de jackpot. Je wint niet constant de jackpot en zo krijg je ook niet constant een leuk filmpje te zien. Je moet scrollen voor een leuk filmpje; soms zie je een leuk filmpje en soms een minder leuke. Deze technieken maken deze apps verslavend en zorgen dat je minder werkt en meer tijd doorbrengt op de app.

Verbeterde concentratie

Concentratie is een inspannende bezigheid en dit vasthouden blijkt lastig. Naast dat concentratie een inspanning is zijn er meer redenen die er voor zorgen dat je snel afgeleid raakt. De volgende zaken zijn de meest voorkomende zaken waardoor je je concentratie verliest:

Interne afleidingen. Gedachtes in je hoofd zijn de grootste oorzaak van afleiding. Dit kan variëren van kleine onbenullige gedachten, tot grote zorgen. Om je optimaal te concentreren is het aan te raden deze gedachtes te ‘parkeren’. Het heeft geen zin om de gedachtes uit de weg te gaan, daarom schrijf je ze het best op om er later over na te denken.

Vermoeidheid. Fysieke vermoeidheid en/of een laag energieniveau zorgt ervoor dat je je minder goed kunt concentreren.

Gebrek aan slaap. Slaaptekort heeft grote invloed op het functioneren van je brein, wat concentreren direct lastiger maakt.

Slechte werk- en studiegewoontes. Pomodoro heeft de ideale balans tussen werk en pauze. Pak je te weinig pauze? Dan komt dit je concentratie niet ten goede. Dit geldt tevens voor een slechte werkhouding of een slechte indeling van je werktijden.

Met de pomodoro-techniek pak je al deze zaken aan waardoor concentratie verbeterd. Dit is een van de redenen dat de techniek zo goed werkt.

Leer omgaan met afleidingen

Op een gegeven moment krijg je onvermijdelijk te maken met afleidingen, Dit is niet erg, want belangrijker is hoe je met de afleidingen om gaat. Door effectief om te gaan met afleidingen beperk je de impact.

Voor een effectieve omgang met afleidingen kijken we naar ‘implementation intentions’. Hierbij maak je een if-then plan. Deze techniek, ontwikkeld door psychologen en ondersteund door wetenschappelijk onderzoek, zorgt dat je van intenties ook daadwerkelijke acties maakt. Vooraf denk je na over welke afleidingen je tegen gaat komen. Vervolgens ga je hier een if-then plan voor maken. Als X gebeurt, dan doe ik Y.

Voorbeelden:

1. Wanneer mijn telefoon gaat tijdens mijn pomodoro, dan zet ik mijn telefoon uit.

2. Als mensen hard praten, dan zet ik mijn koptelefoon op.

De techniek is effectief omdat je niet meer hoeft na te denken over je actie bij een afleiding. Wanneer je geen plan hebt dan is het makkelijk om toe te geven aan de afleiding. Met een plan hoef je niet meer na te denken en gaat je hoofd direct naar de actie die je vooraf bedacht.

Hoe ga je om met je telefoon

Tijdens pauzes wil je optimaal ontspannen om vervolgens weer geconcentreerd te werken. Met je telefoon bij de hand, die je (als het goed is) 25 minuten negeert, is het tijdens de pauze fijn om even je telefoon bij te werken. Echter, je telefoon geeft je hoofd geen ontspanning – integendeel. Je telefoon geeft dusdanig veel prikkels dat het juist energie kost. Probeer hier bedachtzaam mee om te gaan.

Alternatieven pomodoro-techniek

Er bestaan meer tijdsmanagementtechnieken dan de pomodoro-techniek. Het is een goedwerkende techniek, maar het kan zijn dat een andere manier voor jou werkt. Daarom vind je hieronder alternatieven op de pomodoro-techniek

Flowtime

Flowtime lijkt veel op pomorodo, met één wezenlijk verschil. Je zit niet vast aan de 25 minuten waarin je je concentreert/werkt. In plaats hiervan ga je werken en aan de hand van de gewerkte tijd krijg je een pauze. Als je langer werkt krijg je langer pauze en vice versa.  De techniek werkt als volgt:

1. Je schrijft op welke taak je gaat doen. Zo kan je je focussen op één ding.

2. Schrijf je starttijd op.

3. Als je toe bent aan pauze stop je met werken. Vervolgens kijk je hoe laat het is.

4. Bepaal hoe lang je hebt gewerkt – afhankelijk van de gewerkte tijd krijg je pauze. (Ook hier kan je de pauzetijden aanpassen die voor jou werken, zo lang het concept maar gelijk blijft en je meer pauze krijgt als je langer werkt)

25%-methode

De 25%-methode is een variant op Flowtime. In plaats van vooraf vastgestelde pauzes, kijk je naar de gewerkte tijd en pak je 25% van de gewerkte tijd als pauze. Dus, als je een uur hebt gewerkt neem je 15 minuten pauze. Verder zijn alle stappen hetzelfde.

Eisenhower-methode

De Eisenhower-methode helpt je prioriteiten te stellen én om deze inzichtelijk te maken. Dit doe je met een matrix waar je taken onderverdeeld op basis van hoe dringend en belangrijk ze zijn. Deze matrix ziet er als volgt uit.

Stap 1: maak een takenlijst.

Stap 2: verdeel de taken onder in de matrix.

Stap 3: voer de taken uit aan de hand van de matrix. Taken uit kwadrant 1 doe je direct. Taken uit kwadrant 2 plan je in voor een later moment. Taken in kwadrant 3 delegeer je naar een ander en taken in kwadrant 4 laat je achterwege. Deze taken zijn immers niet dringend en niet belangrijk.

Samenvatting

De pomodoro-techniek helpt je met het indelen van tijd, structureren van je dag en om voldoende pauze te pakken. Zo werk je efficiënter en elimineer je afleidingen. Hiermee zorg je dat je je eigen productiviteit verbetert. De techniek gaat uit van 25 minuten geconcentreerd werken, waarna je 5 minuten pauze pakt. Na vier ‘pomodoro’s’ neem je een langere pauze. Zo creëer je de ideale balans tussen werk en pauze. Om de juiste focus te houden maak je zo min mogelijk gebruik van je telefoon – ook tijdens de pauzes. Dwaal je tijdens je focus af naar een ander onderwerp? Schrijf dit dan op zodat je hier tijdens je pauze aandacht aan kan besteden. Zo blijf jij de hele dag gefocust!