Veelgemaakte fouten in urenregistratie

Werkt jouw organisatie vaak onregelmatige uren? Wordt er vaak afgeweken van de geplande uren? Of ben je simpelweg niet altijd aanwezig om te controleren of iedereen genoeg uren werkt? Dan is urenregistratie het perfecte middel om controle te krijgen over de gewerkte uren.

Medewerkers geven na een dienst de gewerkte uren door en een manager controleert deze uren, waarna hij of zij deze uren goedkeurt. Medewerkers geven de gewerkte uren handmatig door of maken gebruik van een kloksysteem.

Terwijl dit eenvoudig klinkt, is het belangrijk om alert te zijn op de fouten die je kunt maken in de urenregistratie. Iets wat je te allen tijde wilt voorkomen aangezien je niet te veel uren uit wilt betalen. 

Uren onregelmatig controleren

Als medewerkers de uren registreren wil je natuurlijk zeker weten dat je de juiste uren goedkeurt. Door op regelmatige wijze, bijvoorbeeld één keer per week, de uren te controleren, heb je beter zicht of de ingediende uren kloppen.

Als je uren moet goedkeuren van een maand terug is het lastig om te herinneren of de ingediende uren kloppen.

Vooral als medewerkers de uren handmatig indienen is het lastig om dan zeker te zijn van je zaak. Voor je het weet betaal je te veel uren uit, iets wat je natuurlijk wilt voorkomen.

Overuren niet correct verwerken

Als je gebruik maakt van de urenregistratie, controleer je onder andere of dat iemand overuren maakt. Dan is het ook belangrijk om de overuren goed te verwerken - dit doe je gemakkelijk via het plus- en minuren overzicht.

Hier zie je iedere week/maand of iemand overuren heeft gewerkt. Vervolgens kan je deze overuren omboeken naar tijd-voor-tijd of uitbetalen.

Heb je een koppeling met je salarispakket? Dan verwerk je dit automatisch - om te voorkomen dat je overuren niet correct verwerkt is dan ook het advies om de koppeling tussen werktijden.nl en je salarispakket te activeren.

Contracten

Om een goed beeld te krijgen van de overuren is het belangrijk om de overeenkomsten van medewerkers in het systeem te zetten. Alleen zo weet het systeem hoeveel uur iemand per week/maand moet werken. Zonder deze informatie is het onmogelijk om te bepalen of iemand overuren werkt.

Geen urencodes toevoegen

Werk je met toeslagen? Zorg dan dat je uurcodes in het systeem zet. Met de urencodes registreer je eenvoudig hoeveel toeslaguren iemand heeft gewerkt. Maak je gebruik van een terminal? Dan worden de toeslaguren zelfs automatisch geregistreerd. Zo hoef je je nooit meer zorgen te maken of je niet teveel toeslag uitbetaalt.

Naast dat je met uurcodes eenvoudig toeslagen registreert, kan je de uurcodes ook gelijk doorzetten naar de accountant. Extra makkelijk.

Geen afdeling / positie toevoegen

Als medewerkers een afdeling of positie toevoegen in de urenregistratie, kan je precies zien hoeveel uur er gewerkt is binnen een bepaalde afdeling of functie.

Belangrijk is wel dat de medewerkers deze dan toevoegen als ze de uren doorgeven. Anders heb je geen beeld op wat er in een bepaalde maand is gedaan en dat is zonde.

Door jouw team duidelijke instructies te geven, weten ze hoe ze de uren op de juiste manier registreren. Leg tegelijkertijd ook uit waarom dat dat precies belangrijk is.

Uren niet goedkeuren

Het prettige van de urenregistratie is dat je controle houdt op de uren. Medewerkers geven uren door en een manager keurt dit goed. Belangrijk is dan wel dat je de uren goedkeurt.

Dit is een regelmatige taak en kost niet veel tijd. Echter, als je het niet doet dan weet je nooit precies hoeveel uren je team werkt.

Tevens heb je geen zicht op of er overuren worden gewerkt, die vervolgens niet worden uitbetaald. En dat zorgt weer voor medewerkers die niet blij zijn. Controleer daarom de uren goed.

Fouten bij de urenregistratie met een kloksysteem

Als je een klok-systeem hebt om de uren te registreren zijn er een aantal extra dingen om rekening mee te houden:

Medewerkers uren laten bewerken na het klokken

Maakt jouw organisatie gebruik van een kloksysteem? Of klokken jullie in en uit via de mobiele app? Dan is het belangrijk om in te stellen dat medewerkers de uren niet zelf aan kunnen passen.

Anders mis je het voordeel van nauwkeurig klokken - je wilt niet dat iemand die te laat is zelf zijn/haar uren aanpast zodat het lijkt alsof diegene op tijd was. Staat dit niet goed ingesteld in jouw account? Neem dan contact met ons op.

Geen ingeplande werktijden

Bij het klokken van de uren in de urenregistratie registreert het systeem automatisch pauzes. Deze berekent het systeem aan de hand van de ingeplande werktijden. Plan je geen werktijden in?

Dan registreert het systeem ook geen pauzes. Als er geen diensten in het systeem staan, heeft dat ook nog op andere vlakken invloed.

Het systeem weet niet op welke tijden het moet afronden. Als je niet wilt dat medewerkers betaald krijgen als ze eerder inlokken, of dat ze het eerste kwartier overwerk niet betaald krijgen, dan moet het systeem wel weten wat de juiste starttijd van een dienst is.

Als je kloktijden wilt afronden, is het dus ook belangrijk om diensten in te plannen. Zelfs als je altijd dezelfde tijden werkt.

Vergeten te klokken

Zonder dat medewerkers uit zichzelf klokken komen er geen uren in de urenregistratie. Dat betekent dat je afhankelijk bent van de medewerker - en dat ze niet vergeten te klokken. Er zijn meerdere manieren om te zorgen dat medewerkers het klokken zo min mogelijk vergeten:

• Hang de terminal op een zichtbare plek
• Hang reminders op bij binnenkomst
• Communiceer dat overuren alleen geregistreerd worden door te klokken

Urenregistratie in Werktijden is eenvoudig. Echter, wij snappen dat je het soms fijn vindt om met ons over zaken te overleggen. Daarom staan we met vragen over de urenregistratie klaar om je te helpen. Ook voor advies over wat de beste manier van werken is. Zo weet je zeker dat je een efficiënte en correcte manier van werken gebruikt. En dat is de moeite waard.

Heb je vragen? Neem dan contact op via de chat of bel ons op 0880 550 550. We helpen je graag op weg.