Geschreven door Dion
Laatst gewijzigd op 16 september 2026 5 minuten lezen
Iemand vertrekt om 14:00 terwijl de dienst tot 17:00 liep. Hoe je die drie uur verwerkt, hangt af van de reden van het vertrek.
Stuurde de werkgever de medewerker naar huis omdat er geen werk was, dan ligt het loonrisico volgens artikel 7:628 BW bij de werkgever en houdt afboeken van verlof geen stand.
Dit artikel zet de vier situaties naast elkaar, met per situatie de juiste verwerking.
Beslisboom: wie draagt het risico van de niet-gewerkte uren
De verwerking volgt uit één vraag: in wiens risicosfeer ligt de oorzaak van het eerdere vertrek? De tabel hieronder geeft per situatie het antwoord en de bijbehorende registratie.
| Situatie | Risico ligt bij | Verwerking van de niet-gewerkte uren |
|---|---|---|
| Eigen verzoek van de medewerker | Medewerker | Verlof afboeken met instemming, of inhalen binnen dezelfde periode |
| Ziekte tijdens de dienst | Werkgever (loondoorbetaling bij ziekte) | Gewerkte deel als gewerkt, restant als ziekte-uren |
| Geen werk voorhanden | Werkgever (artikel 7:628 BW) | Doorbetalen als uren zonder arbeid; geen verlof, geen min-uren |
| Opdracht van de werkgever (bijvoorbeeld sluiting, storing) | Werkgever | Doorbetalen als uren zonder arbeid |
Vertrek op eigen verzoek
Vraagt de medewerker zelf om eerder weg te mogen, dan ligt het risico bij de medewerker en zijn er twee routes.
De eerste: verlofuren afboeken van het saldo, met instemming van de medewerker. De tweede: de uren inhalen binnen dezelfde periode, bijvoorbeeld door later in de week drie uur langer te werken.Welke route past, hangt af van wat er in de cao of het contract staat over tijd-voor-tijd en van wat medewerker en leidinggevende samen afspreken.
Leg de afspraak direct vast: datum, aantal uren en de gekozen verwerking. Een mondelinge afspraak over drie uur voelt op het moment zelf als een klein ding, en levert bij de periodeafsluiting alsnog discussie op wanneer de medewerker zich een inhaalafspraak herinnert en de planner een verlofafboeking heeft gedaan.
Vertrek wegens ziekte tijdens de dienst
Wordt iemand tijdens de dienst ziek en gaat die om 14:00 naar huis, dan tellen de uren van 08:00 tot 14:00 als gewerkt. Het restant van de dienst valt onder de loondoorbetaling bij ziekte uit artikel 7:629 BW.
Verlof afboeken past hier niet: ziekte is geen vrije keuze en het verlofsaldo staat er los van.
Registreer het gewerkte deel op de normale uursoort en het restant op de ziektecode, met de werkelijke vertrektijd als grens.
De ziekmelding zelf loopt via de gebruikelijke verzuimprocedure, inclusief melding bij de arbodienst wanneer de organisatie daarmee werkt.
Zo staat de eerste ziektedag met het juiste aantal ziekte-uren in de administratie, wat telt voor wachtdagen en voor de verzuimrapportage.
Naar huis gestuurd omdat er geen werk was
Een rustige middag in de zaak, een afgezegde klus, een machine die stilstaat: stuurt de werkgever de medewerker om die reden naar huis, dan loopt het loon door. Artikel 7:628 BW legt het risico van niet-gewerkte uren bij de werkgever wanneer de oorzaak in diens risicosfeer ligt, en te weinig werk is daar het schoolvoorbeeld van.
Verlof afboeken of min-uren schrijven is in deze situatie geen geldige verwerking, ook niet wanneer de medewerker er op dat moment mee instemt.
Er bestaat een uitzondering: in de eerste zes maanden van de arbeidsovereenkomst kan schriftelijk worden afgeweken van de loondoorbetalingsplicht. Een cao kan die periode voor specifieke functies met incidenteel werk verlengen.
Staat zo'n afwijking niet in het contract of de cao, dan geldt de hoofdregel en betaal je de uren door.
Controleer bij oproepcontracten de actuele stand van artikel 7:628 lid 5 tot en met 7 BW, omdat de wetgever de ruimte voor afwijking de afgelopen jaren heeft ingeperkt.
Min-uren: wanneer ze wel werken en wanneer niet
Min-uren kennen geen eigen wettelijke grondslag. Ze werken alleen wanneer de cao of de arbeidsovereenkomst een urenbank of jaarurensystematiek regelt, waarin te veel en te weinig gewerkte uren over een langere periode tegen elkaar wegvallen. Zonder zo'n regeling bestaat er formeel geen min-uur: er is dan alleen loon dat doorloopt of verlof dat met instemming wordt afgeboekt.
Daarbij geldt de grens uit de vorige sectie onverkort. Bij een vast aantal contracturen per week en werk dat de werkgever niet aanbiedt, ontstaat geen min-uur, ook niet binnen een jaarurensystematiek.
De systematiek verdeelt uren over het jaar; ze verschuift het ondernemersrisico niet naar de medewerker. Hoe een urensaldo werkt en hoe je min- en plusuren tegen elkaar wegstreept, lees je op de pagina over min- en plusuren.
Verwerking in de urenregistratie
De registratie volgt in alle vier de situaties hetzelfde patroon. Registreer eerst de werkelijke eindtijd, in dit voorbeeld 14:00. Boek daarna het verschil tussen 14:00 en 17:00 op de code die bij de situatie hoort: verlof, ziekte, doorbetaald zonder arbeid of tijd-voor-tijd. Hoe tijd-voor-tijd als saldo werkt, staat op de pagina over tijd-voor-tijd.
Bewaar daarbij de oorspronkelijk geplande eindtijd. Het verschil tussen planning en registratie blijft dan zichtbaar in de rapportage, en dat verschil vertelt je aan het einde van de maand of eerder vertrek een incident was of een patroon.
Een locatie waar diensten structureel korter uitvallen dan gepland, heeft een roosterprobleem, geen registratieprobleem. Meer over het vastleggen van werkelijke tijden lees je op de pagina over urenregistratie.
Verlof achteraf aanvragen voor een halve dienst
Vertrok iemand op eigen verzoek zonder dat er vooraf een verlofaanvraag lag, dan dient de medewerker die aanvraag alsnog in voor het niet-gewerkte deel van de dienst. De leidinggevende keurt de aanvraag goed, waarna het saldo en de urenregistratie weer op elkaar aansluiten.
Werk hierbij met de werkelijke uren, in dit voorbeeld drie uur, en niet met een afgeronde halve dag: een afboeking van vier uur voor drie uur afwezigheid houdt bij navraag geen stand.
Spreek intern een termijn af voor het indienen, bijvoorbeeld binnen dezelfde week. Een aanvraag die weken later binnenkomt, valt in een periode die al is goedgekeurd en vraagt dan om een correctie met alle nawerk van dien.
De verwerking wordt pas voorspelbaar wanneer iedere planner bij dezelfde situatie dezelfde code gebruikt.
Leg daarom per situatie één interne afspraak vast: eigen verzoek is verlof of inhalen, ziekte is de ziektecode vanaf de vertrektijd, geen werk is doorbetaald zonder arbeid. Eén A4 met die drie regels voorkomt dat de rapportage per planner een ander beeld geeft.
Afwijkende uren direct op de juiste code met Werktijden.nl
Met Werktijden.nl registreer je de werkelijke eindtijd via de app of de prikklok, terwijl de geplande eindtijd bewaard blijft. Het verschil boek je in één handeling op de juiste code: verlof, ziekte, doorbetaald zonder arbeid of tijd-voor-tijd. De rapportage toont daarna per locatie of eerder vertrek een incident was of een patroon.
