10 tips voor de bezetting op de werkvloer tijdens de zomervakantie

Voor veel bedrijven is het een uitdaging om in de zomerperiode de werkvloer voldoende bemand te houden. Werknemers plannen namelijk vaak allemaal rondom de schoolvakanties hun vrije dagen in. Het is daarom belangrijk om op tijd te beginnen met de planning van de bezetting op de werkvloer in de zomer. In dit artikel vind je 10 tips om ervoor te zorgen dat dit soepeler verloopt.

1. Begin op tijd

Zorg ervoor dat je ruim van tevoren begint met de personeelsplanning rondom de zomervakantie. Hierdoor is er voldoende tijd om het werk en de bezetting op de werkvloer te organiseren en eventuele problemen tijdig op te lossen.

2. Maak een rooster

Maak een duidelijk rooster waarin de vakanties van alle werknemers zijn opgenomen. Zo krijg je inzicht in de bezetting en zie je precies in welke periodes extra hulp nodig is. Een rooster maken kan via prgamma’s als Excel of via onze tool.

3. Communiceer met je werknemers

Communiceer duidelijk met werknemers over de planning en de bezetting. Bespreek de mogelijkheden en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de verwachtingen. Zorg ervoor dat medewerkers hun vakantiedagen zo snel mogelijk aangeven of invullen. Hoe duidelijker en transparanter je hierin bent, hoe minder snel er onderbezetting of miscommunicatie plaatsvindt.

4. Maak gebruik van flexibele werktijden

Maak gebruik van flexibele werktijden, zodat werknemers uren kunnen compenseren. Hierdoor kunnen ze bijvoorbeeld eerder beginnen of later eindigen, wat zorgt voor een betere bezetting. Werkenemers laten thuiswerken stimuleert dit. Hiermee vergroot je de kans dat vaste medewerkers alsnog de gewenste uren kunnen maken.

5. Zorg voor vervanging

In het ergste geval kun je ervoor kiezen om vervanging te regelen. Bijvoorbeeld door met freelancers te werken.  Hierdoor blijft het werk doorgaan en voorkom je dat er gaten vallen in het rooster.

6. Blijf flexibel

Houd er rekening mee dat er altijd onverwachte situaties kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld door plotse ziekte of meerdere werknemers die in de zomer met ouderschapsverlof gaan. Blijf flexibel en probeer oplossingsgericht te denken. Uiteindelijk is het van belang dat medewerkers gehoord worden en er samen naar een oplossing wordt gezocht.

7. Zorg voor een goede planningstool

Maak gebruik van een goede planningstool om de bezetting op de werkvloer in kaart te brengen en optimaliseren. Hierdoor kun je snel en efficiënt reageren op eventuele veranderingen. Afhankelijk van het aantal medewerkers kan dit eenvoudig in Excel. Efficienter en tijdsbesparender is de software van Werkijden. Door gebruik te maken van de juiste software wordt het maken van een goede planning een stuk makkelijker.

8. Houd rekening met drukte en rustige perioden

Houd rekening met drukke periodes en zorg voor extra mankracht op deze momenten. Zo voorkom je dat belangrijk werk blijft liggen en voorkom je dat uw werknemers overbelast raken. Het kan hierbij handig zijn om belangrijk werk naar voren te trekken of juist op de planken te laten rusten tot na de zomer. Goed time management is essentieel.

9. Vakantie is vakantie

Het belangrijk om werknemers de ruimte te geven om even op adem te komen. Geef ze de gelegenheid om hun vakantie te vieren, zonder iets voor werk te doen. Tevreden en gelukkige werknemers zullen een stap harder zetten wanneer dat nodig is.

10. Leer van eerdere ervaringen

Neem de tijd om te evalueren en te leren van eerdere zomerperiodes. Wat werkte goed en wat kan er beter? Door terug te kijken en te leren van eerdere ervaringen kun je de planning en organisatie voor volgende zomers nóg beter aanpakken.

Samenvatting

Door op tijd te beginnen met de planning en bezetting op de werkvloer voor de zomerperiode, zorg je ervoor dat het soepel verloopt. Het is belangrijk om een duidelijk rooster te maken en goed te communiceren met je werknemers. Flexibele werktijden helpen om de bezetting op peil te houden. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met drukkere periodes en indien nodig vervanging te regelen voor werknemers die met vakantie gaan. Door een goede planningstool te gebruiken en flexibel te blijven, kun je snel inspelen op veranderingen. Tot slot is het belangrijk om werknemers de ruimte te geven om écht te ontspannen en te genieten van hun vakantie.