Werkkostenregeling 2024. Uitleg en voorbeelden.

De WKR biedt ook in 2024 ondernemers de mogelijkheid om onbelaste vergoedingen en cadeaus aan werknemers te geven. In dit artikel leggen we duidelijk uit wat de werkkostenregeling inhoudt en hoe je als ondernemer deze regeling optimaal benut. En om het nóg duidelijker te maken helpen we je aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden.

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De WKR stelt werkgevers in staat zelf te bepalen welke vergoedingen of cadeaus zij onbelast aan werknemers willen schenken. Van kerstpakketten tot sportabonnementen en van tablets tot fietsen: de mogelijkheden zijn behoorlijk divers. Aan deze regeling zit – uiteraard – een kostenlimiet. Dit verschilt vaak per jaar. Daarom is het handig om dat goed in de gaten te houden. Want als je het overschrijdt betaal je plots behoorlijk wat belasting.

Hoe werkt de WKR en wat is de vrije ruimte?

De werkkostenregeling werkt als volgt: je krijgt een zogenoemde ‘vrije ruimte’ waarin je naar hartenlust je werknemers mag belonen met vergoedingen of cadeaus. Deze vrije ruimte is simpelweg een bepaald bedrag wat je dus mag besteden, zonder daar belasting over te hoeven betalen.

Dit bedrag wordt gebaseerd op de totale loonsom van alle medewerkers samen. Overschrijd je het bedrag van je vrije ruimte? Dan moet je 80 procent belasting betalen over het overschrijdende bedrag.

Voorbeeld 1: gezamenlijke loonsom tot €400.000

Genoeg theorie, nu is het zaak om er concrete praktijkvoorbeelden bij te pakken. Stel je hebt een bedrijf met acht werknemers en een gezamenlijke loonsom van € 400.000 in 2024. De vrije ruimte is dan 1,92%, wat neerkomt op €7.680. Je wilt je waardering tonen en besluit elke werknemer een onbelaste vergoeding te geven. Dankzij de vrije ruimte kun je elke werknemer een extra onbelaste vergoeding van €650 geven. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van cadeaubonnen of een tablet, wat niet alleen een belastingvoordeel oplevert maar ook het de waardering en teamgeest van je personeel versterkt.

Voorbeeld 2: gezamenlijke loonsom meer dan €400.000

Stel je hebt een bedrijf met 10 werknemers. De gezamenlijke loonsom is €600.000 in 2024. Volgens de werkkostenregeling (WKR) is de vrije ruimte tot een loonsom van €400.000 1,92%, maar over het bedrag boven de €400.000 is de vrije ruimte 1,18%.

In dit geval heb je een totale vrije ruimte van € 10.040 beschikbaar. Stel dat je besluit om alle 10 werknemer een onbelaste vergoeding van €800 te geven. Dan is dat in totaal €8.000. Omdat dit allemaal binnen jouw vrije ruimte valt, hoef je hier géén belasting over te betalen.

Nihilwaarderingen gaan niet van vrije ruimte af

Stel dat je als werkgever een aanbouw wil maken dat als sportruimte gaat fungeren. Het bedrag dat je hieraan besteed, gaat niét van je WKR en vrije ruimte af. Dit soort zaken hebben een zogenoemde nihilwaardering die niet ten koste gaan van de vrije ruimte.

Stel de kosten voor de sportruimte bedragen €20.000, dan hoef je hier – in ieder geval in 2024 – geen belasting over te betalen. Andere nihilwaardering zijn ter beschikken gestelde werkkleding, consumpties op de werkplek en ov-abonnementen.

Noodzakelijkheidscriterium

Naast de nihilwaardering is er het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is niets meer of minder dan attributen die noodzakelijk zijn bij het uitvoeren van werkzaamheden. Denk aan gereedschap bij een bouwbedrijf of mobiele telefoons voor mensen met een kantoorbaan in de sales. Deze zaken kun je belastingvrij aan je personeel geven, zonder dat het af gaat van je vrije ruimte. Privégebruik speelt hier geen rol in.

Vrijstellingen

Tot slot zijn er gerichte vrijstellingen die ook niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Hierbij moet je concreet denken aan zaken als:

-OV-kaartabonnement
–Reiskostenvergoeding
-Verhuiskosten (met werk als hoofdreden)
-Consumpties bij overwerk
-VOG-aanvraag

Om je vrije ruimte zo ‘vrij’ mogelijk te houden, is het ontzettend belangrijk om goed stil te staan op wat voor manier en met welke regeling je inkopen doet. Het zou zonde zijn om je vrije ruimte te verspillen.

Samenvatting

De werkkostenregeling – ook wel WKR genoemd – stelt je als ondernemer in staat om belastingvrij cadeaus of hulpmiddelen aan je personeel te schenken. De hoogte van deze vrije ruimte hangt er vanaf of de gezamenlijke loonkosten van je personeel tot €400.000 rijkt of meer. Tot vier ton is het in 2024 1,92% en boven de vier ton is het 1,18%. Máár, geef het niet te snel uit. Soms vallen jouw gifts namelijk onder uitzonderingen, zoals noodzakelijkheidscriterium of nihilwaardering.