Onboarding proces: zo werk je nieuwe collega’s in

Een nieuwe medewerker verwelkomen – het lijkt zo simpel. Even wat accounts aanmaken, een laptop klaarzetten en een snelle rondleiding door het kantoor. Toch weet iedereen die weleens van baan is gewisseld: die eerste werkdagen kunnen behoorlijk overweldigend zijn. Juist daarom is een goede onboarding zo belangrijk. In dit artikel delen we praktische tips om nieuwe collega’s écht welkom te heten.

Wat is onboarding?

Onboarding – ook wel het inwerken van een nieuwe collega genoemd – is een belangrijk proces dat wordt gebruikt om nieuwe medewerkers warm te verwelkomen. Tijdens de onboarding bereiden nieuwe medewerkers zich voor op hun nieuwe baan. Dit soort trajecten staan vooral bekend als saai met veel papierwerk, zoals het aanmaken van werkaccounts het ontvangen van een laptop en het voorstellen aan nieuwe collega’s.

Bron: Mirrorreview

Meer dan papierwerk en administratie

Zonde, want een onboarding is veel meer dan alleen papierwerk en administratie. Het gaat er om nieuwe medewerkers te helpen zich thuis te voelen in hun nieuwe werkomgeving en de kennis en tools te geven die ze nodig hebben om succesvol te zijn. Sterker nog: uiteindelijk heeft een goede onboarding zelfs impact op het behoud van personeel.

Onboarding proces

Tijdens het onboarding proces worden nieuwe medewerkers voorgesteld aan het bedrijf en het team. Ze krijgen een rondleiding door het kantoor en leren over de bedrijfscultuur en normen. Ook worden belangrijke informatie en procedures uitgelegd, zoals technologie, veiligheid en bedrijfsprocessen.

Het belang van een goed onboarding proces

Het uitgebreid en zorgvuldig inwerken van nieuwe collega’s is van cruciaal belang voor je bedrijf. Dit zorgt voor minder uitval, meer motivatie én betere productiviteit. In dit hoofdstuk lees je het belang van een goed onboarding proces.

Het creëert een positieve eerste indruk

Een goed onboarding proces begint met een warm welkom voor de nieuwe collega. Dit laat meteen een positieve indruk achter en toont de zorg en aandacht die het bedrijf heeft voor nieuwe medewerkers. Een vriendelijk ontvangst en kennismaking met het team zorgen ervoor dat de nieuwe collega zich gewaardeerd voelt.

Verhoogt betrokkenheid en retentie

Wanneer nieuwe medewerkers goed starten, voelen ze zich sneller betrokken bij het bedrijf. Dit vergroot de kans dat ze langer bij het bedrijf blijven werken. Een goed onboarding proces vermindert ook de kans dat nieuwe collega’s binnen korte tijd weer vertrekken, wat veel tijd en geld bespaart bij het zoeken naar vervanging. Vooral in deze tijden van personeelstekorten.

Snellere productiviteit

Door nieuwe medewerkers te voorzien van de juiste informatie en training, kunnen ze sneller productief zijn. Ze begrijpen hoe alles werkt en weten wie ze kunnen benaderen voor hulp. Dit helpt hen om efficiënter te werken en draagt bij aan het behalen van de bedrijfsdoelen.

Vermindert stress en onzekerheid

Starten met een nieuwe baan is spannend en het kan veel stress en onzekerheid met zich meebrengen. Een gestructureerd onboarding proces helpt nieuwe collega’s om zich meer op hun gemak te voelen en vermindert de angst om iets verkeerd te doen. Vooral als ruim van te voren bekend is hoe de onboarding eruit komt te zien.

Bedrijfscultuur begrijpen

Een goed onboarding proces omvat het uitleggen van de bedrijfscultuur en normen. Nieuwe medewerkers leren zo wat belangrijk is voor het bedrijf en hoe ze kunnen bijdragen aan een positieve werkomgeving.

Bevordert samenwerking en teamgeest

Het zorgvuldig inwerken van nieuwe medewerkers zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich sneller integreren in het team. Dit bevordert de samenwerking, teamgeest en productiviteit. Daarnaast verkleint het de kans dat er een uitloop plaatsvindt van talentvolle professionals.

Zo werk je een nieuwe medewerker in

Bij een onboarding is een gestructureerde aanpak nodig. Hieronder volgen enkele waardevolle tips om dit te bereiken:

Zorg voor een goede voorbereiding

Een goede voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle onboarding. Betrek belangrijke collega’s bij het inwerken, zoals managers, teamleden en andere betrokkenen. Zorg ervoor dat zij tijd vrijmaken om de nieuwe collega te verwelkomen en ondersteunen. Zorg voor een duidelijk en gestructureerd onboarding programma dat alle essentiële aspecten omvat, zoals bedrijfsprocessen, technologie, veiligheidsrichtlijnen en de bedrijfscultuur. Verzamel alle benodigde documentatie en materialen voor een goede introductie. Er zijn zelfs onboarding apps.

Maak een onuitwisbare eerste indruk

Een positieve eerste indruk is van onschatbare waarde. Zorg ervoor dat de nieuwe collega zich welkom voelt vanaf het moment dat ze het kantoor binnenstappen. Een warm welkom door collega’s en een korte rondleiding door de werkplek kan een groot verschil maken. Zorg voor een schone werkplek en een opgeruimd en gezond kantoor. Introduceer de nieuwe collega aan het team en moedig informele kennismakingen aan. Maak er tijd voor vrij!

Introduceer het bedrijf en de bedrijfscultuur

Een duidelijke introductie van het bedrijf en de bedrijfscultuur is belang voor elke nieuwe collega. Geef een overzicht van de missie, visie en waarden van het bedrijf, zodat ze begrijpen waar het bedrijf voor staat. Leg de bedrijfscultuur en normen uit, zodat ze weten hoe ze zich kunnen aanpassen aan de werkomgeving. Laat zien hoe het bedrijf zich onderscheidt van anderen in de branche. Dit soort zaken motiveert nieuwe collega’s om zich te identificeren met het bedrijf.

Vertel de belangrijkste informatie

Zorg ervoor dat nieuwe collega’s toegang hebben tot alle relevante informatie, tools en software die nodig zijn voor hun functie. Bijvoorbeeld de personeelsplanning en wanneer de pauzes zijn. Leg ook de belangrijkste bedrijfsprocessen en procedures uit, zodat ze weten hoe alles werkt en wat er verwacht wordt. Vergeet niet om noodprocedures en veiligheidsrichtlijnen te bespreken.

Biedt trainingen aan

Een goede training is essentieel voor nieuwe collega’s om hun functie succesvol uit te voeren. Plan en organiseer trainingen die specifiek zijn afgestemd op hun functie. Bied ook mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en groei. Er zijn zelfs speciale software waarmee je makkelijk onboarding trainingen kunt maken.

Communiceer open

Moedig nieuwe collega’s aan om vragen te stellen en feedback te geven. Een open communicatiecultuur bevordert een positieve werkomgeving en helpt nieuwe medewerkers om zich gehoord en gewaardeerd te voelen. Organiseer regelmatige check-ins om hun voortgang te bespreken en hun eventuele zorgen te kunnen aanpakken. Toon waardering voor hun inbreng en ideeën, dit bevordert hun betrokkenheid bij het bedrijf.

Zorg voor sociale integratie

Organiseer informele teambuildingactiviteiten en andere sociale bijeenkomsten om nieuwe werknemers direct thuis te laten voelen. Vaak wordt onderschat wat de impact is van af en toe informeel met elkaar bezig zijn. Een chatgroep kan daarbij ook helpen, maar kijk uit dat de WhatsApp-groep op het werk wel netjes blijft.

Evalueer je onboarding proces

Evalueer het onboarding proces en verzamel feedback van nieuwe collega’s om te begrijpen wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Pas het onboarding programma indien nodig aan op basis van de feedback. Zorg voor een gestructureerde follow-up na de eerste maanden om te controleren of de nieuwe collega goed op weg is en eventuele verdere ondersteuning te bieden.

Samenvatting