Zo voer je een exitgesprek

Een goed exitgesprek wordt enorm onderschat, omdat het je organisatie enorm kan helpen groeien. Het is geen ‘moetje’, maar een kans om waardevolle inzichten te krijgen van mensen die je organisatie door en door kennen. In dit artikel vind je tips om zo’n eindgesprek te voeren.

Wat houdt een exitgesprek eigenlijk in?

Wanneer een medewerker vertrekt, plan je een open gesprek om te horen over hun ervaringen. Dit gebeurt meestal met iemand van HR of een leidinggevende. Hoewel het vrijwillig is, levert zo’n gesprek vaak eerlijke feedback op die je anders misschien niet zou krijgen.

Waarom zijn deze gesprekken zo waardevol?

Door exitgesprekken kun je patronen ontdekken in waarom mensen vertrekken. Misschien spelen dezelfde thema’s steeds weer op? Die informatie helpt je om concrete verbeteringen door te voeren in je bedrijf. Hier zijn veel voorkomende redenen waarom bedrijven exitgesprekken voeren:

Meestal plan je het gesprek in de laatste twee weken voor iemand vertrekt. Dan heeft de medewerker al afstand kunnen nemen van eventuele emoties rond het vertrek, maar staat de ervaring nog vers in het geheugen.

Exitgesprek voorbereiden

Kies een rustige plek waar iemand zich op zijn gemak voelt. Een goede voorbereiding helpt enorm. Denk bijvoorbeeld aan deze vragen:

✅Waarom heb je besloten te vertrekken?
✅Wat vond je van de werksfeer en cultuur?
✅Hoe was je ervaring met je leidinggevende?
✅Wat zou je veranderen binnen het bedrijf?
✅Heb je suggesties om je positie aantrekkelijker te maken?

Door deze vragen te stellen, kun je bijzonder waardevolle feedback verzamelen en achterhalen wat de grootste redenen zijn voor vertrek. En het allerbelangrijkst? Luister oprecht en zonder direct in de verdediging te schieten. Zelfs als je het er niet mee eens bent. Het doel is om te leren, niet om gelijk te krijgen.

Wat doe je met alle feedback?

Verzamel de inzichten uit verschillende gesprekken en zoek naar terugkerende thema’s. Een praktisch voorbeeld:

Hier is een voorbeeld van hoe je de feedback kunt verwerken:

Voor welke sectoren dit vooral interessant is

Gemiddeld heeft een Nederlands bedrijf volgens het CBS zo’n 15% verloop per jaar. Maar dat verschilt enorm per sector. Door exitgesprekken snap je beter hoe jouw organisatie het doet en waar je kunt verbeteren.

Belangrijkste tips:

8 belangrijke tips

Je beste mensen vertrekken soms – dat hoort erbij. Maar juist dan heb je een gouden kans om te leren van hun ervaringen. Want tijdens een exitgesprek zijn medewerkers vaak bereid om écht eerlijk te zijn over wat ze hebben meegemaakt binnen je organisatie. Hierbij tips tot slot om er zo veel mogelijk uit te halen en het goed aan te pakken:

1. Bouw vertrouwen op

Begin het gesprek met het benadrukken van vertrouwelijkheid. Leg uit hoe je de feedback verwerkt en wie er toegang tot krijgt. Maak duidelijk dat het doel is om te leren en te verbeteren, niet om te oordelen.

2. Vermijd de verdedigende houding

Als je kritiek krijgt op processen of personen, schiet dan niet in de verdediging. Vraag door om de kern te begrijpen: “Kun je daar een voorbeeld van geven?” of “Hoe had je dat liever gezien?” Zo krijg je constructieve feedback in plaats van alleen kritiek.

3. Maak het persoonlijk

Standaardvragenlijsten kunnen handig zijn als geheugensteun, maar laat het gesprek natuurlijk verlopen. Pas je vragen aan op basis van wat je hoort. Toon echte interesse in het verhaal van de vertrekkende collega.

4. Documenteer zorgvuldig

Maak tijdens het gesprek beknopte aantekeningen van kernpunten. Werk deze direct na het gesprek uit als de details nog vers in het geheugen zitten. Let vooral op:

✅Concrete voorbeelden
✅Suggesties voor verbetering
✅Opvallende quotes
✅Terugkerende thema’s

5. Plan het moment zorgvuldig

Kies een tijdstip waarop jullie beiden rustig kunnen praten. Niet gehaast tussen twee vergaderingen door. Plan liever 60 minuten en rond eerder af, dan dat je moet haasten door tijdgebrek.

6. Luister actief

Gebruik technieken als:

✅Samenvatten wat je hoort
✅Doorvragen bij onduidelijkheden
✅Non-verbaal betrokkenheid tonen
✅Stiltes laten vallen voor reflectie

7. Sluit positief af

Bedank de medewerker voor hun openheid en bijdrage aan de organisatie. Vraag of ze nog laatste gedachten willen delen. Zo creëer je een waardig afscheid dat de deur openhoudt voor toekomstig contact.

8. Onderneem actie

Verzamel inzichten uit meerdere gesprekken en zoek naar patronen. Deel relevante feedback (geanonimiseerd) met betrokken managers of teams. Maak een concreet verbeterplan en communiceer over de voortgang.