Do’s and don’ts in de WhatsApp-groep op het werk

WhatsApp-groepen op het werk zijn tegenwoordig een belangrijk onderdeel van communicatie tussen collega’s. Het is een snelle en handige manier om informatie te delen, deadlines te herinneren en feedback te geven. Maar hoe zorg je ervoor dat deze groepen nuttig blijven zonder te verzanden in een overvloed aan nutteloze berichten? Hier zijn enkele do’s en don’ts om het beste uit je WhatsApp-groep op het werk te halen.

Tips voor WhatsAppgroepen op het werk  (do’s)

Hierbij de belangrijkste tips om je werk Whatsappgroep functioneel en no-nonense te houden:

Gebruik de WhatsApp-groep voor werkgerelateerde berichten

Het belangrijkste doel van de WhatsApp-groep op het werk is om de communicatie tussen collega’s te verbeteren en werkgerelateerde informatie te delen. Zorg er daarom voor dat je de groep alleen gebruikt voor werkgerelateerde berichten, zoals updates over projecten, afspraken en deadlines.

Wees beknopt en duidelijk

Berichten in een WhatsApp-groep moeten kort en bondig zijn. Vermijd lange berichten en houd het simpel. Het is ook belangrijk om duidelijk te zijn in je berichten en geen afkortingen te gebruiken die voor anderen onbegrijpelijk zijn.

Houd het professioneel

WhatsApp-groepen op het werk moeten professioneel blijven. Vermijd dus persoonlijke berichten en grapjes die ongepast kunnen zijn. Zorg ervoor dat je berichten altijd respectvol zijn en dat je de juiste taal en toon gebruikt.

Gebruik de groep niet als chatroom

Een WhatsApp-groep is niet bedoeld als chatroom voor algemene gesprekken. Zorg ervoor dat je de groep alleen gebruikt voor werkgerelateerde zaken en houd persoonlijke gesprekken buiten de groep. Dus beperk zaken als onderstaand:

Reageer snel

Als je een bericht in de groep ontvangt, reageer dan zo snel mogelijk. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft en dat er geen vertraging optreedt in de communicatie.

Dit moet je niét doen in WhatsApp-groepen op het werk (don’ts)

Naast de eerdergenoemde voordelen, kent WhatsApp ook veel nadelen voor werkgerelateerd gebruik.

Overlaad de groep niet met nutteloze berichten

Een van de grootste fouten die mensen maken in een WhatsApp-groep is het overladen van de groep met nutteloze berichten. Vermijd het sturen van grappige video’s, afbeeldingen en andere inhoud die niet relevant is voor het werk.

Vermijd lange discussies

Een WhatsApp-groep is niet de juiste plek voor lange discussies. Vermijd daarom het voeren van lange gesprekken in de groep. Als een gesprek te lang wordt, verplaats het dan naar een persoonlijk gesprek of bel een vergadering in.

Stuur geen vertrouwelijke informatie

Vermijd het versturen van vertrouwelijke informatie in een WhatsApp-groep. Het is mogelijk dat de informatie in verkeerde handen terechtkomt, dus wees voorzichtig met wat je in de groep deelt.

Gebruik geen ongepaste taal of toon

Zorg ervoor dat je de juiste taal en toon gebruikt in de WhatsApp-groep. Vermijd het gebruik van ongepaste taal of toon, omdat dit onprofessioneel kan overkomen en conflicten kan veroorzaken tussen collega’s.

Stuur geen berichten buiten werktijden

Respecteer de privétijd van je collega’s en stuur geen berichten buiten werktijden, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Iedereen heeft recht op een gezonde balans tussen werk en privéleven, en het constant ontvangen van berichten buiten werktijd kan een negatief effect hebben op de productiviteit en het welzijn van je collega’s.

Hoe ga je hier als werkgever het best mee om?

Als werkgever is het belangrijk om duidelijke richtlijnen te geven aan je werknemers over het gebruik van WhatsApp-groepen op het werk. Bespreek tijdens vergaderingen de do’s en don’ts en zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat wel en niet acceptabel is in de groep. Daarnaast kan het nuttig zijn om een protocol op te stellen voor het gebruik van WhatsApp-groepen op het werk en deze beschikbaar te stellen aan alle werknemers. Door het stellen van duidelijke grenzen en richtlijnen kan de productiviteit en communicatie binnen de groep worden verbeterd en onnodige afleidingen – en zelfs pesterijen – worden voorkomen.

Let op privacy en beveiliging

Een ander belangrijk aspect van het gebruik van WhatsApp op het werk is privacy en beveiliging. Werkgevers moeten erop toezien dat de privacy van de werknemers wordt beschermd en dat er geen vertrouwelijke informatie wordt gedeeld via de WhatsApp-groep. Werkgevers moeten ook ervoor zorgen dat de groep beveiligd is en dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de groep. Het is belangrijk om de groep regelmatig te controleren en eventuele inbreuken op de privacy of beveiliging te rapporteren en op te lossen.

Gebruik de software van Werktijden in plaats van Whatsapp

Als werkgever heb je verschillende opties om te kiezen voor alternatieven voor WhatsApp-groepen op het werk. Er zijn verschillende interne communicatietools beschikbaar, zoals Microsoft Teams, Slack of Trello. Deze tools bieden een meer professionele en gestructureerde manier van communiceren.

Daarnaast zijn er speciale softwareoplossingen beschikbaar, zoals de software van Werktijden. Dit is speciaal ontworpen voor specifieke zakelijke communicatie en teambeheer. Met deze software kun je gemakkelijk en snel communiceren met je teamleden en belangrijke updates delen. Denk aan roosterwijzigingen, verlofaanvragen, ziekmeldingen en extra diensten. Deze duidelijkheid maakt dat chatten in veel gevallen overbodig wordt.

Probeer de software van Werktijden nu 14 dagen gratis. Zónder automatische verlenging.