De 5 meest gemaakte fouten bij een functioneringsgesprek (werkgevers)

Een functioneringsgesprek is voor zowel werkgever als werknemer een uitgelezen mogelijkheid om in alle rust het functioneren te bespreken. Voor de werkgever de kans om complimenten en verbeterpunten aan te dragen en voor de werknemer de mogelijkheid om ambities uit te spreken of andere zaken aan te kaarten. Ondanks dat de insteek van functioneringsgesprekken vaak goed zijn, laat de uitvoering regelmatig te wensen over. In dit artikel lees de je 5 meest gemaakte fouten én oplossingen.

Wat houdt een functioneringsgesprek in?

Bij de meeste bedrijven wordt met elke werknemer twee keer per jaar een functioneringsgesprek gevoerd. Tijdens dit gesprek wordt niet alleen het functioneren besproken, maar ook de samenwerking, werksfeer, ambities, toekomstplannen en verbeterpunten. Het is een moment van wederzijdse feedback waar je als bedrijf – als je het goed aanpakt – ontzettend veel uit kan halen. Daarom is een goede voorbereiding in allerlei opzichten een slim plan.

De 5 meest gemaakte fouten bij een functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken kosten veel tijd. En laten veel managers dat nou nét niet hebben. Om die reden sluipen er vaak fouten in functioneringsgesprekken.

1. Haastige voorbereiding

Een haastige voorbereiding voor een functioneringsgesprek leidt vaak tot miscommunicatie en onduidelijkheid over prestaties en doelen. Als werkgever is het essentieel om informatie te verzamelen over de prestaties van de werknemer en feedback te verzamelen van collega’s. Een onvolledige voorbereiding kan leiden tot onnodige spanning en een onproductief gesprek. Neem de tijd om jezelf voor te bereiden en zorg ervoor dat je klaar bent om open en constructief te praten over prestaties en doelen. Op die manier voelt de werkgever zich gehoord en serieus genomen.

2. Onvoldoende feedback

Voor een werknemer is er niets vervelender dan oppervlakkige voorspelbare feedback. Het komt niet ‘echt’ over en je helpt zowel de werknemer als het bedrijf er niet mee. Bereid je dus goed voor, verzamel feedback, analyseer zijn of haar werkzaamheden en breng het op een constructieve manier. Door opbouwende feedback om te smelten naar doelen, motiveer je de werknemer om daarnaartoe te werken.

3. Veel praten, weinig luisteren

Een functioneringsgesprek kan een spannend moment zijn voor werknemers. Houd daar rekening mee in het gesprek en biedt de ruimte voor de inbreng van je werknemer. Door goed te luisteren kom je er bovendien achter waar de pijnpunten binnen de organisatie liggen, wat er juist wel goed gaat en waar misschien jijzelf als leidinggevende van kan leren. Daarnaast is een functioneringsgesprek een ideaal moment om onderzoekjes te starten. Bijvoorbeeld naar werkgeluk, wensen m.b.t secundaire arbeidsvoorwaarden of (mentale)gezondheid. Je spreekt immers toch elke werknemer en kan van de gelegenheid gebruik maken om ze een survey te laten invullen.

4. Verkeerde timing

Wanneer de ene afdeling binnen een organisatie netjes elk half jaar een functioneringsgesprek heeft en de andere afdeling niet, kan dat spanningen veroorzaken. Hetzelfde geldt als de beoordeling te laat of te vroeg komt. Plan daarom bij voorkeur alle gesprekken ruim op tijd in. Het liefst aan het begin van het jaar. Op die manier weten werknemers waar ze aan toe zijn en bied je hun voldoende tijd om voor te bereiden.

5. Geen concrete doelen

Een laatste veelvoorkomend probleem is het niet stellen van concrete doelen voor de toekomst. Werknemers hebben duidelijke verwachtingen nodig om hun prestaties te verbeteren. Werkgevers moeten werknemers helpen om realistische en meetbare doelen te stellen en vervolgens de voortgang bijhouden en ondersteuning bieden waar nodig. Dit is voor alle partijen nuttig, dus het zou zonde zijn om te weinig of geen concrete doelen op te stellen.

Tips voor werkgevers

Hierbij nog een aantal tips voor werkgevers om een succesvol functioneringsgesprek te voeren. Door het maximale uit het gesprek te halen, haal je het maximale uit de werknemer.

✅Creëer een open en constructieve sfeer – Zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt in een veilige en respectvolle omgeving. Zorg ervoor dat de werknemer zich op zijn gemak voelt om open te spreken over zijn prestaties en doelen.

✅Evalueer het gesprek – Na afloop van het gesprek is het belangrijk om te evalueren wat er is besproken en welke vervolgstappen moeten worden genomen. Maak eventueel een samenvatting van de belangrijkste punten en afspraken en stuur deze naar de werknemer.

✅Bied ondersteuning aan – Bied de werknemer ondersteuning aan om zijn doelen te bereiken en zorg ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om deze doelen te bereiken. Zorg er ook voor dat de werknemer weet waar hij terecht kan voor verdere ondersteuning en advies.

✅Geef waardering – Het is belangrijk om positieve prestaties te erkennen en waardering uit te spreken voor de inzet en toewijding van de werknemer. Dit kan de motivatie van de werknemer verhogen en hem of haar aanmoedigen om in de toekomst nog beter te presteren.

✅Neem de tijd – Plan voldoende tijd in voor het gesprek en vermijd afleidingen. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt tijdens het gesprek en neem de tijd om eventuele vragen van de werknemer te beantwoorden.

Conclusie

De belangrijkste conclusie is om uitgebreid de tijd te nemen voor een functioneringsgesprek. Hiermee bereik je niet alleen het beste voor jou en je bedrijf, maar ook voor de werknemer. Weinig is belangrijker dan gemotiveerde werknemers die weten waar ze aan toe zijn. Om nóg meer duidelijkheid en structuur in je organisatie te krijgen kun je kiezen voor Werktijden. Met onze app en software vereenvoudig je het gehele roostersysteem in één klap. Ervaar het zelf en probeer het 14 dagen gratis uit, zonder automatische verlenging.