"We gaan je contract helaas niet verlengen." Het is een zin die geen manager graag uitspreekt. Toch komt er vroeg of laat een moment waarop je als werkgever deze beslissing moet nemen.

De beslissing: wel of niet verlengen?

Net als veel werkgevers heb je waarschijnlijk lang nagedacht over deze beslissing. Misschien voldoet de medewerker niet helemaal aan je verwachtingen, of merk je dat de samenwerking stroef verloopt.

Het kan ook zijn dat je bedrijf andere skills nodig heeft. Wat de reden ook is: je mag als werkgever zelf beslissen of je een tijdelijk contract verlengt. Althans, mits je het op tijd aangeeft.

Regel nummer één: zeg het op tijd

De wet is duidelijk: je moet minimaal één maand voor het einde van het contract laten weten of je wel of niet gaat verlengen. Dit heet de aanzegplicht.

Vergeet je dit? Dan kan je medewerker een maandsalaris als vergoeding eisen. Zet daarom de einddatum van het contract in je agenda en plan ruim van tevoren een gesprek in.

Het gesprek: eerlijk en duidelijk

"Hoe vertel ik het?" Die vraag houdt veel werkgevers en managers bezig. Het belangrijkste is dat je eerlijk en duidelijk bent. Plan het exitgesprek aan het begin van de werkdag, zodat je medewerker niet een hele dag met spanning rondloopt. Kies een rustige ruimte waar je ongestoord kunt praten.

Begin het gesprek met de boodschap zelf: "Ik heb je uitgenodigd omdat ik een beslissing heb genomen over je contract. We gaan het contract niet verlengen." Leg daarna rustig uit waarom je deze keuze hebt gemaakt. Geef je medewerker de ruimte om te reageren; een dergelijk bericht komt vaak hard aan.

De laatste periode: houd het professioneel

Na het gesprek breekt een beetje rare periode aan. Je medewerker weet dat het dienstverband eindigt, maar werkt nog wel door. Maak daarom duidelijke afspraken over de laatste weken of maanden. Bespreek samen hoe projecten worden afgerond en aan wie taken worden overgedragen.

Blijf in deze periode gewoon contact houden. Vraag regelmatig hoe het gaat en of er nog hulp nodig is. Dit zorgt voor een prettige sfeer en maakt de overgang makkelijker voor iedereen.

De roosterplanning: voorkom onderbezetting

Het vertrek van een medewerker heeft direct invloed op je rooster. Pak dit daarom direct na de aanzegging aan. Begin met het in kaart brengen van alle diensten en taken van je vertrekkende medewerker. Misschien zijn er collega's die tijdelijk extra uren willen maken? Let wel op dat je de werkdruk in de personeelsplanning eerlijk verdeelt en binnen de arbeidstijdenwet blijft.

Heb je een nieuwe medewerker gevonden? Plan dan een goede inwerkperiode waarbij de vertrekkende medewerker de nieuwe kracht kan inwerken. Zo blijft belangrijke kennis behouden. Houd er wel rekening mee dat een nieuwe medewerker in het begin nog niet alle diensten zelfstandig kan draaien.

Wees ook voorbereid op uitloop. Niet elke nieuwe medewerker kan direct beginnen. Zorg daarom voor een plan B, zoals het inzetten van flexibele krachten of een tijdelijke herverdeling van taken. Vergeet ook niet om rekening te houden met opgebouwde vakantiedagen van de vertrekkende medewerker. Bespreek op tijd hoe deze worden opgenomen of uitbetaald.

De praktische afronding

Natuurlijk moet je ook een aantal praktische zaken regelen. Stuur na het gesprek een nette brief waarin je de afspraken bevestigt. Vermeld daarin in ieder geval:

• De einddatum van het contract
• Eventuele afspraken over de laatste werkperiode
• Praktische zaken zoals het inleveren van bedrijfsspullen
  
  

Een nieuwe start voor beiden

Bedenk dat het einde van een contract ook nieuwe kansen biedt. Voor je medewerker om een beter passende baan te vinden, en voor jou om iemand aan te nemen die beter bij de functie past. Help je medewerker waar mogelijk met de overgang. Misschien ken je andere werkgevers die wel een passende plek hebben?

Tot slot

Het niet verlengen van een contract is nooit leuk. Maar door het netjes en professioneel aan te pakken, maak je het voor alle partijen zo fijn mogelijk. Twijfel je over de juridische kant? Schakel dan gerust een adviseur in. Die kan je helpen om alles correct af te handelen.

Denk ook aan jezelf in dit proces. Het voeren van zo'n gesprek is niet makkelijk. Bereid je goed voor en vraag eventueel hulp van een collega of HR-medewerker. Samen zorg je ervoor dat het proces soepel verloopt. Je reputatie als bedrijf staat immers ook op het spel.