Officiële waarschuwing werkgever: wanneer en hoe geef je die?

Niemand vindt het leuk om een officiële waarschuwing te geven. Het voelt ongemakkelijk en kan de werksfeer behoorlijk onder druk zetten. Toch komt er soms een moment waarop je als werkgever niet anders kunt. Maar wanneer is zo’n waarschuwing eigenlijk op zijn plaats? En hoe pak je dat dan aan?

Wat is een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing is een formeel signaal dat er iets niet goed gaat. Je laat als werkgever weten dat het gedrag of de prestaties van je medewerker onder de maat zijn. Dit doe je niet alleen mondeling – het moet ook op papier staan. Zo’n waarschuwing is geen kleinigheid: het komt in het personeelsdossier en kan later nog een rol spelen bij beoordelingen of zelfs bij ontslag.

Schriftelijke communicatie

Bij een officiële waarschuwing hoort meer dan alleen een gesprek. Je bespreekt het natuurlijk persoonlijk, maar zet het ook zwart op wit. In die schriftelijke waarschuwing leg je precies vast wat er speelt en wat de gevolgen kunnen zijn als er niets verandert.

Serieuze aantekening

Neem de tijd om goed na te denken over een officiële waarschuwing. Het is geen tikje op de vingers, maar een formele aantekening in iemands personeelsdossier. Dat kan later nog een rol spelen, bijvoorbeeld bij beoordelingen of als het over promoties gaat.

Een kans tot verbetering

Zie een officiële waarschuwing vooral als een kans. Het is een formeel moment om samen het roer om te gooien. Meestal komt zo’n waarschuwing voort uit gedrag dat echt niet door de beugel kan.

Belangrijk document

Bewaar de waarschuwing altijd zorgvuldig in het personeelsdossier. Het helpt je om de ontwikkeling van je medewerker te volgen en waar nodig bij te sturen.

Wanneer geef je als werkgever een officiële waarschuwing?

Je doet het liever niet, maar soms moet je gewoon ingrijpen. Met een officiële waarschuwing maak je duidelijk dat bepaald gedrag of ondermaatse prestaties niet acceptabel zijn. Het doel is natuurlijk verbetering. Maar wanneer is het moment daar?

✅Herhaaldelijke fouten
Als je ziet dat iemand keer op keer dezelfde fout maakt, zelfs na eerdere gesprekken, dan kan een officiële waarschuwing nodig zijn.

✅Ongepast gedrag
Bij gedrag dat echt niet kan – denk aan pesten, discriminatie of grof taalgebruik – moet je direct handelen. Een officiële waarschuwing maakt duidelijk dat dit niet door de beugel kan. Zo hou je de werksfeer prettig en voorkom je ergere problemen.

✅Slechte prestaties
Wanneer iemand steeds onder de maat presteert en gestelde doelen niet haalt, kan een officiële waarschuwing helpen om het tij te keren.

✅Schending van regels
Als een medewerker zich niet aan de afspraken of procedures houdt, kan een officiële waarschuwing duidelijk maken dat dit serieuze gevolgen heeft.

✅Weigering
Heeft een medewerker er moeite mee om opdrachten van leidinggevenden op te volgen? Een officiële waarschuwing kan het belang van samenwerking onderstrepen.

✅Ongeoorloofd verzuim
Bij regelmatig verzuim zonder geldige reden of zonder dit netjes te melden, kan een officiële waarschuwing nodig zijn om het gedrag bij te sturen.

✅Diefstal of misbruik
Bij ernstige zaken zoals diefstal, fraude of misbruik van bedrijfsspullen is een officiële waarschuwing op zijn plaats. Hiermee maak je glashelder dat dit absoluut niet wordt getolereerd

Hoe geef je als werkgever een officiële waarschuwing? 10 stappenplan

Een officiële waarschuwing geven doe je niet zomaar. Het vraagt om een zorgvuldige aanpak, waarbij je duidelijk en respectvol blijft. Zo voorkom je misverstanden en hou je de werksfeer goed. Hier zijn de 10 stappen die je kunt volgen:

1. Verzamel feiten
Zorg dat je je huiswerk hebt gedaan. Verzamel concrete voorbeelden, beoordelingen, reacties van collega’s of klachten van klanten. Kijk er nuchter naar en weeg alles eerlijk af.

2. Kies het juiste moment en de juiste plek
Plan het gesprek op een moment dat past en zoek een rustige ruimte op. Zorg dat je niet gestoord wordt en dat je medewerker zich op zijn gemak voelt.

3. Wees specifiek
Benoem heel concreet waar het over gaat. Geen vage verhalen, maar duidelijke voorbeelden van wat er mis ging.

4. Blijf kalm en respectvol
Hou je emoties in bedwang en blijf professioneel. Geen beschuldigingen of harde woorden, maar een helder gesprek.

5. Luister naar de medewerker
Geef ruimte voor het hele verhaal. Misschien spelen er dingen die jij niet weet. Luister echt en probeer te begrijpen wat er speelt.

6. Geef duidelijke verwachtingen
Maak helder wat je wilt zien veranderen. Geen vaagheden, maar concrete doelen en termijnen.

7. Documenteer het gesprek
Leg alles vast wat er besproken is. Dat lijkt misschien overdreven, maar kan later heel belangrijk blijken.

8. Geef ondersteuning
Denk mee over hoe je medewerker kan verbeteren. Misschien helpt een training of extra begeleiding.

9. Geef de waarschuwing (ook) schriftelijk
Zet na het gesprek alles op papier. Kort en bondig, maar wel compleet.

10. Volg op
Blijf in de gaten houden of het beter gaat. Grijp in als er geen verbetering komt.

Het geven van een officiële waarschuwing vereist geduld, empathie en professionaliteit. Deze stappen helpen je om het op een goede manier te doen.

Wat zijn de gevolgen van een officiële waarschuwing?

Wat er precies gebeurt na een officiële waarschuwing hangt af van hoe ernstig de situatie is. Soms heeft het geen directe gevolgen, maar het kan later wel belangrijk zijn als het tot ontslag komt. De documenten kunnen dan zelfs naar het UWV of de kantonrechter gaan.

Meerdere waarschuwingen voor ontslag

Belangrijk om te weten: één waarschuwing leidt meestal niet tot ontslag. Vaak heb je er meer nodig om ontslag te rechtvaardigen. Je kunt in volgende waarschuwingen wel aangeven dat aanhoudend ongewenst gedrag tot ontslag kan leiden. Zo weet je medewerker precies waar hij aan toe is.

Geen vaste periode voor geldigheid

Er staat nergens precies hoe lang een waarschuwing geldig blijft. Wel maakt het uit hoeveel waarschuwingen iemand in welke tijd krijgt. Drie waarschuwingen binnen zes maanden weegt anders dan twee waarschuwingen in twee jaar tijd. Het helpt om in de waarschuwing zelf te vermelden wat de gevolgen zijn als het gedrag zich binnen een bepaalde tijd herhaalt.

Advies van een jurist

Ken je de regels rond waarschuwingen en ontslag? Zo niet, vraag dan advies aan een arbeidsrechtjurist. Die kan je precies vertellen wat wel en niet kan.

Conclusie: wees constructief

Probeer een officiële waarschuwing positief in te steken: het is een kans om te groeien. Iedereen maakt wel eens fouten. Geen paniek dus, één waarschuwing betekent meestal niet meteen ontslag. Wel is het belangrijk om alles goed vast te leggen. Als het gedrag niet verbetert, heb je die documentatie nodig. Twijfel je? Vraag dan advies aan een specialist in arbeidsrecht.