Stappenplan: zo meld je je aan als werkgever

1. Inschrijven bij Kamer van Koophandel

Voordat je werknemers in dienst neemt, moet je je bedrijf registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Bij je inschrijving ontvang je een KvK-nummer dat je nodig hebt om andere zaken te kunnen regelen. Zorg ervoor dat je voor je inschrijving alle benodigde documenten en informatie hebt. Er wordt in ieder geval gevraagd naar je persoonlijke gegevens, je bedrijfsnaam, welke activiteiten je bedrijf uitvoert en op welk adres de registratie gezet moet worden.

Sta je al ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?

Het kan zijn dat je al een eigen bedrijf hebt, maar nu pas werknemers in dienst neemt. In dat geval sta je al ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en kun je de onderstaande delen van stap 1 overslaan. Het enige dat je dan hoeft te doen is via een wijzigingsformulier aan de Kamer van Koophandel door te geven dat je werknemers in dienst neemt.

Kiezen van de juiste rechtsvorm

Voor een nieuwe onderneming moet ook de juiste rechtsvorm gekozen worden. Hiervoor zijn verschillende rechtsvormen mogelijk, zoals een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), of besloten vennootschap (bv). Er wordt nog weleens gedacht dat je vanuit een eenmanszaak geen personeel aan mag nemen. Dit is echter niet waar; ook vanuit een eenmanszaak is het mogelijk om werknemers aan te nemen. De eenmanszaak is puur de rechtsvorm die gekozen wordt. De keuze van rechtsvorm heeft invloed op zaken als aansprakelijkheid en belastingen.

Handelsnaam checken

Om je bedrijf in te kunnen schrijven is ook een handelsnaam nodig. Controleer of de door jou gekozen handelsnaam nog beschikbaar is en voldoet aan de eisen van de Kamer van Koophandel. Op de website van de Kamer van Koophandel is een checklist te vinden, waar een aantal belangrijke punten op staan. Ten eerste is het essentieel dat de handelsnaam niet tot verwarring leidt, bijvoorbeeld doordat deze op een andere, al bestaande handelsnaam lijkt. Je mag je ook niet groter voordoen dan je bent, zoals een handelsnaam kiezen waarbij lijkt alsof er meer mensen werkzaam zijn, terwijl het gaat om een eenmanszaak zonder personeel. Verder mag je wel je eigen naam, maar in de meeste gevallen niet een andere persoonsnaam gebruiken voor de naam van je onderneming.

Aanmeldprocedure KvK

Heb je alle informatie compleet? Via de website van de Kamer van Koophandel kun je je dan online aanmelden. Let op: voor het online aanmelden is een DigiD of eHerkenning nodig. Als je een van deze nog niet hebt, dien je deze eerst aan te vragen. Op het aanmeldformulier kun je alle gevraagde gegevens invullen. Na het invullen van het formulier ontvang je een bevestiging en kun je de inschrijving afronden. Daarna kun je een afspraak maken op een van de vestigingen van de KvK, om daar je inschrijving compleet te maken. Houd er rekening mee dat er kosten verbonden zijn aan de inschrijving bij de KvK. Deze kosten variëren afhankelijk van je rechtsvorm en de diensten die je kiest.

Na inschrijving bij de KvK moet je een zakelijke bankrekening openen. Dit is vaak een vereiste en handig voor een overzichtelijke financiële administratie. Voor de meeste ondernemingen heb je hiermee voldoende geregeld om van start te gaan. Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten kunnen er echter aanvullende registraties of vergunningen nodig zijn. Check dit goed, zodat je later niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Zodra je al deze stappen hebt voltooid, ben je officieel ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en kun je legaal je bedrijf starten in Nederland.

2. Aanmelden bij Belastingdienst

Als (aankomend) werkgever is de volgende stap je als werkgever laten registreren bij de Belastingdienst. Aanmelden kan via een online formulier en dient te gebeuren als een eerste werknemer bij je dienst komt. Vul het formulier dus uiterlijk op de eerste werkdag van je nieuwe werknemer in. Vervolgens ontvang je een aantal zaken van de Belastingdienst. Ten eerste is dat een loonheffingennummer, waarmee je aangifte loonheffingen kunt doen. Ook ontvang je een aangiftebrief. In deze brief staat informatie over wanneer je belastingaangifte moet doen. Zodra je werknemers in dienst hebt, moet je hen registreren bij de Belastingdienst. Dit kan ook online.

3. Regel de premies en verzekeringen voor je werknemers

Het is in Nederland verplicht om werknemersverzekeringen voor je werknemers af te sluiten. Daarom krijg je nog een aantal brieven van de Belastingdienst. Allereerst een brief met informatie over in welke sector je onderneming volgens de Belastingdienst hoort. Deze indeling bepaalt hoe hoog het percentage gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (kortweg Whk) is. Hier krijg je een aparte brief over. De Whk heeft betrekking op uitkeringen voor je (ex-)werknemers, bijvoorbeeld wanneer ze ziek zijn. Op basis van dat percentage kun je berekenen hoe hoog de premie in de aangifte moet zijn. In Nederland zijn er een aantal sociale verzekeringen waarvoor je als werkgever verplicht betaalt voor je werknemers. Het gaat dan om de Werkloosheidswet, Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen, Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering, Wet arbeid en zorg (waar bijvoorbeeld zwangerschapsverlof onder valt) en de ziektewet.

De premies voor deze verzekeringen dien je maandelijks over te maken aan de Belastingdienst. Ook dien je ervoor te zorgen dat je werknemers betalen voor de verplichte volksverzekeringen. Dat zijn de AOW (Algemene Ouderdomswet), de Anw (Algemene Nabestaandenwet) en Wlz (Wet langdurige zorg). De premies voor deze volksverzekeringen komen voor rekening van de werknemers zelf, maar je moet er als werkgever wel voor zorgen dat deze maandelijks worden betaald aan de Belastingdienst.

4. Sluit eventueel aanvullende verzekeringen af

Naast de verplichte verzekeringen zijn er ook vrijwillige verzekeringen. Zo kun je overwegen om een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) af te sluiten voor je werknemers. Dit is in Nederland (nog) niet verplicht, maar kan je werknemers wel beschermen tegen inkomensverlies bij langdurige ziekte. Hoewel dit meestal niet verplicht is, is het ook sterk aan te raden een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten om je bedrijf te beschermen tegen eventuele schadeclaims. Ben je advocaat, notaris, accountant, financieel adviseur of architect? Dan is dit wel een verplichte verzekering.

5. Check de voorwaarden in de cao

Voor veel bedrijfstakken is een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) van toepassing. Hierin kunnen aanvullende eisen zijn opgenomen, bijvoorbeeld op het gebied van pensioenregelingen voor je werknemers. In Nederland bestaat geen plicht om dit te regelen, behalve als dit in de cao is afgesproken of als je onder een verplicht pensioenfonds valt. In dat geval moet je je werknemers voor een pensioenregeling van een pensioenfonds aanmelden.

6. Zorg voor een goede loonadministratie

Het aannemen van werknemers brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Je bent verantwoordelijk voor de juiste uitbetaling en waardering van die werknemers. Om dit vlekkeloos te laten verlopen is een goede loonadministratie onmisbaar. Deze administratie start met het openen van een personeelsdossier voor een nieuwe werknemer. Daarin kun je alle belangrijke documentatie over en van je werknemer verzamelen, zoals de arbeidsovereenkomst en persoonsgegevens. Die gegevens dient je werknemer zelf aan te leveren via een Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de Belastingdienst.

Ook het controleren van de identiteit van je werknemer is een belangrijk onderdeel van dit dossier. Wanneer je werknemer langer in dienst is, zal het dossier zich verder vullen met bijvoorbeeld afspraken over persoonlijke ontwikkeling, vakantiedagen en verslagen van beoordelingsgesprekken. Ook de loonadministratie is onderdeel van het personeelsdossier. Je bent verplicht om een loonstaat te maken, waarin je de loongegevens van de werknemer bijhoudt. Op deze gegevens wordt ook de loonstrook en salarisuitbetaling gebaseerd.

Aan de slag

Heb je het bovenstaande stappenplan doorlopen? Dan ben je er helemaal klaar voor om je eerste werknemer in dienst te nemen. Veel succes en werkplezier toegewenst. Heb je nog vragen over een van de stappen? Bij de Belastingdienst en Kamer van Koophandel kunnen ze je vast verder helpen. Ook kun je overwegen om extra informatie in te winnen bij een accountant, boekhouder of juridisch adviseur. Zo weet je zeker dat je de juiste beslissingen neemt en kun je een vliegende start maken.