Is urenregistratie verplicht?

Urenregistratie en rusttijden. Iets waarover je voornamelijk hoort in de transportbranche, waar chauffeurs met verplichtte rusttijden zitten. Echter, niet alleen in de transportbranche is dit verplicht. Voor álle bedrijven is het verplicht om een systeem te hebben waarin de werktijden en pauzes geregistreerd staan.

Uitspraak Europees hof van Justitie: urenregistratie is verplicht

Deze verplichting is voortgekomen uit een uitspraak van het Europese hof van Justitie. Een Spaanse vakbond spande een rechtszaak aan tegen de Deutsche Bank, omdat het niet duidelijk was of de bank zich aan de arbeidstijdenwet hield. Volgens de bank was een urenregistratie niet nodig, maar het hof ging hier niet in mee. Het hof verplichtte de bank om een urenregistratiesysteem te implementeren.

Het Europees hof oordeelde dat een maximale arbeidstijd een fundamenteel recht is van medewerkers en moeten van dit recht gebruik kunnen maken. Als er geen systeem is waarin werktijden geregistreerd staan, is het onmogelijk vast te stellen hoeveel iemand werkt. Volgens het hof zijn bijvoorbeeld mails of getuigenissen ontoereikend om dit vast te stellen. Daarom zijn bedrijven verplicht een urenregistratie te voeren.

Hoe zit dat in Nederland?

Wat je net las ging dus over het Europees hof, maar wat zegt het Nederlands recht? Allereerst is belangrijk om te weten dat een uitspraak van het Europees hof direct geldt voor al haar lidstaten. Dus ook voor Nederland. Dagblad Trouw schreef daar destijds een artikel over. Tevens zegt de arbeidstijdenwet dat werkgevers een ‘deugdelijke registratie’ moeten hebben.

Een werkgever moet in ieder geval de volgende zaken registreren:
– Begin- en eindtijd van een dienst
– Pauzetijden
– Ziekte-uren
– Vakantie-uren

De wet schrijft nog niet waar een registratiesysteem aan moet voldoen. Als werkgever ben je nog vrij om te bepalen hoe een dergelijk systeem eruit ziet. Wat wel vaststaat is dat het correct en duidelijk moet zijn.

Consequenties

Het ontbreken van een fatsoenlijke urenregistratie brengt grote gevolgen met zich mee. De Nederlandse arbeidsinspectie is namelijk in staat om hoge boetes op te leggen als een werkgever foutief uren registreert. Het boetenormbedrag voor het ontbreken van een urenregistratie is €10.000,-. Echter, de overheid is vrij om hogere boetes op te leggen. Een boete voor het ontbreken van een systeem voor de urenregistratie is niet het enige risico dat je als bedrijf loopt. Je loopt nog twee andere risico’s:

Boete bij niet naleven arbeidstijdenwet

De overheid hanteert strikte regels wat betreft arbeidstijden. In deze wet staat precies uitgeschreven hoeveel en hoelang iemand mag werken in een bepaalde periode. Zonder urenregistratie loop je het risico dat je deze arbeidstijdenwet overtreedt. Je mist immers overzicht op hoelang iemand heeft werkt. Het risico hierop is extra groot wanneer je werkt met jongeren. De regels voor minderjarigen zijn erg strikt en verschillen per leeftijd. Als je iemand teveel laat werken loop je het risico op zeer hoge boetes. Een boete bij overtreden van het verbod op kinderarbeid kost minimaal €1.000 en maximaal €2.000, per dag. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

Vordering van werknemer

Naast een boete van de overheid riskeer je ook een vordering van werknemers. Mocht een werknemer met een rechtszaak komen over het overtreden van de arbeidstijdenwet, is de kans groot dat de rechter de medewerker in het gelijk stelt. Zonder urenregistratie mis je namelijk fatsoenlijk tegenbewijs.

De basis waar je als bedrijf met werknemers aan moet voldoen

Een goede urenregistratie is gelukkig niet lastig. Integendeel, dit is relatief eenvoudig te regelen.  Er zijn meerdere manieren om uren te registreren, maar regel in ieder geval deze drie zaken:

– Registratie van de verplichte zaken (begin- en eindtijden, pauzes, ziekte, vakantie)
– Een administratie tot een redelijke tijd in het verleden
– Een foutloze registratie

Bovenstaande zaken geregeld? Dan zitten daar een aantal voordelen aan. Allereerst voorkom je het risico op boetes van de overheid of werknemers. Daarnaast heb je met een fatsoenlijke urenregistratie zicht op het aantal gewerkte uren binnen je bedrijf. Aan de hand van deze kennis ben je in staat bestuurlijke beslissingen te nemen.

Probeer de software van Werktijden.nl

Benieuwd hoe jij je urenregistratie op orde krijgt? Met de software van Werktijden is jouw urenregistratie waterdicht. In het systeem registreer je eenvoudig begin- en eindtijden, pauzes, vakantie en ziekte. Als werkgever voldoe je hiermee compleet aan de regelgeving. Ook verklein je de kans op fouten; met Werktijden zijn urenbriefjes, mail-aanvragen en Excelsheets verleden tijd. Probeer nu 14 dagen gratis en ervaar de precisie van Werktijden.