10 gouden tips voor een beoordelingsgesprek (werknemers en werkgevers)

Een beoordelingsgesprek kan voor beide partijen spannend zijn. Zo’n gesprek vindt vaak één keer in het jaar plaats en kan best impactvol zijn. Op basis van de uitkomst ervan kun je als medewerker wellicht promotie krijgen. In een ongunstig geval wissel je na het beoordelingsgesprek van baan. Hoe dan ook leer je ervan en helpt het je in je ontwikkeling. Bereid je goed voor: of je nu werkgever of werknemer bent. Hoe je dat het best doet, lees je in dit artikel.

Wat is een beoordelingsgesprek?

In een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende feedback aan de medewerker over de prestaties op het werk. Of, zoals de naam zegt, je bespreekt de beoordeling. Dit gesprek gaat over hoe de medewerker functioneert, hoe de collega’s hierover denken en wat er goed en minder goed gaat. Als werkgever gebruik je dit moment ook om te kijken of de prestatie past bij de doelen van het bedrijf.

Waarom is een beoordelingsgesprek zo belangrijk?

Het beoordelingsgesprek is als werknemer bepalend voor je verdere loopbaan. Dit gesprek is namelijk de basis voor een mogelijke promotie, contractverlenging of ontslag. Na het gesprek maakt de werkgever een verslag. Dit verslag kan gebruikt worden om te onderbouwen wat de vervolgstap is voor de werknemer.

Verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Ondanks dat je functioneren als medewerker besproken wordt, is het beoordelingsgesprek anders dan het functioneringsgesprek. Bij een beoordelingsgesprek staan de prestaties van de medewerker centraal en ligt de nadruk op de beoordeling daarvan. Het is dus meer éénrichtingsverkeer, waarbij de werkgever meer aan het woord zal zijn.

Een functioneringsgesprek gaat veel meer over het functioneren van de werkgever én de werknemer. Dit is een open gesprek, waarbij er ook meer vragen gesteld worden. Ook gaat het over hoe je je de afgelopen periode als werknemer hebt kunnen ontwikkelen, en wat je graag nog zou willen doen binnen het bedrijf. Dit gesprek heb je vaak eerder dan het beoordelingsgesprek.

Zijn beoordelingsgesprekken verplicht?

Volgens de wet is een beoordelingsgesprek niet verplicht. Een werkgever hoeft dus niet per se jaarlijks een beoordelingsgesprek te voeren met de werknemer. Veel bedrijven kiezen er wel voor om dit te doen. Je hebt dan namelijk een duidelijk moment waarin je feedback kunt krijgen als medewerker, en waarin de werkgever kan laten weten hoe het ervoor staat.

Verschillende soorten beoordelingsgesprekken

Het ene beoordelingsgesprek is het andere niet. Het verschilt per bedrijf hoe de gesprekken eruit zien. Zo zijn er bedrijven die het beoordelingsgesprek altijd in het najaar houden, en het gesprek daarom een eindejaarsgesprek noemen. Soms worden de beoordelingsgesprekken meerdere keren per jaar gehouden. Dan bespreek je dezelfde onderwerpen, maar zonder dat er één moment van eindbeoordeling is. Hoe het beoordelingsgesprek eruit ziet, hangt dus af van het bedrijf waar je werkt.

Beoordelingsgesprek voorbereiden

Natuurlijk wil je als werknemer, maar ook als werkgever, dat het beoordelingsgesprek goed verloopt. Daarom is een goede voorbereiding het halve werk. Als werkgever stuur je normaliter ruim van tevoren een agenda op voor het gesprek. De werknemer krijgt deze ook voorafgaand aan het beoordelingsgesprek.

5 tips voor een beoordelingsgesprek

In dit hoofdstuk lees je een aantal concrete tips om je beoordelingsgesprek zo goed mogelijk voor te bereiden. Zowel voor werkgevers als werknemers.

Tips voor werknemers

Voor werknemers is het belangrijk om goed en kritisch terug te blikken naar je prestaties.

1. Bekijk als het kan je vorige beoordelingsgesprekken

Als je al langer bij dit bedrijf werkt, pak dan de verslagen van je vorige beoordelingsgesprekken erbij. Wat kwam er uit het vorige gesprek naar boven? Bedenk wat er intussen is veranderd en welke punten wellicht op de agenda komen.

2. Schrijf voor jezelf op hoe je afgelopen jaar vond gaan

Schrijf op hoe je het afgelopen jaar vond gaan. Hoe kijk je zelf aan tegen je prestaties? Kijk ook terug naar de doelen die je voor jezelf gesteld hebt, en bekijk of je die wel of niet hebt gehaald en waardoor dat kwam. Zo ben je voorbereid op eventuele vragen hierover.

3. Bekijk de onderwerpen op de agenda en vul ze eventueel aan

Voor het gesprek stuurt je leidinggevende waarschijnlijk de agenda op. Bekijk welke onderwerpen gepland zijn en voeg waar nodig alvast punten toe die jij graag wilt bespreken. Krijg je geen agenda van tevoren, maar heb je daar zelf wel behoefte aan? Vraag er dan om, of geef zelf aan welke onderwerpen jij in ieder geval wilt behandelen.

4. Stel vragen tijdens het gesprek

Tijdens het gesprek zal de werkgever het meest aan het woord zijn. Laat zien dat je luistert door af en toe door te vragen. Ook wanneer je feedback niet begrijpt, is het goed om te vragen wat er precies bedoeld wordt, of waar de werkgever dit feedbackpunt op heeft gebaseerd. Vraag ook om concrete voorbeelden. Het stellen van vragen laat ook zien dat je openstaat voor je ontwikkeling als werknemer.

5. Onthoud dat het niet over jou als persoon gaat

In een beoordelingsgesprek kunnen er best wat verbeterpunten besproken worden. Bedenk tijdens het gesprek dat het over je werkzaamheden gaat, en niet over jouw persoonlijkheid. Dit helpt om feedback niet als persoonlijke aanval te zien. Wanneer je het niet eens bent met je beoordeling, zie het dan als een leermoment voor de werkdynamiek of jouw aanpak.

Tips voor werkgevers

De hoofdtaak voor werknemers in een beoordelingsgesprek is om zo weinig mogelijk op het sentiment te werken. Kom met met feiten en zorg dat je tactisch formuleert.

1. Verzamel van tevoren veel informatie

Om tot een goed oordeel te komen, is het belangrijk dat je zoveel mogelijk informatie hebt over het functioneren van de medewerker. Verzamel dus zoveel mogelijk feiten waaruit blijkt hoe de werknemer het afgelopen jaar gepresteerd heeft. Kijk ook terug naar de voorgaande beoordelingsgesprekken: zijn er dingen veranderd? Ook kan het zijn dat er persoonlijke doelen zijn opgesteld, misschien in een persoonlijk ontwikkelplan. Deze informatie zorgt dat je duidelijker tot een oordeel kunt komen, dat je ook kunt onderbouwen. Bedenk ook hoe het werk van de medewerker in lijn staat met de doelen van het bedrijf en in hoeverre aan de functieomschrijving voldaan wordt.

2. Agenda opstellen en doorsturen

Maak ruim van tevoren een agenda met de onderwerpen die in het beoordelingsgesprek aan bod komen. Zorg ook dat deze op tijd met de werknemer wordt gedeeld. Het is prettig als er op de agenda nog tijd over is, voor wanneer de werknemer zelf nog onderwerpen wil bespreken.

3. Begin het gesprek met het oordeel en wees objectief

Begin in het gesprek met je eigen oordeel. Wanneer de werknemer wordt gevraagd naar zijn visie op het functioneren, en diegene is heel positief, terwijl je oordeel negatief is, kan dit vervelend zijn. Daarnaast is het fijn als het oordeel direct duidelijk is, zodat de werknemer daar niet het hele gesprek naar hoeft te gissen. Formuleer je feedback helder en onderbouw het met feiten en concrete voorbeelden.

4. Houd het professioneel, maar heb oog voor emoties

Zorg dat het gesprek gaat over de werkzaamheden, en de acties van de werknemer. Voorkom dus dat het gesprek persoonlijk wordt. Het helpt hierbij om duidelijk te formuleren dat het gaat over hoe de ander doet, en niet over hoe de ander is. Desondanks kan negatieve feedback emoties oproepen bij de werknemer. Reageer empathisch op de gevoelens die iemand heeft en neem hier de tijd voor.

5. Sluit het gesprek waardig af

Vat de inhoud van het gesprek samen en check of de werknemer zich kan vinden in deze samenvatting. Maak vervolgens concrete afspraken over de acties die ondernomen worden, en wie ze op welke termijn uitvoert. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Tenslotte is het belangrijk om het gesprek positief af te sluiten. Bedank de werknemer voor de inzet en voor dit gesprek.

Sleutel: goede voorbereiding

Een goed voorbereid beoordelingsgesprek is voor zowel werknemer als werkgever de sleutel tot een geslaagd gesprek. Voor werknemers is het essentieel om kritisch naar hun prestaties te kijken en zich goed voor te bereiden, terwijl werkgevers informatie verzamelen en objectieve feedback geven.