Jaarurensystematiek; hoe zit het precies?

Iedereen is bekend met arbeidscontracten waarin staat dat je wekelijks een vast aantal uur werkt. Voor een fulltime dienstverband is dat meestal 40. Maar wist je dat er ook een ander systeem voor contracturen bestaat? Het jaarurensysteem. In deze blog gaan we in wat de jaarurensystematiek inhoudt en waarom je het gebruikt.

Wat is jaarurensystematiek?

Het jaarurensysteem is een alternatieve manier van werktijd indelen, in vergelijking met het traditionele maandsalarissysteem. Daar krijgt een medewerker een vast bedrag, voor een vast aantal uren per maand. Het jaarurensysteem kijkt naar het totaal aantal uren op jaarbasis. Medewerkers krijgen een urenaantal dat ze in een bepaalde periode moeten werken, meestal een jaar. Vervolgens maken ze met de werkgever afspraken over wanneer ze die uren werken. Dit komt erop neer dat een medewerker de ene maand meer kan werken dan de andere maand.

Hoe werkt een jaarurensysteem?

Bij een jaarurensystematiek kijk je dus naar het totaal aantal uren per jaar en zorg je dat iemand deze uren werkt. Het doel hiervan is dat je drukke, en minder drukke periodes opvangt met flexibele inzet van je personeel. De jaaruursystematiek stelt je in staat om mensen flexibel in te zetten.

Hoe bereken je het totaal aantal uren bij een jaarurensysteem?

Hoeveel uur iemand werkt hangt af van de behoefte van je organisatie. Daarom zijn er twee manieren om het totaal aantal uren te berekenen.

Kijk naar wekelijkse uren
Heb je vantevoren een maximum aantal uren dat je iemand wil geven? Bijvoorbeeld gemiddeld 20 uur per week? Dan is dit je uitgangspunt. Vervolgens doe je 20 uur x 52 weken = 1040 uur per jaar. Dit zijn de jaarlijkse uren.

Kijk naar de seizoensbehoefte van je organisatie
In de lente en zomer (26 weken) heb je iemand 40 uur per week nodig. Vervolgens heb je in de herfst- en winterperiode iemand minder nodig, 20 uur per week voor 26 weken.

Het totaal aantal uur bereken je als volgt
Lente & zomer: 26 weken x 40 uur= 1040 uur
Herfst & winter: 26 weken x 20 uur= 520 uur
1040 + 520 = 1560 uur

In totaal moet deze medewerker dus 1560 uur werken.

Jaarlijks gesprek

Als werkgever maak je duidelijke afspraken met je werknemer. Een werknemer moet namelijk weten wanneer deze meer of minder moet werken. Minimaal één keer per jaar voer je een gesprek om de invulling van de uren door te spreken.

In dit gesprek bespreek je hoe het jaar eruit komt te zien. Wat zijn periodes waarin de werknemer meer werkt? Wat zijn de periodes waarin de medewerker minder werkt? Aan deze afspraak dien je je vervolgens te houden; je mag bijvoorbeeld niet zomaar iemand veel inplannen in een periode waarin iemand minder zou werken.

Feestdagen

Binnen de jaarurensystematiek zijn feestdagen anders geregeld dan bij een normaal arbeidscontract. De jaarurensystematiek compenseert iedere feestdag die valt op een doordeweekse werkdag, op basis van het aantal uur dat je werkt per week.

Als voorbeeld gaan we uit van iemand die 32 uur per week werkt, op basis van een fulltime werkweek van 40 uur. Een volledige werkdag is in dat geval 8 uur. Dan doe je 32 / 40 x 8 = 6,4 uur. In dit geval krijg je voor iedere feestdag die doordeweeks valt 6,4 uur betaald, of je die dag nou werkt of niet.

Belangrijk is dat als je wél op een feestdag werkt, dat je dan niet per definitie het aantal uren van die dag krijgt vergoed. Ook al werk je die dag 8 uur, je krijgt nog steeds een vergoeding van 6,4 uur.

Vrije dagen

Net als bij een normale overeenkomst, krijgt een medewerker bij een jaarurensysteem een bepaald aantal vakantie-uren. Deze uren zet hij vervolgens in om dagen vrij te vragen.

Is er een rooster afgesproken? Dan lever je hetzelfde aantal vakantie uren in. Staat een medewerker voor een dag 9 uur ingepland? Dan kost de aanvraag 9 uur. Staat de medewerker 7 uur ingepland, dan kost de aanvraag 7 uur.

Zonder specifieke dienst/afspraak voor de vakantieperiode ga je uit van het gemiddeld aantal werkuren per week/dag. Met een overeenkomst van 1040 uur per jaar, lever je dus 1040/52= 20 uur in voor een week verlof.

Jaarurensysteem bruto/netto

Bij het gebruik van een jaarurensysteem spreekt men over bruto- en netto uren. De bruto-uren zijn het totaal aantal uren van een jaar, bijvoorbeeld 1040.

De netto-uren zijn de bruto-uren minus de feestdagen, vakantieuren en betaald verlof dagen. De netto-uren zijn dus de uren die iemand daadwerkelijk werkt.

Ziekte binnen een jaarurensysteem

Het verwerken van ziekte verloopt grotendeels hetzelfde als de vrije dagen. Staat iemand ingeroosterd voor 5 uur op een dag, dan krijgt diegene ook 5 uur uitgekeerd bij ziekte. Als er nog geen rooster vast staat dan krijg je het gemiddeld aantal uren van een werkdag uitgekeerd.

Urenbanken

Men spreekt bij jaarurensystematiek ook vaak over een urenbank. Een urenbank is hetzelfde als een jaarurensysteem. Voornamelijk tijdens de corona-periode kwam het woord vaker naar boven. Werknemers hadden soms minder werk, en introduceerden daarom een urenbank.

Echter, niet iedereen was het hiermee eens, medewerkers voelden zich benadeeld en spanden een rechtszaak aan tegen hun werkgever. Ze waren het er niet mee eens dat de werkgever plotseling een urenbank introduceert zonder enige inbreng vanuit de werknemers.

De rechter oordeelde hierover in het voordeel van de werknemers. Een werkgever mag niet zomaar een jaarurensysteem invoeren. Als werkgever dien je hier samen afspraken over te maken.

Uitdiensttreding

Bij beëindiging van een dienstverband zijn verschillende scenario’s mogelijk:

1.De werknemer heeft een tijdelijk contract en gaat uit dienst bij afloop van het arbeidscontract.

2.De werknemer gaat heeft een tijdelijk contract en gaat vroegtijdig uit dienst.

3.De werknemer heeft een vast contract en gaat uit dienst.

In de eerste situatie is er niks aan de hand. De medewerker heeft de volledige periode gewerkt, en daarmee ook de afgesproken uren gewerkt. Vakantieuren zijn als het goed is ook opgenomen.

In de laatste twee gevallen is er waarschijnlijk een disbalans is bij de gewerkte uren van een medewerker. Bij een jaarurensysteem is de kans groot dat iemand veel plusuren of minuren heeft. De afspraak is immers dat iemand flexibel meer- en minder uren werkt.

In eerste instantie los je dit op middels de opzegtermijn; bij plusuren werkt iemand minder, en bij minuren werkt iemand meer. Na afloop van de opzegtermijn betaal je eventuele plusuren uit aan de werkgever. Minuren verreken je met het laatste salaris, of scheld je kwijt.

Voor- en nadelen van het jaarurensysteem

Ben jij enthousiast over het jaarurensysteem? Of twijfel je nog of het waardevol kan zijn voor jouw organisatie? We zetten een aantal voor- en nadelen op een rij:

-Efficiënt gebruik van werktijd. Het systeem stelt werkgevers in staat het personeel in te zetten wanneer het écht nodig is. Dit zorgt voor minder overcapaciteit waardoor je je personeel efficiënter inzet.

-Goede balans tussen werk/privé. Werkgevers en werknemers maken afspraken over wanneer iemand meer of minder werkt. Dit stelt werknemers in staat een goede balans te vinden tussen werk- en privé verplichtingen. Op de momenten dat ze minder werken hebben ze immers meer tijd voor privéverplichtingen.

-Met minder overcapaciteit, bespaar je ook kosten. Omdat je je personeel flexibel inzet betaal je salaris op de momenten dat het nodig is.

Naast voordelen kent het jaarurensysteem ook een aantal mogelijke nadelen:

-Risico op overbelasting. Als werknemers een tijd lang veel werken kan dit zorgen voor overbelasting. Het is ongezond als iemand (voor langere tijd) geen tijd heeft voor zichzelf. Het is daarom belangrijk om dit in de gaten te houden.

-Mogelijke misbruik van flexibiliteit. Sommige werkgevers gebruiken het systeem op de verkeerde manier. Ze vragen werknemers meer te werken, zonder hier voor te betalen. Of ze voeren het systeem in wanneer er een tijd minder werk is, terwijl de werknemers op een later moment meer moeten werken. Dit mag niet zomaar.

-Complexe administratie. Bij een jaarurensysteem heb je met iedere werknemer een afspraak over wanneer ze werken. De variabele werkuren zorgen voor een complexere administratie.

Jaarurensysteem binnen Werktijden

Het systeem van Werktijden stelt jou in staat om een jaarurensysteem in te voeren. De complexe administratie is eenvoudig geregeld. Afspraken met werknemers leg je vast in het systeem en vervolgens plan je werknemers in middels de gemaakte afspraken. In het plus- en minuren overzicht zie je duidelijk hoeveel iemand te veel of te weinig werkt. Benieuwd hoe Werktijden een jaarurensysteem verwerkt? Ervaar het door op onderstaande groene button op ‘probeer gratis’ te drukken.